Переваги електронної пошти:

• електронною поштою повідомлення в більшості випадків доставляється набагато швидше, ніж звичайною;

• коштує це дешевше;

• для відправлення листа декільком адресатам не треба друкувати його у багатьох екземплярах, досить один раз ввести текст у комп'ютер;

• якщо треба перечитати, виправити отриманий або складений вами лист чи використати цитати з нього, це зробити легше, оскільки текст уже знаходиться у комп'ютері;

• зручніше зберігати велику кількість листів (файлів) на диску, ніж у шyхлядi столу;

• полегшує пошук необхідної інформації в листах;

• заощаджується папір.

Недоліки електронної пошти:

• наявність такого явища, як спам (масові рекламні й вірусні розсилання);

• теоретична неможливість гарантованої доставки конкретного листа;

• можливі затримки доставки повідомлення (до декількох діб);

• обмеження на розмір одного повідомлення й на загальний розмір повідомлень у поштовій скриньці (персональні для користувачів).

Принципи функціонування електронної пошти.

Потреба людини в швидкому та надійному отриманні повідомлень сприяла розвитку різноманітних засобів для забезпечення цього процесу. За останні роки із цією метою почали використовувати канали супутникового зв'язку та комп'ютерні мережі, телефонний зв'язок став мобільним, традиційне листування витісняється електронним.

Як ви вже знаєте, електронна пошта, або e-mail (англ. electronic mail   електронна пошта) – це служба Інтернету, призначена для пересилання комп'ютерними мережами повідомлень (електронних листів) від деякого користувача одному чи групі адресатів. Разом з текстовим повідомленням можуть бути передані прикріплені до електронного листа файли будь-яких форматів.

Електронна пошта працює за клієнт-серверною технологією.

До функцій поштового сервера входить виділення певного обсягу дискового простору на комп'ютері-сервері для збереження повідомлень користувача, забезпечення їх отримання та відправлення. При виділенні користувачу відповідних апаратних і програмних ресурсів говорять про створення його електронної поштової скриньки.

Поштова скринька може бути створена на сервері провайдера. Крім того, на багатьох веб-сайтах пропонується створення безкоштовної електронної поштової скриньки. Такі сайти називають сайтами веб-пошти.

Адреса електронної пошти, ім'я поштового серверу

Кожна електронна поштова скринька має унікальну адресу. Адреса електронної поштової скриньки складається з імені користувача, під яким він зареєстрований на сервері електронної пошти, та доменного імені сервера, розділених символом @ (англ. комерційне at – на). Наприклад, поштова адреса horoshiv@rambler.ru означає, що для користувача horoshiv створена поштова скринька на сервері з доменним іменем rambler.ru.

Ім'я користувача, під яким він зареєстрований на сервері електронної пошти, називають логіном (англ. log in – вхід до системи).

Програми для роботи з електронною поштою

Щоб користувач міг надсилати й одержувати електронні повідомлення, на його комп'ютері слід встановити програмне забезпечення клієнта електронної пошти, тобто спеціальні програми – поштові клієнти. Поштові клієнти призначені для одержання, написання, відправлення та зберігання повідомлень електронної пошти одного або декількох користувачів, що передаються службою електронної пошти. Існують різні поштові програми, що мають різні можливості й призначені для роботи в різних ОС

Поштові клієнти належать до прикладних програм загального призначення. Популярними є програми: Outlook Express, Microsoft Outlook, Internet Mail, The Bat!, Mozilla Thunderbird, Opera Mail, Netscape Messenger та ін. Часто ці програми включаються до складу ОС. Проте слід зауважити, що на сучасному етапі роботи з електронними листами не завжди є необхідність встановлювати спеціальну програму. Часто можна працювати в прямому режиму під час підключення до Інтернету та роботи у WWW. На сайтах поштових серверів існують спеціальні сторінки, що мають інтерфейс поштової програми.

Поштові клієнти відрізняються один від одного інтерфейсом та окремими функціями, але використання більшості з них надає користувачам такі можливості:

• підготовка тексту листа;

• відправлення листа одному чи групі адресатів;

• прикріплення до листа файлів різних форматів;

• перевірка орфографії в текстовому повідомленні;

• автоматичне додавання електронного підпису;

• отримання та зберігання електронних листів;

• створення папок для впорядкованого зберігання листів;

• інформування користувача про надходження нових листів;

• сортування та фільтрація вхідних листів за встановленими правилами;

• пересилання отриманих листів іншим адресатам;

• цитування тексту отриманого листа у відповіді на нього;

• видалення електронних листів;

• формування та використання адресної книги – засобу для впорядкованого зберігання поштових адрес та їхнього швидкого введення;

• шифрування/дешифрування електронних листів;

• включення до листів запиту на підтвердження факту отримання листа адресатом та ін.

При створенні поштової скриньки на веб-сайті для користування нею можна використовувати браузер. При цьому говорять про роботу з електронною поштою через веб-інтерфейс.