8. Принцип одноразового ввода информации

В деятельности руководителя информация, ее оперативность и

достоверность, играет решающую роль, т.к. она является предметом, средством

и продуктом управленческого труда. Один раз введенная в память компьютера

информация может неоднократно использоваться для решения целого комплекса

информационно связанных задач - вот суть этого важного принципа

управления. Накопление производственной, экономической, кадровой и

нормативно-справочной информации является основой для создания баз и банков

данных, незаменимым инструментом для получения руководителем и всеми

структурными подразделениями предприятия объективных и достоверных данных о

ходе технологического процесса. Базой данных является совокупность

сведений, хранящихся в запоминающих устройствах компьютера, а банке данных

- более мощная система хранения информации - функционально организованное

информационное обеспечение коллектива пользователей или совокупности

решаемых в системе задач. Создание автономного банка данных дает

возможность отделить информацию от прикладных программ, облегчить доступ к

ней различным категориям пользователей и более надежно хранить информацию.

В промышленно развитых странах уже в 80-х годах создавались

общедоступные банки данных, что стало возможным благодаря развитию

интегральных систем связи и массовому внедрению компьютерной техники.

Любая, сколь угодно отдаленная информация стала доступной для рядового

пользователя, и вход в общедоступный банк данных может быть осуществлен и с

домашнего компьютера. Все это способствовало развитию малого бизнеса,

научного и культурно обслуживания. Одновременно с этим интенсивно

развивалось экономическое пространство для высокодоходных инвестиций в эту

область.

Отставание России от передовых стран в информационном обеспечении

продолжает стремительно нарастать и угрожать стать необратимым. В этом

случае Росси может превратиться в информационную колонию и никогда не

сможет обеспечить своему населению современный уровень жизни, культуры,

образования и благосостояния даже при помощи и содействии высокоразвитых

стран.

Реальное применение принципа одноразового ввода информации дает

возможность управляющим всех уровней использовать в своей работе большие

объемы достоверной и оперативной информации. Например, управляющий фирмой

или супермаркетом может легко получать ежедневную, еженедельную,

ежемесячную и годовую информацию с нарастающим итогом о цене каждого из

большой номенклатуры товаров, о количестве проданного товара и о складских

остатках его, о текущих расходах и прибыли и т.д. Часть этой информации

вводится в базу данных автоматически, с помощью складских или цеховых

регистраторов производства, а в магазинах - с помощью устройства,

считывающего записанную на упаковке информацию о товаре. "Отдельные

управляющие могут теперь принимать решения, основываясь на информации,

подготавливаемой внутри их компаний, без выхода на сторонние базы данных.

Внутрифирменные базы данных позволяют менеджеру получать сведения о его

бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах за несколько часов, а

когда-то на это ему требовались месяцы работы. Благодаря этой новой

автоматизации процедура принятия решений, которая раньше была прерогативой

высшего руководства, теперь передается находящимся на производстве

управляющим, которые теперь лучше информированы" - вот мнение опытного

менеджера об изменениях, которые внесли в практику управления базы данных и

реализация принципа одноразового ввода информации. Важно только сохранять

точную адресность выдаваемой информации, т.е. оградить пользователя от

избыточной информации и при изменении структуры предприятия передавать

сведения нуждающемуся в них абоненту.