Тема 4: правовой статус бухгалтерской службы, ее место в структуре управления организацией

1. Формы организации работы аппарата бухгалтерии;

2. Положение о бухгалтерии: содержание, порядок разработки и утверждения;

3. Должностные инструкции работников бухгалтерской службы, порядок их разработки и утверждения.

1. Формы организации работы аппарата бухгалтерии.

Бухгалтерская службы является частью единого механизма управления текущей производственной, финансовой, инвестиционной деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями предприятия. Правовой статус бухгалтерской службы регулируется нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.

При формировании аппарата бухгалтерии рассматривается вопрос о централизации или децентрализации учета. Это зависит, прежде всего, от организационной структуры самой организации, поскольку в состав могут входить филиалы, представительства, обособленные подразделения. При наличии у организации обособленных подразделений, в зависимости от характера и территориального размещения подразделений и отделов предприятия, от места, а также от объема и способа обработки учетных данных должно быть принято решение относительно уровня централизации учетных работ. Это должно быть отражено как одна из составных частей организационного аспекта учетной политики:

Централизация учета предполагает, что учетный аппарат сосредоточен в центральной бухгалтерии. В ней организуется ведение синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих от подразделений, где ведут лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.

Децентрализация учета предусматривает рассредоточение учетного аппарата по подразделениям, где организуется аналитический и частично синтетический учет. В центральной бухгалтерии ведется сводный учет по организации в целом. Возможен вариант и частичной децентрализации.

Централизация учета имеет существенные преимущества перед децентрализацией. При централизованном учете возможно широкое разделение труда между работниками учетного аппарата, возможно эффективное использование компьютерных техник, применение которых при децентрализации учета во многих случаях нецелесообразно.

Децентрализация учета, как правило, приводит к увеличению расходов на содержание учетного аппарата, загромождает, усложняет учетную работу в главной бухгалтерии, снижая возможность использования учета для оперативного руководства предприятием. Однако при наличии некоторых условий децентрализация не только не снижает качества учета и не затрудняет осуществление контроля и руководства всей деятельностью предприятия, а наоборот, дает возможность значительно упорядочить ее и сократить расходы на ведение учета.

2. Положение о бухгалтерии: содержание, порядок разработки и утверждения.

Выбранная схема организации бухгалтерской службы должна быть закреплена в организационно-распорядительных документах. Для этого разрабатывается Положение о бухгалтерии.

Положение о бухгалтерии представляет собой локальный нормативный акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организация бухгалтерской службы, права и обязанности счетных работников.

Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером, согласовывается с заинтересованными должностными лицами (например, с юридическим отделом) и утверждается руководителем организации.

Поскольку Положение является локальным нормативным актом, при его составлении необходимо соблюдать требования, предъявляемые к составлению подобных документов. Утверждение Положения оформляется грифом утверждения, который располагается в правом верхнем углу документа. Только с момента утверждения Положение приобретает юридическую силу.

Положение имеет следующую примерную структуру:

Раздел «Общие положения»

Раздел «Основные задачи»

Раздел «Структура»

Раздел «Функции»

Раздел «Взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделениями организации»

Раздел «Права»

Раздел «Ответственность»

Раздел «Организация работы»

Раздел «Заключение»

Срок действия утвержденного положения о бухгалтерии не ограничен.

3. Должностные инструкции работников бухгалтерской службы, порядок их разработки и утверждения.

Структура и профессиональный состав бухгалтерии зависят от объема обрабатываемой документации и характера хозяйственных операций. Для наиболее рациональной организации работы бухгалтерии необходимо сформировать штат работников бухгалтерии, закрепив за каждым из них четко определенные функциональные обязанности. Документ, регламентирующий обязанности и права сотрудника, называется должностной инструкцией.

Должностные инструкции – это локальные нормативные акты (внутренний документ организации), принимаются работодателем самостоятельно с учетом специфики конкретных специальностей и профессий в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия его эффективной работы. Основу должностных инструкций сотрудников бухгалтерии должны составлять квалификационные характеристики, а также Положение о бухгалтерии данного предприятия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности изложения.

Должностная инструкция включает следующие разделы:

«Общие положения»

«Функции»

«Должностные обязанности»

«Права»

«Ответственность

«Взаимоотношения»

«Организация работы и оценка деятельности»

Должностные инструкции работников бухгалтерии составляются главным бухгалтером и утверждаются руководителем организации. После ознакомления с инструкцией работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Не ознакомление работника с его должностной инструкцией является препятствием для привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение либо ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

В ряде случаев должностная инструкция может претерпевать изменения. Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является Приказ руководителя субъекта хозяйствования. Такой приказ издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Должностная инструкция должна храниться в течении трех лет после замены новой.