2. Анализ оптимизации документооборота на оао «Брянскавтодор»

Широкий ассортимент работ предприятия отражается в документах, и для того, чтобы усовершенствовать качество работы бизнес-процессов, следует усовершенствовать документооборот, то есть оптимизировать его.

Оптимизация документооборота – это совокупность мер организационного, технического, программно-технического характера, выполняемых организацией.

Благодаря оптимизации документооборота можно выполнить следующие задачи:

1. Определять состав документов, используемых организацией в её деятельности;

2. Определять внутреннюю структуру и состав документопотоков;

3. Регламентировать маршруты движения документов;

Организационными мерами по оптимизации документооборота являются: разработка нормативных актов и методических документов, а так же планирование работ службы ДОУ, разделение обязанностей между службами ДОУ и работниками и выполнение работы с документами в структурных подразделениях.

Маршрут – это путь, по которому проходит документ при решении определённых задач.

Точками на данном пути являются инстанции, через которые проходит документ (ты), то есть рабочие места, следовательно, основная задача в организации документооборота – обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Можно выделить следующие маршруты движения документов.

1. Табель форм документов (перечень форм документов, применяемых в деятельности организации);

24

2. Маршрутно-технологические схемы, блок-схемы (разновидность схем, описывающих алгоритм или процессы, в которых отдельные звенья процесса изображаются в виде блоков разной формы, соединённых между собой стрелками);

3. Графики документооборота;

4. Схемы перемещения документов.

В ОАО "Брянскавтодор" функции по делопроизводству разделяются между несколькими подразделениями.

Главным структурным подразделением является департамент управления делами, который осуществляет функции по документационному обеспечению управления.

Департамент управления делами состоит из двух отделов: экспедиции и отдела документационного обеспечения. Каждый из отделов выполняет свои определённые функции.

Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.

Отдел документационного обеспечения выполняет функции по:

- контролю оформления и исполнения документов;

- текущее хранение документов;

- внесение нужных данных в автоматизированную систему.

Можно выделить следующие основные функции службы делопроизводства:

– прием и контроль поступивших документов;

– учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

– контроль над прохождением документов в подразделении;

25

– ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

– справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

– подготовка для руководства подразделения сводок о выполненных и о находящихся на исполнении документах;

– контроль над своевременным списанием в дело исполненных документов;

– разработка номенклатуры дел подразделения;

– формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;

– ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

– инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

Порядок работы с документами в ОАО "Брянскавтодор" установлен Инструкцией по делопроизводству, которая принята и действует с 2005 года.

Делопроизводство осуществляется с применением автоматизированной системы учета.

Прием и первичную обработку поступающих в ОАО «Брянскавтодор» документов осуществляют работники Департамента управления делами.

Документы, полученные работниками аппарата управления предприятия минуя экспедицию, передаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами для учета и регистрации.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО "Брянскавтодор" применяют три формы регистрации документов: журналы, карточки, регистрация с использованием персонального компьютера.

26

Организация контроля над исполнением документов в ОАО "Брянскавтодор" обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

В обязанности департамента управления делами входит выполнение аналитической деятельности путём составления отчётов о проделанной работе.

В процессе работы составляются отчеты, которые выводятся еженедельно.

Основное их предназначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.

Отчеты составляются на основе данных автоматизированной системы учета, а также форм сводки учета объема документооборота ОАО "Брянскавтодор". Форма сводки учета объема документооборота ОАО "Брянскавтодор" утверждена Приказом ОАО "Брянскавтодор" от 07.01.2005 № 1.

В данной форме, которая заполняется каждым структурным подразделением, фиксируется количество входящих документов, исходящих и внутренних документов.

Документы, которые существуют на ОАО «Брянскавтодор» можно разделить следующим образом:

- Входящие;

- Исходящие;

- Внутренние.

Деятельность ОАО «Брянскавтодор» связана с обработкой большого количества входящей и исходящей информации.

Объем документооборота в ОАО "Брянскавтодор" представлен в таблице 6.

27

Таблица 6