2.6. Особова картка: правила ведення, оформлення, зберігання.

На всіх робітників і службовців, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, заводяться особові картки, необхідні для аналізу складу й обліку руху кадрів.

Особові картки заповнюються на підставі опитування працівника і відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту, військового квитка. Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці мають бути документально підтверджені. На підставі паспорта працівника вказують: П.І.Б.; рік, місяць, число народження; серію, номер паспорта, ким і коли його видано; домашню адресу; родинний стан. Дані про загальний і безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця роботи зазначають на підставі записів у трудовій книжці. На підставі диплома роблять відповідні записи. Заповнюється особова картка працівником відділу кадрів, інспектором по кадрах або особою, якій наказом .керівника поставлено за обов'язок ведення кадрового діловодства, в одному примірнику, від руки (розбірливо) або на друкарській машинці. Усі записи в особовій картці формулюються: повністю, без скорочень. Обов’язково проставляють дату заповнення картки й дають підписатися особі, на яку оформлено картку.

В разі звільнення працівника в картці проставляють номер і дату наказу, зазначають причину звільнення. Після звільнення працівника його особова картка зберігається в кадровій службі в окремій картотеці в алфавітному порядку протягом двох років, потім підшивається у справу і здається в архів підприємства, установи, організації, де зберігається 73 роки.

Особова справа. Характеристика документів, з яких формується особова справа. Порядок ведення, зберігання, користування особовими справами.

Особова справа (досьє) являє собою сукупність документів, що містять: відомості про працівника.

Оскільки порядок роботи з особовими справами не регламентований загальнодержавними нормативами, підприємства по-різному вирішують питання їх формування.

Особові справи можуть заводитися на всіх працівників підприємства, але, як правило, вони ведуться на керівних працівників; фахівців, матеріально відповідальних осіб. Особові справи оформляються після видання наказу про приймання на роботу.

Склад документів, що вміщуються в особову справу, залежить від того, на яку посаду приймається працівник, яка специфіка його трудової діяльності тощо.

Практика показує, що найбільш раціональним здається такий склад і порядок розміщення документів в особовій справі:

- внутрішній опис документів, що є в особовій справі;

- анкета або особовий листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- копії документів про освіту;

- заява про приймання на роботу або трудовий контракт;

- копія наказу про приймання на роботу;

- доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Надалі в хронологічній послідовності в особову справу включаються: документи, що підтверджують зміни анкетно-біографічних даних працівника (наприклад, копія свідоцтва про шлюб); характеристики, відгуки, подання про призначення, атестаційні листки, накази про переведення на іншу постійну роботу; копії документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування.

Включення в особову справу наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації і стажування, витяги з наказів про стягнення, заохочення, про зміну прізвища не допускається.

Особові справи зберігаються окремо від інших видів документів, у спеціальних сейфах. Доступ до них мають лише працівники, які визначені наказом керівника.