1. Призначення програми Microsoft Out look, принципи роботи з нею
Microsoft Outlook працює як спеціальна електронна версія ділового щоденника. Допомагає зберегти в пам’яті комп’ютера робочий план зі всіма запланованими заходами, завданнями зустрічами, що дозволяє бути впевненим, що жодна щоденна, щотижнева, щомісячна і навіть щорічна зустріч не буде пропущеною при умові, що комп’ютер буде ввімкненим.
Програма Microsoft Outlook дозволяє реалізувати наступні можливості:
обмін повідомленнями електронної пошти, зберігання та пошук необхідних повідомлень в спеціальних папках;
передачу файлів, створених в інших програмах;
ведення електронного календаря, який дозволяє планувати свої справи;
ведення списку контактів (інформація про людей);
призначення завдань працівникам в процесі сумісної роботи та контроль за їх виконанням;
створення заміток тощо.
Outlook включає шість основних модулів і декілька додаткових:
Outlook сьогодні – призначений для швидкого перегляду календаря і завдань, повідомлень електронної пошти на поточний день;
Пошта – використовується для відправлення і отримання електронної пошти і факсів; Календар - призначений для планування зустрічей та регулярних засідань;
Контакти – зберігає імена, адреси, ділову та особисту інформацію, а також інші відомості для здійснення контактів;
Задачі – містять список справ, які необхідно виконати, дозволяє передавати доручення виконавцям і контролювати степінь готовності проектів;
Замітки – являє собою "блокнот" для заміток, які можуть зберігатися в Outlook або бути розміщеними на робочому столі WINDOWS.
Запускається ця програма як інші програмі з пакету Microsoft Office: Пуск/Программы/ Microsoft Office/Microsoft Outlook або відповідним ярликом на Робочому столі.
При запуску програми Outlook по замовчуванню відкривається модуль Outlook сьогодні.
Панель навігації знаходиться в лівій частині вікна програми і забезпечує перехід до іншого модуля – для цього достатньо клацнути по відповідній кнопці. (мал. 1)
Мал. 1. Вигляд вікна програми Microsoft Outlook після запуску.
2. Введення даних в програмі Outlook
Головна відмінність Outlook від інших програм Microsoft Office, полягає в тому, що ця програма надає засоби для роботи не з окремими документами (як, наприклад, Word), а з багатьма документами, яків Outlook прийнято називати елементами. Існують різні типи елементів, наприклад: замітка, повідомлення, задача. Для збереження всіх елементів застосовується єдиний формат. Ви можете взаємодіяти з кожним модулем, використовуючи форми модулів, які для стандартних типів елементів є вбудованими. Але для кожного типу існує своя форма з певним набором полів (властивостей), в яких зберігається інформація про елемент
В програмі Outlook форма застосовується для введення або редагування даних. Так, при клацанні на кнопці Создать стандартної панелі інструментів відкривається форма, задана для модуля по замовчуванню. Наприклад, в модулі Пошта відкривається форма для створення нового повідомлення електронної пошти.
Введення в полях форми здійснюється вже відомим вам способом: поставивши курсор в полі форми, вводять певні параметри з клавіатури або вибирають певний варіант з випадаючого списку. Коли всі потрібні поля форми заповнені, її можна просто зачинити (як вікно Windows), вона автоматично буде збережена або програма видасть запит про необхідність збереження цього елемента.
Щоб відредагувати елемент, потрібно подвійним клацанням на ньому від крити його форму і ввести чи змінити інформацію у відповідні поля.