4. Инвентаризация, как способ наблюдения за объектами учёта.

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и

финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского

учёта.

Основные цели инвентаризации в процессе первичного наблюдения:

• выявление фактического наличия имущества и обязательств хозяйствую-щего субъекта;

• сопоставление фактического наличия имущества и обязательств с данны-ми бухгалтерского учёта;

• проверка полноты отражения в учёте имущества и обязательств.

Существует следующая классификация инвентаризаций.

В зависимости от объёма проверки:

• полные – охватывают все виды имущества и финансовых обязательств хо-зяйствующего субъекта;

• частичные – охватывают отдельные виды имущества и финансовых обя-зательств хозяйствующего субъекта;

• выборочные – охватывают выборку по определенному виду имущества

или финансовых обязательств;

• сплошные – проводятся одновременно во всех структурных подразделе-ниях хозяйствующего субъекта.

По цели:

• вступительные – проводятся в начале хозяйственной деятельности эко-номического субъекта;

• последующие (текущие) – проводятся в течение отчётного периода с це-лью подтверждения достоверности учётных данных;

• при передаче ценностей – обязательные инвентаризации, проводимые

при смене материально ответственных лиц;

• ликвидационные – проводятся при ликвидации хозяйствующего субъекта.

По последовательности:

• от объекта к регистру – данные составленных инвентаризационных

описей сличаются с данными бухгалтерского учёта;

• от регистра к объекту – данные бухгалтерского учёта сличаются с фак-тическими данными.

По субъекту:

• ординарные – проводимые по инициативе собственников или админист-раторов;

• экстраординарные – предпринимаемые по инициативе сторонних органов.

По использованию данных:

• информативные – необходимы только для подтверждения и обоснования

экономических решений хозяйствующего субъекта;

• доказательные - необходимы только для подтверждения и обоснования

юридических решений хозяйствующего субъекта.

По видам носителей информации (по форме описи):

• устные – проводятся в целях оперативного контроля без отражения дан-ных в учёте;

• письменные – результаты инвентаризаций фиксируются в учётных доку-ментах;

• автоматизированные – данные инвентаризаций фиксируются в учётных

документах с использованием вычислительной техники.

По способу проведения:

• плановые (назначенные) – проводятся в установленные сроки (в соответ-ствии с утверждённым графиком) с предварительным уведомлением ма-териально ответственных лиц;

• внезапные – проводятся по требованию заинтересованных лиц без пред-варительного уведомления материально ответственных лиц с целью кон-троля за их работой.

По перечню решаемых вопросов:

• комплексные – охватывают все аспекты финансово-хозяйственной дея-тельности хозяйствующего субъекта;

• тематические – охватывают определенный аспект финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта.

По степени агрегирования:

• дифференцированные – проводимые по каждому наименованию имуще-ства и обязательств хозяйствующего субъекта;

• интегрированные – проводимые по агрегированным группам имущества

и обязательств хозяйствующего субъекта.

По содержанию:

• ресурсов – представляют собой проверку в натуре имущества хозяйст-вующего субъекта;

• процессов – означают проверку в натуре отдельных моментов процессов

кругооборота средств хозяйствующего субъекта (в процессе заготовления

могут быть проверены расчётно-заготовительные операции; в процессе

производства, например, в натуре могут быть проверены выполненные

работы, отдельные произведенные затраты; в процессе реализации может

быть осуществлена визуальная проверка расчётно-финансовых операций).

Инвентаризации подлежат все имущество хозяйствующего субъекта

независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризируются производственные запасы и другие виды

имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском

учёте (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные

для переработки), а также имущество, не учтённое по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально - ответственным лицам.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет

руководитель хозяйствующего субъекта, кроме случаев, когда ее проведение

обязательно в соответствии с действующим законодательством. При этом ус-танавливаются количество инвентаризаций в отчётном году, даты их прове-дения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них,

и т.д.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобра-зовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества,

инвентаризация которого проводилась не ранее 01 октября отчётного года.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности инвентаризацию

незавершённого производства и полуфабрикатов собственного производ-ства, готовой продукции и товаров на складах, материалов обычно проводят не ранее 01 октября, затрат в незавершённом строительстве – не ранее

01 декабря, основных средств – не ранее 01 ноября. При этом инвентари-зация основных средств может проводиться один раз в три года, а библио-течных фондов – один раз в пять лет. Денежные средства, денежные до-кументы, бланки строгой отчётности должны подвергаться внеплановой

проверке не реже одного раза в месяц. Расчёты с банками по расчётным,

специальным и прочим счетам проверяются на 1-е число каждого месяца,

расчёты с дебиторами и кредиторами – обычно не реже двух раз в год;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуа-ций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвен-таризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при

выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требо-ванию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основные задачи инвентаризации:

• выявление фактического наличия имущества;

• контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных

средств путём сопоставления фактического наличия с данными бухгал-терского учёта;

• выявление товарно-материальных ценностей, потерявших свои первона-чальные качества, залежавшихся и не нужных хозяйствующему субъекту;

• проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных

ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

• проверка полноты отражения в учёте обязательств.

Порядок проведения инвентаризации и её документальное оформление

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая

инвентаризационная комиссия в составе: председателя комиссии - руково-дителя хозяйствующего субъекта или его заместителя, членов комиссии -главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представите-лей общественности.

При большом объёме работ для одновременного проведения инвента-ризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвен-таризационные комиссии в составе: председателя комиссии - представителя

руководителя экономического субъекта, назначившего инвентаризацию, чле-нов комиссии - специалистов (экономиста, работника бухгалтерии, товарове-дов и тому подобное). При малом объёме работ и наличии в организации ре-визионной комиссии проведение инвентаризаций может быть возложено на

последнюю.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита хозяйствующего субъекта, независимых ау-диторских организаций.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентариза-ционных комиссий утверждает руководитель организации приказом или рас-поряжением.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:

• проводят инструктаж рабочих комиссий;

• осуществляют контрольные проверки;

• рассматривают объяснения материально ответственных лиц, допустивших

недостачу.

Инвентаризация проводится при полном составе комиссии. Отсутствие

хотя бы одного из членов комиссии на период инвентаризации дает основа-ния рассматривать её результаты недействительными. Проверка фактическо-го наличия имущества производится при обязательном участии материально

ответственных лиц.

С материально ответственными лицами заключается договор о матери-альной ответственности.

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Подготовительный этап – материально ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчёты) приходных и расходных документов

на дату проведения инвентаризации и передают их инвентаризационной ко-миссии, а также рассортировывают и раскладывают все материальные ценно-сти. Эти документы служат основанием для определения соответствующих

остатков по счетам бухгалтерского учёта на дату проведения инвентариза-ции.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и

расходные документы, приложенные к реестрам (отчётам), с указанием «до

инвентаризации на «...» (дата)».

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу

инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы

в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их

ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Натуральная и документальная проверка - проверяется фактическое

наличие имущества и обязательств. Основной формой первичной документа-ции для учёта результатов натуральной инвентаризации является инвентари-зационная опись, документальной - акт инвентаризации.

Таксировочный этап - в описи (акты) вносятся денежные оценки

имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерско-го учёта.

Сравнительно-аналитический этап - производится сравнение факти-ческого наличия с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризационная ко-миссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в

учёте результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или не-достач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения

от материально ответственных лиц. На последней странице описи должна

быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за под-писями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены

инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. По дан-ным инвентаризационных описей в бухгалтерии составляются сличительные

ведомости.

По результатам выполнения сравнительно-аналитического этапа все

предложения комиссии обобщают в унифицированной форме № ИНВ-26

«Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией».

Заключительный этап - ведомость подписывают главный бухгалтер и

руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения)

об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для

внесения в регистры бухгалтерского учёта соответствующих записей. Мате-риалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее 5

лет.

При оформлении результатов инвентаризации применяют унифициро-ванные формы первичной учетной документации.

К оформляемым первичным учетным документам по учёту результатов инвентаризации предъявляются следующие общеустановленные

требования.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых

номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных

показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в ка-ких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности

показаны.

Ошибки исправляют во всех экземплярах описей путём зачеркивания

неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных запи-сей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами комиссии

и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответ-ственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают

расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присут-

ствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (при проверке

фактического наличия имущества в случае смены материально ответствен-ных лиц принявший имущество расписывается в описи о получении, а сдав-ший - о сдаче этого имущества).

В описи должны включаться все выявленные ценности, в том числе и

излишествующие, а на выявленные при инвентаризации негодные или ис-порченные ценности составляются соответствующие акты.

Во всех случаях инвентаризационные описи могут быть заполнены как

с использованием вычислительной и другой организационной техники, так и

ручным способом. Описи заполняют чернилами и шариковой ручкой четко и

ясно, без помарок и подчисток.

По результатам проверок фактического наличия имущества и финансо-вых обязательств необходимо составлять сличительные ведомости: форма №

ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных

средств» и форма № ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвента-ризации товарно-материальных ценностей». При этом на ценности, не при-надлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете организации (находящие-ся на ответственном хранении, арендованные и тому подобное), составляют

отдельные ведомости.

Во всех случаях сличительные ведомости составляются только по имуществу, при инвентаризации которого были выявлены отклонения от учётных данных.

В ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учёта и данными инвентаризационных описей в соответ-ствии с оценкой товарно-материальных ценностей в бухгалтерском учёте.

Результаты инвентаризации отражают на счетах бухгалтерского учёта в том месяце, в котором была закончена инвентаризация. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учёта отражаются на счетах бухгалтерского учёта

в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату прове-дения инвентаризации, и соответствующая сумма учитывается в составе

прочих доходов;

• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли

относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх

норм - за счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд

отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и

его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой орга-низации или на увеличение расходов у некоммерческой организации.

Взаимный зачёт излишков и недостач в результате пересортицы (од-новременная недостача одного сорта товарно-материальных ценностей и из-лишек другого сорта товарно-материальных ценностей того же наименова-ния) может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период

у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Как правило, причинами пересортицы является недостаточный контроль за соответствием отпускаемого со склада сорта товарно-материальных ценностей с сортом, указанным в первичных документах, служащих основанием для их отпуска со склада.

Если при зачёте недостач излишками по пересортице стоимость недос-тающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, ука-занная разница в стоимости относится на виновных лиц по учётным ценам.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачёта недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачёта по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны при-меняться только по тому наименованию, по которому установлена недостача.

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Вопросы для самоконтроля: