2.7. Трудова книжка – основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Правила ведення, зберігання, використання трудових книжок на підприємствах. Оформлення записів у трудовій книжці.

ТРУДОВА КНИЖКА – це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.

Отже, це основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному їх заповненню приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок і вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення або втрати тощо регламентує „Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях”. Трудова книжка заводиться лише один раз. Не можна мати декілька трудових книжок.

Розглянемо порядок ведення трудових книжок.

Загальні положення

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, котрі є співвласниками (власниками) підприємств, позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, котрі працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян з їх обслуговування (хатні робітники, водії тощо), трудові книжки не ведуться. Їхня робота підтверджується довідкою організації, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування. На осіб, які працюють за сумісництвом трудові книжки ведуться за основним місцем роботи.

Заповнення трудових книжок

• Трудові книжки та вкладки до них заповнюють у відповідних розділах відповідною мовою (українською, російською)

• В разі, коли особа вперше влаштовується на роботу і не має трудової книжки, то власник зобов’язаний оформити трудову книжку у тижневий термін від дня прийняття на роботу особи

В трудову книжку вносять такі відомості:

1. Про працівника – П.І.Б, дата народження

2. Про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення

3. Про нагородження, заохочення

4. Про відкриття, на які видано диплом, винаходи, раціоналізаторські пропозиції

Стягнення в трудові книжки не заносяться.

• Записи в разі звільнення або переведення на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на відповідну статтю та пункт закону

• Всі записи вносять тільки після видання наказу (розпорядження) у тижневий термін (у разі звільнення – в день звільнення). Дати пишуть арабськими цифрами – число й місяць двозначними, а рік чотиризначними – 05.06.2004. Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору і завіряють печаткою

• З кожним записом, який робиться в трудовій книжці на підставі наказу працівник повинен бути ознайомлений під розпис в особовій картці, в якій повинен бути такий самий запис

• У разі потреби працівнику може бути виданий завірений витяг з трудової книжки

• Відомості про працівника записують на першій (титульній сторінці), П.І.Б. цілком. Дату народження відповідно до паспорта чи свідоцтва про народження, після цього власник своїм підписом засвідчує правильність і відповідність трудової книжки, а першу (титульну) сторінку підписує працівник, після цього ставить відбиток гербової печатки.

• Зміни в записи П.І.Б. вносить власник за останнім місцем роботи на підставі документа (паспорт, свідоцтво про народження, шлюб, про розірвання шлюбу) з посиланням на їхні номери і дати. Зазначені зміни вносять на першому аркуші трудової книжки.

• В графі 3 розділу „Відомості про роботу” як заголовок пишуть повну назву підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу.