Форматування електронних таблиць
Дані, введені до комірок електронної таблиці, повинні мати певний формат. Під форматом комірок в Excel розуміють дуже великий набір параметрів, які мають свої функції:
параметри способу відображення вмісту комірки – шрифт, зображення тексту, колір букв, вирівнювання в комірці та ін.; параметри визначення формату комірки – розмір, заливання комірки, її обрамлення тощо. До параметрів форматування в Excel належить також формат даних: числовий, текстовий, грошовий, дата та ін. Кожен тип даних вводиться з використанням певного формату.
Числа
Для зображення чисел Excel використовує ряд форматів, які можна переглянути, виконавши команду меню Формат – Комірки. При введенні даних до комірки за замовчуванням використовується загальний числовий формат. У цьому форматі можна вводити цілі числа, дроби, числа в експоненціальній формі (1,245Е+09), яка використовується для скорочення запису, коли число має велику кількість розрядів (1245000000). Якщо число довше за ширину комірки, Excel автоматично застосовує експоненціальну форму запису. Числа без коми (09) вважаються цілими. Перед від’ємними числами ставиться знак «-» або запис береться в круглі дужки. Числові дані, введені до комірки, розміщуються у її правому кутку (форматуються за правим краєм).
Для введення чисел застосовують також вбудовані числові формати. Вони поділені на категорії: грошовий, фінансовий, дата, час, відсотковий, дрібний, текстовий, експоненціальний, додатковий формат (містить поштові індекси і телефонні номери).
Логічні значення
Логічними значеннями є ИСТИНА і ЛОЖЬ. Їх можна ввволити безпосередньо з клавіатури або скористатися відповідними вбудованими функціями. Для логічних значень використовується загальний числовий формат. Слова ИСТИНА і ЛОЖЬ за замовчуванням розташовуються у центрі комірки. У цьому полягає їх відмінність від чисел та від звичайного тексту.
До логічних аргументів можуть належати результати порівняння вмісту двох комірок. Наприклад, якщо в комірках С1 і С2 містяться числа 3 і 12, а в комірці С3 записано вираз С1>С2, то значенням результату цього виразу буде ЛОЖЬ. Можливі й інші операції порівняння.
Для програми Excel ознакою тексту є наявність у запису пробілів і (або) нецифрових символів. Як текст будуть сприйматися записи на зразок 23 10, ДІД-31, 337 АВ.
Комірки можуть містити текстові фрагменти завдовжки до 32 767 символів. Текст у комірці вирівнюється за лівим краєм. Текст, що вводиться до комірки, можна переглянути у рядку формул у процесі його введення. Якщо текст великий, то після введення він повністю буде відображатися на робочому аркуші у випадку лише тоді, якщо сусідні комірки справа порожні.
Дата і час
Дата і час в Excel є числами, але їх відображення залежить від числового формату, призначеного комірці. При введенні даних програма Excel автоматично розпізнає їх. Якщо ваші дані будуть нагадувати їй «тимчасовий» формат, програма надасть їм визначеного формату дати або часу. Якщо ввести 1 / 2, запис буде виправлено на 01 лют. Якщо ввести в комірку 5:3, запис буде відображено як 5:03 (п’ята година три хвилини).
Вміст комірок можна також форматувати, змінюючи вирівнювання даних, параметри шрифту. При цьому використовують відповідні кнопки на панелі Форматування або меню Формат комірок, діалогове вікно якого має декілька вкладок і дає ширші можливості форматування.
Форматувати можна також рядки і стовпці, змінюючи, відповідно, їх висоту і ширину. При цьому виконують або перетягування роздільника заголовка рядка, або застосовують команду Формат – Рядок – Висота. В останньому випадку можна вказати точне значення висоти рядка. Зміна ширини стовпця виконується аналогічно.
Швидко змінити декілька параметрів форматування можна, застосувавши стилі. Спочатку потрібно виділити діапазон, де має бути застосовано новий стиль. Після цього виконують команду Формат – Стиль. Це дозволить створити новий стиль і застосувати його до виділеного діапазону комірок.