Требования

Незаполненные пробелы прочеркиваются

Записи производятся чернилами, шариковой ручкой или на ЭВМ

Оформление должно быть аккуратным, четким и разборчивым

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются

В денежных документах сумма указывается цифрами и прописью

Порядок обработки документов

Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании доку-ментов, поэтому все принятые бухгалтерские документы подвергают бухгал-терской обработке. Процесс обработки бухгалтерских документов включает семь этапов:

Этапы обработки бухгалтерских документов:

1. Проверка

Содержательная

Проверка документов по существу отражённой в нем хозяйственной операции с точки зрения её законности, соответствия действующим правилам и экономической целесообразности.

Формальная

Призвана обеспечить соблюдение общих требований к оформлению документов.

Арифметическая

Состоит в определении правильности арифметических подсчётов и вычислений, приведенных в документе.

2 Таксировка (расценка)

Денежная оценка указанных в документе материальных ценностей (количественных показателей). Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего натурального показателя на цену за единицу.

3 Гашение

Отметка об использовании документа путём проставления штампа или открыживания (иногда путём перечеркивания документа). Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учётному гашению подвергаются все до-кументы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений.

4 Группировка

Подбор однородных по содержанию первичных документов в пачки для последующей записи содержащихся в них хозяйственных операций в учётные регистры обобщенными суммами. На основе групп первичных документов часто составляются сводные документы.

5 Контировка (разметка)

Указание в первичном (сводном) документе бухгалтерской записи, то есть корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

6 Разноска

Сгруппированные документы записывают в соответствии с бухгалтерскими записями в учётные регистры (другими словами, осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учёта путём записи в учётных регистрах). В документах делаются соответствующие отметки о дате и номере учётного регистра, в котором они отражены.

7 Сдача в архив

Хозяйствующие субъекты обязаны хранить документы, связанные с их деятельностью, в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

2. Исправление ошибочных записей в документах.

При регистрации и обобщении информации в системе бухгалтерского

учёта иногда возникают ошибки.

Ошибкой в бухгалтерском учёте и отчётности является нарушение

верности данных учёта и отчётности, совершенное в результате арифметиче-ских или логических погрешностей в учётных записях, недосмотра в полноте

учёта или неправильного представления фактов хозяйственной деятельности,

наличия и состояния имущества, расчётов и обязательств.

Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учёте и отчётности, под-разделяются по следующим классификационным признакам.

По умыслу ошибки бывают:

• преднамеренными – ошибки, связанные со злоупотреблениями;

• непреднамеренными – ошибки, которые возникают без злого умысла.

По причинам возникновения ошибки классифицируются:

• утомление;

• небрежность;

• неисправность техники.

По последствиям ошибки бывают:

• локальные – не влекут за собой последующих ошибок;

• транзитные – влекут за собой последующие ошибки.

По значимости ошибки подразделяются:

• на значимые – влияют на принятие управленческих решений;

• незначимые – не могут повлиять на управленческие решения.

По месту возникновения ошибки бывают:

• в тексте;

• в числах;

• в корреспонденции счетов.

По форме (технические) ошибки подразделяются следующим образом:

• арифметические ошибки, описки, пропуски – объединены в одну группу

потому, что их наличие приводит к неравенству итоговых показателей от-чётности либо к очевидному логическому несоответствию величины оши-бочного показателя реально возможному значению;

• программные (ошибки автоматизированной обработки информации)

– связаны с широким применением средств вычислительной техники, ос-нащённых специальными компьютерными программами для обработки

учётных данных. Ошибки этой группы могут возникать как при вводе, так

и непосредственно при использовании определенного программного

обеспечения – обработке, хранении и передаче данных. Наиболее распро-страненные из них: повторный ввод, «потеря» данных при сохранении,

неточное округление.

По содержанию (процедурные, методологические) ошибки бывают:

• в документальном оформлении хозяйственных операций – заключаются в полном или частичном отсутствии регистрации отдельных фактов хо-зяйственной жизни вследствие небрежности работников бухгалтерской

службы или недостатка информации об этих фактах (ошибки по полноте). В отражении в учёте операций, не имевших места в действительности, при наличии фальсифицированных первичных документов, подтверждающих совершение этих операций (ошибки по достоверности). Ошибки

в документировании выявляют путем инвентаризации имущества и обяза-тельств хозяйствующего субъекта;

• в оценке – обусловлены как неверным выбором способа оценки, так и не-правильным определением цен, начислением амортизации, резервов и т.п.

Устанавливаются такие ошибки посредством структурного и динамического анализа, арифметико-логического и формального контроля, путем

экспертной оценки;

• в периодизации – возникают вследствие нарушения принципа временной

определенности фактов хозяйственной жизни, то есть в случае, когда факт

отражается в учёте не в том отчётном периоде, к которому его нужно было отнести. Для обнаружения этих ошибок следует использовать методы

динамического анализа отдельных показателей и статей бухгалтерской

отчётности;

• в корреспонденции счетов – состоят в отражении фактов хозяйственной

жизни не на тех счетах бухгалтерского учёта, которые предусмотрены

Планом счетов бухгалтерского учёта. Их поиск может быть осуществлён с

помощью тестирования бухгалтерских записей;

• в представлении – означают неправильное «расположение» информации

в бухгалтерской отчётности из-за нарушения требований нормативных ак-тов. К ошибкам этой группы можно отнести: неправильную группировку

балансовых статей, погашение активных сумм пассивными и, наоборот,

путем неправильного зачёта требований и обязательств. Действенным ме-тодом поиска таких ошибок является проверка взаимной увязки показате-лей, содержащихся в различных формах бухгалтерской отчётности.

Ошибки могут быть вызваны:

• отсутствием записи данных какого-либо документа или отражением этого

документа в учёте дважды;

• указанием неверной корреспонденции счетов;

• неправильным отражением сумм операций на счетах;

• неверным подсчётом итогов;

• и т.д.

Исправление обнаруженных ошибок в бухгалтерском учёте возможно следующими способами:

• корректурным;

• дополнительных проводок;

• «красное сторно» - сторнировочным.

Основное правило исправления заключается в том, что ни при каких

обстоятельствах ошибка не может быть уничтожена, её нельзя стереть резин-кой или бритвочкой, заштриховать или затушевать. Смысл исправления

ошибки заключается в том, чтобы все её видели как ошибку, а не расценива-ли как свидетельство возможного злоупотребления.

Для оформления исправительных проводок следует составить бухгал-терскую справку – первичный учётный документ, служащий основанием для

выполнения записей в регистрах бухгалтерского учёта. Бухгалтерская справ-ка составляется в произвольной форме, с соблюдением требований законода-тельства к наличию обязательных реквизитов.

Корректурный способ используется в том случае, если ошибка обна-ружена в учётном регистре или первичном документе, относящемся к отчёт-ному периоду, когда исправление ошибки не требует изменения проводки.

Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумму

зачёркивают и над зачёркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачёр-кивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачёрк-нутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только

в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в до-кументах – подписями лиц, подписавших документ; в учётных регистрах –

подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении де-лают на полях или в конце страницы, записывая в ней «Исправлено» и пра-вильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в

бухгалтерской проводке и в учётных регистрах указана правильная коррес-понденция счетов, но приуменьшена сумма операции. Для исправления такой

ошибки на разность между правильной и приуменьшенной суммами опера-ции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.

Если в учётных записях указана неправильная корреспонденция счетов,

то для исправления ошибок применяется способ «красное сторно» (отри-цательных чисел). Сущность данного способа состоит в том, что вначале

ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но за-пись производится красными чернилами. Эту проводку записывают красны-ми чернилами также в соответствующие учётные регистры. При подсчёте

итогов в учётных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не

прибавляют, а вычитают из итога. Тем самым неправильная запись аннули-руется, снимается отрицательными числами. После этого составляют новую

проводку с правильной корреспонденцией счетов и записывают в регистры

обычными чернилами.

Способ «красное сторно» применяют также для исправления ошибок и

в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена

сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторни-ровочную запись на разность между преувеличенной и правильной суммой.