Практическая работа № 4. Импорт/экспорт данных
Цель работы: изучение и закрепление на практике методов импортных данных в таблицы СУБД Access из других программных приложений.
Методические указания
При формировании базы данных в среде СУБД Access трудоемкость данного процесса может быть уменьшена за счет импортирования в таблицы части данных из других программных приложений, где они уже оформлены в структурированном виде. Access позволяет импортировать информацию из других БД собственного формата, из формата электронной таблицы (ЭТ) Excel, из текстовых файлов и Web-документов. Аналогично, допускается экспорт данных из БД Access в широкий набор других компьютерных форматов информации.
Импорт/экспорт данных электронной таблицы Excel
Предварительное замечание: заголовок у импортируемой из Excel таблицы должен отсутствовать или состоять только из одной строки.
Импорт начинается выбором последовательности вкладок и опций: Внешние данные – Импорт - Excel. В появившемся диалоговом окне в поле Имя файла определяется нужный файл и требуемый режим импорта.
Двойным щелчком мыши активизируется имя документа Excel, что приводит к раскрытию следующего окна - Импорт электронной таблицы - в котором отображается вид импортируемой таблицы. Здесь выбирается требуемый лист книги Excel и нажимается кнопка Далее>.
В новом окне необходимо установить флажок Первая строка содержит заголовки таблицы, если это соответствует действительности, или просто нажать кнопку Далее> для перехода к следующему шагу.
На следующем шаге СУБД предлагает изменить названия и типы полей в импортируемой таблице. В простейшем случае эти изменения можно отложить на более поздний период и просто нажать кнопку Далее>.
Также не следует в данном случае создавать ключ для импортируемой таблицы, т.е. просто установить опцию Не создавать ключ и нажать кнопку Далее>.
На последнем этапе создания новой таблицы СУБД попросит дать ей имя, после чего надо нажать кнопку Готово. Пиктограмма таблицы с импортированными данными появится на вкладке Таблица БД.
Импортированные данные можно в дальнейшем использовать в виде отдельной новой таблицы, т.е. процесс импорта на этом прекратить, или добавить к некоторой уже существующей таблице в БД, в дальнейшем называемой целевой. Рассмотрим и этот вариант.
Добавление можно производить непосредственно к целевой таблице, но в процессе обучения рекомендуется использовать дополнительную промежуточную таблицу, что гарантирует сохранение данных в целевой таблице при неправильных действиях. Предварительно необходимо привести в полное соответствие имена и типы полей импортированной таблицы с именами и типами полей целевой таблицы.
Объединение целевой и импортированной таблицы в дополнительную можно выполнить по следующей процедуре.
1) На вкладке Таблицы выделяется мышью целевая таблица и через контекстное меню копируется.
2) Нажимается кнопка
Вставить
, что приводит к появлению окна диалога
Вставка
таблицы. В
нем надо установить переключатель
Параметры
вставки в
значение
структура и данные и
задать имя дополнительной таблицы.
Нажатие кнопки ОК
приведет к
её появлению.
3) Копируется (через контекстное меню) импортированная таблица, а после нажатия кнопки Вставить в окне Вставка таблицы задается имя дополнительной таблицы и переключатель Параметры вставки устанавливается в значение добавление данных в таблицу.
Если все выполнено корректно, содержимое дополнительной таблицы будет представлять объединение записей целевой и импортированной таблиц. После проверки данного факта целевую и импортированную таблицы можно удалить и переименовать дополнительную в целевую.
Существует также возможность экспорта данных из СУБД Access в электронную таблицу Excel. Реализация данного процесса производится по следующей процедуре.
1) На вкладке Таблицы мышью выделяется экспортируемая таблица.
2) Активизируются вкладки и опции: Внешние данные – Экспорт - Excel, что приводит к появлению нового окна для сохранения объекта. Определяется место и имя нового файла, нажимается кнопка ОК.
Импорт данных из текстового файла
Имеют место два варианта такого импорта: из текста с разделителями и из текста с фиксированной длиной записи. Предполагается, что в обоих случаях используются текстовые файлы с расширением txt.
Для первого варианта процедура импорта состоит из следующих шагов:
В открытой базе данных во вкладке Внешние данные, в опции Импорт выбирается иконка Импорт текстового файла.
В появившемся диалоговом окне определяется нужный файл, нажимается кнопка ОК.
В открывшемся окне появляется исходный текстовый файл. Надо установить переключатель в положение с разделителями - поля разделяются запятыми или табуляцией. Если кодировка не соответствует исходному представлению текста, необходимо нажать кнопку Дополнительно и устранить данную проблему. Нажать кнопку Далее>.
В последующих окнах можно увидеть предполагаемый вариант разделения на поля, правильно ли СУБД определило тип разделителя, скорректировать его при необходимости, установить вид десятичного разделителя, определить названия полей и выбрать ключевое поле, а также решить другие проблемы импорта.
Последнее окно предлагает выбрать вариант импорта: сохранение в отдельной таблице или добавление к уже существующей, т.е. соответствует окончанию импорта из таблицы Excel. Нажимается кнопка Готово.
Импорт из текстового файла с фиксированной длиной записи отличается следующими особенностями:
все поля исходного файла имеют одинаковую длину. Если некоторое значение поля короче других, оно дополняется пробелами;
целесообразно поля отделить друг от друга пробелами (не обязательно);
радионабор устанавливается в положение фиксированная ширина полей - интервалы заполняются пробелами;
СУБД позволяет вручную корректировать разбивку файла на поля, т.е. устранять предлагаемые разделители и устанавливать свои.
Выполнение лабораторной работы
Средствами ЭТ Excel создать таблицу из 3-х записей, аналогичную по структуре таблице СЛУЖАЩИЕ БД Предприятие (см. лабораторную работу № 1).
Выполнить ее импортирование в таблицу СЛУЖАЩИЕ базы с использованием дополнительной таблицы. Зафиксировать структуру дополнительной промежуточной таблицы сразу после импорта.
Экспортировать полученную результирующую таблицу в ЭТ Excel.
Средствами любого текстового редактора создать текстовый файл с данными (две строки), соответствующими структуре таблицы ОТДЕЛЫ. В качестве разделителя использовать символ, выбираемый в соответствии с вариантом из таблицы 4.1.
Таблица 4.1
№ варианта |
Разделитель |
№ варианта |
Разделитель |
1 |
+ |
11 |
; |
2 |
+ |
12 |
№ |
3 |
- |
13 |
" |
4 |
_ |
14 |
! |
5 |
) |
15 |
& |
6 |
( |
16 |
^ |
7 |
* |
17 |
$ |
8 |
? |
18 |
# |
9 |
: |
19 |
@ |
10 |
% |
20 |
~ |
Экспортировать данные из этого файла непосредственно таблицу ОТДЕЛЫ базы данных.
Средствами любого текстового редактора создать текстовый файл с данными на основе записей фиксированной длины (три строки), соответствующими структуре таблице ДОЛЖНОСТИ.
Экспортировать данные из этого файла непосредственно в таблицу ДОЛЖНОСТИ базы данных.
Результат работы продемонстрировать преподавателю.