2.2 Определение трудоемкости выполнения функциональных задач

Таблица 5

Функции управления	Кол-во исполнителей, чел.	Периодичность выполнения, кол-во раз в месяц	Время на выполение, час.	Трудоемкость в месяц, чел.-час.	Трудоемкость в месяц, чел.-час/мес.
1	2	3	4	5	6
Оформление документов при приеме на работу рабочих	2	4	8	16	64
Оформление документов при увольнении рабочих	2	4	8	16	64
Оформление документов работников,уходящих на пенсию	1	1	4	4	4
Оформление документов на работников-юбиляров и на поощрение уходящих на пенсию	2	2	2	4	8
Снятие копии трудовой книжки	1	1	1	1	1
Оформление отпусков работников	2	186	1	2	372
Оформление взысканий	2	2	2	4	8
Заполнение и выдача справки с места работы	1	2	2	2	4
Оформление листа нетрудоспособности	1	3	2	2	6
Оформление трудового договора	2	4	4	8	32
Подбор резерва на выдвижение	2	1	2	4	4
Оформление характеристик с места работы	2	3	5	10	30
Проверка табелей	1	1	1	1	1
Отчеты по кадрам	2	1	4	8	8
Обновление личных карточек	2	1	2	4	4
Работа по подтверждению стажа работников	1	1	2	2	2
1	2	3	4	5	6
Подготовка документов для архива	2	1	2	4	4
Оформление пропусков работникам	2	4	4	8	32
Работа в военно-учетном столе	1	1	5	5	5
Разработка и переработка должностных инструкций	2	2	3	6	12
Разработка положений об отделах предприятия	2	1	3	6	6
Подготовка приказов по личному составу	2	10	2	4	40
Подготовка приказов по основной деятельности	2	10	2	4	40
Подготовка документов на повышение квалификации работников предприятия	2	1	1	2	2
Оформление протокола собраний отдела кадров	1	1	1	1	1
Итого:					754

2.3 Определение численности работников и их квалификации по трудоемкости выполнения функциональных задач

Рекомендации отделу кадров по подбору работников в отдел кадров.

Численность работников службы управления определяется по формуле:

Чс=Те /20 дн × 8 часов

где Те- трудоемкость выполнения функциональных задач;

20 дн –количество рабочих дней в месяце;

8 часов- продолжительность рабочего дня.

Чс=754/160=5 чел.

Для увеличения эффективности работы отдела кадров можно предложить следующие рекомендации. Работник отдела кадров должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства в организации, учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации;

• формы и методы контроля исполнения документов;

• структуру организации и ее подразделений;

• стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию;

• действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников;

• порядок учета движения кадров;

• составление отчетности о состоянии трудовой дисциплины;

• порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы;

• основы экономики, организации труда и управления;

• законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Способы подбора персонала на необходимые должности должны включать:

1. Поиск внутри организации. Прежде чем выйти на рынок труда с целью подбора персонала есть смысл поискать кандидатов в "собственном доме". Наиболее распространенными методами внутреннего подбора персонала являются объявления о вакантном месте во внутренних средствах информации: газетах предприятия, стенных газетах, специально изданных информационных листках, а также обращение к руководителям подразделений с просьбой выдвинуть кандидатов и анализ личных дел с целью подбора персонала с требуемыми характеристиками. Поиск внутри организации, как правило, не требует значительных финансовых затрат, способствует укреплению авторитета руководства в глазах сотрудников. В то же время, внутренний поиск часто наталкивается на сопротивление со стороны руководителей подразделений, стремящихся "скрыть" лучших сотрудников и сохранить их "для себя". Кроме того, при подборе персонала внутри организации возможности выбора ограничены числом ее сотрудников, среди которых может не оказаться необходимых людей.

2. Подбор с помощью сотрудников. В качестве одного из методов подбора персонала можно использовать и такую возможность - обратиться к персоналу организации с просьбой оказать помощь и заняться неформальным поиском кандидатов среди своих родственников и знакомых. Этот метод привлекателен, во-первых, низкими издержками, а, во-вторых, достижением довольно высокой степени совместимости кандидатов с организацией за счет их тесных контактов с представителями организации. Его недостатки связаны с "не формальностью" - рядовые сотрудники не являются профессионалами в области подбора персонала, не всегда владеют достаточной информацией о рабочем месте, вознаграждении и т.д., часто не объективны в отношении потенциала близких им людей.

3. Самопроявившиеся кандидаты. Практически любая организация получает письма, телефонные звонки и другие обращения от людей, занятых поисками работы. Даже не имея потребности в их труде в настоящий момент, не стоит просто отказываться от их предложения - необходимо поддерживать базу данных на этих людей; из знания и квалификация могут пригодиться в дальнейшем при подборе персонала на вновь открывшуюся вакансию. Поддерживание таких баз данных обходится недорого и позволяет иметь под рукой представительный резерв кандидатов.

4. Объявления в средствах массовой информации - на телевидении, радио, в прессе. Основное преимущество данного метода подбора персонала - широкий охват населения при относительно низких издержках. Недостатки являются обратной стороной преимуществ - объявления в средствах массовой информации могут привести к огромному наплыву кандидатов, большинство из которых не будут обладать требуемыми характеристиками. Данный метод подбора персонала с успехом можно использовать для подбора персонала массовых профессий. Для привлечения специалистов объявления помещаются в специальной литературе (например, финансовые или бухгалтерские издания). Такая сфокуксированность подбора персонала ограничивает число потенциальных кандидатов, обеспечивает более высокий уровень их профессионализма и значительно облегчает последующий отбор в процессе подбора персонала.

5. Выезд в институты и другие учебные заведения. Целесообразно использовать этот метод подбора персонала для привлечения молодых специалистов. Выезжая в учебные заведения, можно провести презентацию компании, организуя выступления руководства, демонстрацию продукции, видеофильмов организации, отвечая на вопросы заинтересовавшихся студентов и проводя собеседования с будущими выпускниками. Этот метод подбора персонала является очень результативным для привлечения определенного типа кандидатов - молодых специалистов. В то же время область применения данного метода ограничена (например, искать генерального директора в институт отправляться смысла не имеет).

6. Государственные агентства занятости. Каждое бюро по трудоустройству (центр занятости населения) имеет базу данных. Использование государственных агентств при подборе персонала дает возможность провести сфокусированный поиск кандидатов при незначительных издержках. Однако данный метод подбора персонала редко обеспечивает широкий охват потенциальных кандидатов.

7. Частные агентства по подбору персонала. Каждое агентство имеет свою базу данных, а также осуществляет специальный поиск кандидатов в соответствии с требованиями клиента. Частные агентства обеспечивают достаточно высокое качество подбора персонала, их соответствие требованиям клиента и, тем самым, значительно облегчают дальнейший процесс отбора. Высокие издержки являются фактором, ограничивающим широкое применение данного метода подбора персонала, который используется в случаях поиска руководителей и специалистов, оказывающих значительное влияние на функционирование организации.

Для успешной организации подбора персонала следует руководствоваться двумя основными правилами:

• всегда проводить подбор персонала внутри организации;

• использовать, по меньшей мере, два метода подбора персонала со стороны.

трудоемкость документ кадры численность