2. Уровни информационного обеспечения менеджмента. Типы информации.

Чтобы понять, как менеджеры используют информацию, необ­ходимо охарактеризовать информационные потребности в двух из­мерениях:

– уровень, на котором используется информация в органи­зации;

– тип используемой информации.

Управленческая деятель­ность на различных уровнях иногда требует различных видов ин­формации.

1. На стратегическом уровне (высший уровень управления) менеджеры нуждаются в информа­ции, которая помогает планировать и принимать решения о долго­срочном направлении деятельности фирмы. Они должны внима­тельно анализировать внешнее окружение организации, чтобы найти и применить решения, которые помогут ей эффективно дей­ствовать в этом окружении через определенное время. Требуемая на этом уровне информация – комплексная, нерутинная, ориентиро­ванная на перспективу.

2. Информация, необходимая на уровне менеджмента подразделе­ний (средний уровень менеджмента), касается направляющих и контрольных действий в отношении подчиненных единиц внутри организации.

3. Менеджеры на оперативном уровне (низовой уровень управления) следят за ежедневным вы­полнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.

4. Четвертый уровень – это совершение сделок и регистрация. Ре­гистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. Прежде такая регистрация про­водилась в различного рода документах – в главных книгах, на спе­циальных карточках, в формулярах и т. д. С появлением компьюте­ров объемы накопления информации резко возросли.

Существуют различные типы информации:

Общая информация возникает случайно или в ответ на специфи­ческие запросы, поиски. Отвечает на вопросы типа: «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее вас?» Например, когда менеджеры исследуют окружающую среду, они делают это для получения общей информации. Поскольку общая информация обширна, ее трудно накопить за­ранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Она боль­ше используется на стратегическом уровне, чем на оперативном. Общая информация не используется на уровне совершения сделок.

Совершение сделок всецело опирается на специфическую инфор­мацию, то есть информацию, которая удовлетворяет особым требо­ваниям. Специфическая информация может быть запрошена при проверке баланса на вашем контрольном счете в автоматизирован­ной кассовой машине. Она может быть и не запрошена, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась.

Стимулирующая информация подобна специфической. Однако если специфическая информация только осведомляет получателя о чем-либо, то стимулирующая требует действий. Действие соверша­ется почти автоматически, оно заранее запрограммировано. Стиму­лирующая информация может быть запрошенной и незапрошенной, стимулируемое действие может быть любого типа.

Исключительная информация подобна стимулирующей. Однако возникают сложности из-за того, что она стимулирует специфичес­кий тип действия и запрашивается общим требованием, поступает, когда событие уже произошло. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информации не требуют комплексно­го решения.

Когда план принимается к исполнению, менеджеры осуществляют контроль, чтобы убедиться в его выполнении. Контрольная ин­формация необходима для корректировки отклонений от плана, коррективы не были заранее предусмотрены. Это отличает конт­рольную информацию от стимулирующей.

Распределительная информация полезна для решений о распреде­лении людей, времени, оборудования или денег в соответствии с проектами. Менеджер должен решать, как распределять ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Он нуждается в данных, позволя­ющих ему получить информацию об относительных затратах и до­ходах по отдельным проектам.

Когда менеджеры взвешивают плюсы и минусы вхождения в новый рынок, они обдумывают направляющую инфор­мацию, для того чтобы принять решение о районе экономического включения организации. Направляющая информация использует­ся до распределительной, которая, в свою очередь, применяется до контрольной, используемой для корректировки отклонений от плана.