Документооборот оао «Брянскавтодор»

Наименование документа	Количество документов		Абсолютное изменение, шт	Темп роста, %
	2012 г.	2013 г
Входящие	750	1148	398	53,06
Исходящие	1350	1739	389	28,8
Приказы	2065	2193	128	6,2
Внутренние	3666	3010	-656	-17,9
ИТОГО	7831	8090	259	70,16

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2012 году, так и в 2013 году приходилась на внутренние документы.

Кроме того, их количество сократилось в течение года на 656 штук или 17,9 %.

Рост числа приказов в течение 2013 года (6,2 %) вызван повышением доли ряда вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.

В табл. 7 представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.

Данные для заполнения таблицы берём из отчётности бухгалтерского баланса.

28

Таблица 7

Группировка видов документов по подразделениям оао «Брянскавтодор»

Подразделения	2012 г	Кол, шт	2013 г	Кол, шт
Департамент управления делами	400	8,8	378	7,6
Департамент бухгалтерского учёта	765	16,8	742	15,0
Департамент бюджетирования	685	15,04	693	14,01
Департамент по организации оплате труда	587	12,9	610	12,3
Департамент безопасности	297	6,5	331	6,7
Департамент управления имуществом	78	1,7	95	1,9
Департамент управления персоналом	399	8,8	442	8,9
Прочие отделы и службы	1343	29,5	1653	33,4
ИТОГО	4554	100	4944	100

Наибольшая доля документов приходится на департамент бухгалтерского учета, департамент бюджетирования. Высока доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.

Документы в ОАО "Брянскавтодор" обрабатываются с помощью автоматизированной системы, которая упрощает работу компании.

29

Технологический документооборот составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО «Брянскавтодор».

Образование информационных технологий позволило перевести в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию управления им. В дорожно-ремонтной отрасли уже давно используют систему электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления.

Между тем 95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях и это обусловлено характером деятельности предприятия, так как данная отрасль требует четкого документального подтверждения всех шагов в реализации технологического процесса. Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО «Брянскавтодор» формируются по каждым хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции. Перевод в электронную форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования самого технологического процесса, не решает задачи повышения производительности бизнес-процесса, так как документооборот не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе компании. Документодвижение тесно интегрировано с другими задачами, решаемыми информационно-управляющими системами. Следовательно, автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в действующие на дорожном транспорте прикладные системы.

В условиях реформирования отрасли существует острая необходимость пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в ремонтном процессе.

30

Все это требует увеличения скорости передачи информации о факте выполненных технологических операций и значительного повышения достоверности данных.

Необходимо будет сократить затраты и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к производственным и финансовым результатам компании.

Образование филиалов определяет потребность в наличии структурированного информационного обмена не только между предприятиями, но и другими субъектами хозяйственной деятельности.

Для реализации этих задач в ОАО «Брянскавтодор» разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота, которая предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи.

Благодаря программе ЭТРАН осуществляется электронный документооборот, который позволяет:

1. Самостоятельный ввод заявок в электронном виде (за себя и своих клиентов);

2. Сокращение времени согласования заявок и оформления документов;

3. Возможность мониторинга клиентами хода согласования заявок и оформления документов;

4. Возможность предварительного (справочного) расчета стоимости ремонта по подаваемой заявке;

5. Получение информации об остатке средств на лицевом счете.

31

В филиале ОАО «Брянскавтодор» Дятьковском дорожном ремонтно-строительном участке такая система еще не внедрена.

Необходимость внедрения в филиале ОАО «Брянскавтодор» электронного документооборота обусловлена в первую очередь документом, принятым в аппарате ОАО «Брянскавтодор» - Положением об организации электронного документооборота при оформлении ремонтных и иных документов с применением электронной цифровой подписи при организации ремонтных работ.

На сегодняшний день в филиале ОАО «Брянскавтодор» - Дятьковский ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» отсутствует электронный документооборот с предприятиями. Это вызывает ряд недостатков.

Все ремонтные и транспортные документы оформляются внутри ERP-системы предприятия, потом на бумажных носителях передаются в соответствующие структуры ОАО «Брянскавтодор».

Результаты согласования заявок на ремонт приходится отслеживать работникам транспортного отдела, что не способствует оперативности. Все накладные оформляются вручную, что увеличивает вероятность ошибок.

Информация в бумажном виде передается на ОАО «Брянскавтодор». Там ее вручную вводят в систему "ЭТРАН". Полученная информация о номерах квитанций и платежах передается на бумажных носителях для ввода в АСУ предприятия. Все делается достаточно долго, и существует значительная вероятность ошибок.

Внедрение электронного документооборота в филиале ОАО «Брянскавтодор» - Дятьковском ДРСУ при организации ремонта дорожного покрытия может привести к:

– повышению оперативности взаимодействия с ОАО «Брянскавтодор» за счет электронного документооборота;

– сокращение транспортных издержек, простоев из-за ошибок в оформлении документов;

32

– организация электронного архива собственных документов;

– ускорение расчетов с заказчиками за счет приобретения оперативной информации об исполнении;

– возможность планировать свою деятельность, исходя из оперативных данных о прибытии в собственный адрес, по информации ОАО «Брянскавтодор»;

– организация безбумажного документооборота с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Таким образом, основными направлениями совершенствования является внедрение в Дятьковский ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» системы электронного документооборота при оформлении ремонтных и иных документов с использованием электронной цифровой подписи.

33