6. Улучшение системы коммуникаций современной организации

Рассмотрим некоторые способы совершенствования информа­ционного обмена в организации:

Регулирование информационных потоков. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны сво­их информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить ми­нимум и максимум в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки резуль­татов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого дей­ствия в направлении совершенствования информационного обме­на. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегий, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализа­ции намеченного, контроль за ходом работ по плану-графику, отче­ты по результатам такого контроля – вот дополнительные дей­ствия, подвластные руководителю.

Системы обратной связи. Обратная связь составляет часть конт­рольно-управленческой информационной системы в организации. Варианты систем обратной связи:

– перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения опреде­ленных вопросов. Любой руководитель преодолевает разрыв между собой и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообще­ний вниз и восприятие их там.

– опросы работников – их можно проводить для получения информации от руководи­телей и рабочих по различным вопросам: четкого доведения до них цели деятельности; с какими потенциальными и реальными про­блемами они сталкиваются или могут сталкиваться; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для ра­боты; открыт ли их руководитель для предложений; информирова­ны ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе, и т.д.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения по­ступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных сис­тем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирова­ния идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в виде:

– анонимных предло­жений, которые работники опускают в специальные ящики. К со­жалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсут­ствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли орга­низации на пользу.

– развертывания частичной телефонной сети, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы. Ответы на­правляются либо непосредственно работникам (если вопрос неано­нимный), либо печатаются в информационном бюллетене.

– в неко­торых организациях создаются группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представ­ляющие взаимный интерес.

Информационные бюллетени, публикации. Относительно круп­ные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контрак­та, нового вида продукции или услуг, которые намечено предло­жить потребителям в скором времени, подборка «работник меся­ца», ответы руководства на вопросы рядовых работников. Печатные материалы могут дополняться видеолентами о работе организации.

Современная информационная технология. Последние достиже­ния в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Компь­ютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает возможность направлять пись­менные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящими­ся в разных конторах, городах, областях и даже странах.

Темы рефератов к семинару по теме:

1. Роль информации в управленческой деятельности (рассмотреть объем информации, достоверность информации; ценность информации, открытость информации);

2. Внутренняя система информации и технология информационной деятельности (рассмотреть: использование новейших технологических средств обработки и передачи информации, материально-техническая база, виды информационных технологий, система ведения записей, носители информации, информационные базы данных, пакеты прикладных программ);

3. Невербальные коммуникации и их роль в управлении и общении (рассмотреть: виды и трактовка невербальных коммуникаций, искажение информации);

4. Деловое общение (рассмотреть структуру делового общения, подходы к его организации, требования, условия).

Литература: учебники и учебные пособия по Менеджменту, Основам менеджмента, Теории организации, Организационному поведению, Коммуникационному менеджменту, Деловому общению, Психологии общения, Конфликтологии и др.