2. Формуляр-зразок і реквізити документа.
До кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.
Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він має бути складений відповідно до форми, прийнятої для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила.
Згідно з Держстандартами формуляр-зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.
Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації (уніфікувати – зводити що-небудь до єдиної форми, системи, уодноманітнювати, стандартизувати) документів, що сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.
Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги документа. Робоча площа документа – це площа, уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами. Береги документа – це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень. У документах, оформлених машинним способом, реквізити мають бути розташовані у межах, які встановлює формуляр-зразок: ліве поле – 20 мм, праве – не менше 8, верхнє – 10 мм, нижнє – не менше 8 мм.
Реквізити – це елементи, з яких складаються документи і без яких документи не можуть бути підставою для обліку та не мають юридичної сили. Реквізити бувають постійні і змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні наносять під час складання документа.
Обов’язковими реквізитами є дата, підпис, адреса, заголовок тощо, а також текст. Кількість та склад реквізитів різні і визначаються документом, його видом, призначенням, змістом. Усі реквізити в одному документі використовуватися не можуть (наприклад, в автобіографії немає реквізитів “адресат” чи “індекс документа”).
Стандарти встановлюють такий склад реквізитів:
Державний герб України.
Емблема організації.
Зображення нагород.
Код організації за класифікатором підприємств і організацій.
Код документа за класифікатором управлінських документів.
Найменування міністерства чи відомства.
Найменування організації.
Найменування структурного підрозділу.
Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунка в банку.
Назва виду документа.
Дата.
Індекс.
Посилання на індекс і дату вхідного документа.
Місце складання або видання.
Гриф обмеження доступу до документа.
Адресат.
Гриф затвердження.
Резолюція.
Заголовок до тексту.
Відмітка про контроль.
Текст.
Відмітка про наявність додатка.
Підпис.
Гриф погодження.
Візи.
Печатка.
Відмітка про завірення копії.
Прізвище виконавця і номер його телефону.
Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.
Відмітки про перенесення даних на машинний носій.
Відмітка про надходження.
Запис про державну реєстрацію (фіксується на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до указу Президента України).
Розміщення реквізитів на документі також визначене стандартами.
Розрізняють два основні види формулярів – з поздовжнім та кутовим розміщенням реквізитів. Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на місці, відведеному для кутового штампа.