Процессные потоковые модели
Процессные потоковые модели – это модели, описывающие процесс последовательного во времени преобразования материальных и информационных потоков компании в ходе реализации какой-либо бизнес-функции или функции менеджмента.
Современное состояние экономики характеризуется переходом от традиционной функциональной модели деятельности компании к модели процессной(бизнес-процессы).
Главными недостатками функционального подхода являются:
разбиение технологий выполнения работы на отдельные фрагменты, иногда между собой несвязанные, которые выполняются различными структурными подразделениями;
отсутствие целостного описания технологий выполнения работы;
сложность увязывания простейших задач в технологию, производящую реальный товар или услугу;
отсутствие ответственности за конечный результат;
высокие затраты на согласование, налаживание взаимодействия, контроль и т. д.;
отсутствие ориентации на клиента.
Процессный подход к организации деятельности предприятия предполагает:
широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;
сокращение уровней принятия решений;
сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;
повышенное внимание к вопросам обеспечения качества;
автоматизация технологий выполнения бизнес-процессов.
Процессная модель компании должна строиться с учетом следующих положений:
Верхний уровень модели должен отражать только контекст диаграммы – взаимодействие моделируемого единственным контекстным процессом предприятия с внешним миром.
На втором уровне должны быть отражены тематически сгруппированные бизнес-процессы предприятия и их взаимосвязи.
Каждая из деятельностей должна быть детализирована на бизнес-процессы.
Детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес-функций.
Описание элементарной бизнес-операции осуществляется с помощью миниспецификаци
Основные элементы процессного подхода
В рамках процессного подхода любое предприятие рассматривается как бизнес-система – система со множеством бизнес-процессов, чьи конечные цели-выпуск продукции или услуг.
Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые создают результат, имеющий ценность для потребителя. Бизнес-процесс – это цепочка работ (функций), результатом которой является какой-либо продукт или услуга.
Каждый бизнес-процесс имеет свои границы и роли.
В процессном подходе используются следующие ключевые роли:
Владелец процесса – человек, отвечающий за ход и результаты процесса в целом. Он должен знать бизнес-процесс, следить за его выполнением и совершенствовать его эффективность.
Лидер команды – работник, обладающий знаниями о бизнес-процессе и имеющий позитивные личные качества.
Коммуникатор – работник, обучающий команду различным методам работы, подготавливающий совместно с лидером совещания и анализирующий их результат.
Координатор процесса – работник, отвечающий за согласованную работу всех частей бизнеса и обеспечивающий связь с другими бизнес-процессами.
Участники команды – специалисты различных уровней иерархии. ( проводят моделирование, анализ и оценку бизнес-процесса)
Одним из основных элементов процессного подхода является команда. Существует несколько типов процессных команд:
Ситуационная команда – обычно работает на постоянной основе и выполняет периодически повторяющуюся работу.
Виртуальная команда – создается для разработки нового продукта или услуги.
Ситуационный менеджер – высококвалифицированный специалист, способный самостоятельно выполнить до 90% объема работ.
Важной задачей процессного подхода является формирование процессных команд. Подготовка и формирование команды включает:
учебные курсы;
практический тренинг по освоению методов, методик и др.;
психологическое тестирование;
тестирование рабочих навыков.
Наиболее общими показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:
количество производимой продукции заданного качества за определенный интервал времени;
количество потребляемой продукции;
длительность выполнения типовых операций и др.
Выделение и классификация процессов
При процессном описании должны решаться, как минимум, две задачи:
Идентификация всей системы "функциональных областей" и процессов компании и их взаимосвязей.
Выделение "ключевых" интегрированных процессов и их описание на потоковом уровне.
Наиболее распространены следующие четыре вида бизнес-процессов:
Процессы, создающие наибольшую добавленную стоимость (экономическую стоимость, которая определяется издержками компании, относимыми на продукцию).
Процессы, создающие наибольшую ценность для клиентов (маркетинговую стоимость за счет дифференциации продукции).
Процессы с наиболее интенсивным межзвенным взаимодействием, создающие транзакционные издержки.
Процессы, определенные стандартами ИСО 9000, как обязательные к описанию при постановке системы менеджмента качества.
Важнейшим шагом при структуризации любой компании является выделение и классификация бизнес- процессов. Целесообразно основываться на следующих классах процессов:
основные;
процессы управления;
процессы обеспечения;
сопутствующие;
вспомогательные;
процессы развития.
Упрощенная модель деятельности компании
Основные бизнес-процессы – это процессы, ориентированные на производство товаров и услуг, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода.
Основные процессы образуют "жизненный цикл" продукции компании. Критерий эффективности-качество, точность и своевременность выполнения). При развитой деятельности их может быть много.
Все они описываются по производственно-коммерческим цепочкам: "первичное взаимодействие с клиентом и определение его потребностей => реализация запроса (заявки, заказа, контракта и т.п.) => послепродажное сопровождение и мониторинг удовлетворения потребностей".
Для оценки этапов работы с любым документом можно использовать также анализ "жизненного цикла документа", который может выглядеть следующим образом:
предоставляет исходные данные;
подготавливает, разрабатывает;
заполняет;
корректирует;
оформляет;
Референтная модель – это модель эффективного бизнес-процесса, созданная для предприятия конкретной отрасли, внедренная на практике и предназначенная для использования при разработке/реорганизации бизнес-процессов на других предприятиях. (референтная модель - эталонные схемы организации бизнеса, разработанная для конкретных бизнес- процессов на основе реального опыта внедрения в различных компаниях по всему миру.)
Проведение предпроектного обследования предприятий
Длительность обследования обычно составляет 1-2 недели.
Сбор информации для построения полной бизнес-модели организации часто сводится к изучению документированных информационных потоков и функций подразделений, а также производится путем интервьюирования и анкетирования.
К началу работ по обследованию организация обычно предоставляет комплект документов, в состав которого обычно входят:
Сводная информация о деятельности предприятия.
Информация об управленческой, финансово-экономической, производственной деятельности предприятия.
Сведения об учетной политике и отчетности.
Регулярный документооборот предприятия.
Реестр входящей информации.
Реестр внутренней информации.
Реестр исходящей информации.
Сведения об информационно-вычислительной инфраструктуре предприятия.
Сведения об ответственных лицах.
Реестр входящей\внутренней\исходящей информации содержит:
Наименование предприятия;
Наименование подразделения;
Характеристики обработки документов.
Списки вопросов для интервьюирования и анкетирования составляются по каждому обследуемому подразделению и утверждаются руководителем компании. Это делается с целью:
предотвращения доступа к конфиденциальной информации;
усиления целевой направленности обследования;
минимизации отвлечения сотрудников предприятий от выполнения должностных обязанностей.
Общий перечень вопросов (с их последующей детализацией) включает следующие пункты:
основные задачи подразделений;
собираемая и регистрируемая информация;
отчетность;
взаимодействие с другими подразделениями.
Результаты предпроектного обследования
Результатом предпроектного обследования является "Отчет об экспресс-обследовании предприятия", структура которого приведена ниже.
Краткое схематичное описание бизнес-процессов:
* управление закупками и запасами;
* управление производством;
* управление продажами;
* управление финансовыми ресурсами.
Основные требования и приоритеты автоматизации.
Оценка необходимых для обеспечения проекта ресурсов заказчика.
Оценка возможности автоматизации, предложения по созданию автоматизированной системы с оценкой примерных сроков и стоимости.