1. Теоретичні аспекти внутрішнього надходження матеріальних запасів

Організація обліку придбання та надходження здійснюється в таких напрямах:

визначення відповідної нормативної бази;

організація роботи з прийняття та перевірки запасів;

організація вибору носіїв інформації;

організація облікових номенклатур;

організація руху носіїв облікової інформації.

Нормативні акти, які безпосередньо визначають організацію придбання, прийняття та надходження запасів, перелічено в підрозд. 6.1, а тому зазначимо лише, що основними серед них є Інструкція з обліку запасів бюджетних установ та Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ.

Запаси можуть надходити до бюджетних установ шляхом:

придбання (централізованого постачання через тендерні угоди тощо, у порядку планових платежів);

внаслідок ліквідації основних засобів;

гуманітарної допомоги тощо;

виготовлення;

безкоштовної передачі.

Зауважимо, що придбання запасів, як і необоротних активів, регулюється Законом України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» та іншими похідними від нього документами, про які йшлося в підрозд. 6.1. Отже, придбання запасів потребує утворення тендерної комісії та організації її роботи.

Так, придбані матеріальні запаси можуть бути передані установі:

на складі постачальника;

на складі бюджетної установи.

Якщо запаси отримуються на складі постачальника, бюджетна установа для виконання функцій з приймання зазначених матеріальних цінностей призначає експедитора, який їх приймає, перевіряє та доставляє на підставі довіреності. Прийняття запасів експедитором передбачає отримання вантажу для доставки. При цьому експедитор має перевірити запаси на предмет:

цілості — у разі, якщо запаси надходять у вигляді певних комплектів (пачки паперу, коробки з канцелярським приладдям, лікарськими засобами — пігулками чи ампулами тощо) стандартних ємностей (банки з фарбою) і т. ін.;

фактичної відповідності даним первинних документів — за кількістю, масою, розміром;

якісної відповідності — запаси мають відповідати тим якісним характеристикам, які були обумовлені тендерною угодою.

У разі виявлення розбіжностей експедитор має повідомити про них постачальникові і вимагати заміни тих товарно-матеріальних цінностей, що не відповідають зазначеним умовам. Якщо заміна неможлива, складається додатковий акт. Експедитор несе повну матеріальну відповідальність за доставку товарно-матеріальних цінностей в установу.

Доставка матеріальних запасів до місця їх отримання супроводжується передачею експедитором зазначених цінностей на склад та їх прийняттям на складі матеріально відповідальною особою. На складі матеріальні запаси, що надійшли, підлягають аналогічній перевірці, яку проводить особа, що приймає товарно-матеріальні цінності.

Якщо постачальник бере на себе функції з доставки товарно-матеріальних запасів, організація здійснює ретельну перевірку зазначених предметів під час їх надходження. Приймання продуктів має здійснюватись за транспортними чи супровідними документами (рахунками-фактурами, товарно-транспортними накладними (форма № 1-ТН) тощо) перевізника чи відправника. Відсутність зазначених первинних документів чи неповнота їх заповнення не є підставою для припинення приймання товарно-матеріальних цінностей. Тоді складається акт про фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей із зазначенням документів, яких бракує.

У процесі приймання матеріалів та інших запасів матеріально відповідальною особою — працівником складу — здійснюється перевірка цілості, кількості та якості товарно-матеріальних цінностей.

Перевірка цілості отриманих запасів полягає в установленні непошкодженості тари чи пакування. Після суцільного перегляду товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, матеріально відповідальна особа перевіряє їх кількість. Перевіряючи кількість місць (ящиків, мішків, в’язок, коробок, контейнерів, упаковок тощо), матеріально відповідальна особа простим підрахунком визначає загальну кількість кожного з найменувань. Перевірка маси отриманих запасів потребує відповідних вимірювальних приладів (вагів різної категорії, за допомогою яких здійснюється порівняння фактичних даних та даних первинних документів). Перевірка якості зазначених товарно-матеріальних цінностей здійснюється за зовнішніми ознаками. Якщо виникають сумніви щодо доброякісності запасів, потрібно здійснити ретельнішу перевірку — за допомогою зовнішньої експертизи. Так, стосовно продуктів харчування експертизу проводить лабораторія санітарно-епідеміологічної станції.