Тема 5: организация работы аппарата бухгалтерии

1. Структура бухгалтерии и факторы, ее определяющие;

2. Организация условий труда работников бухгалтерии;

3. Планирование учетной работы и мероприятий по совершенствованию учета.

1. Структура бухгалтерии и факторы, ее определяющие

Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность специализированных функциональных служб и производственных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. Элементами структуры управления могут быть как отдельные работники, так и службы, в которых заняты специалисты, выполняющие свои функциональные обязанности. Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые подразделяют на вертикальные и горизонтальные (линейные и функциональные).

Под учетной службой понимается структурная единица организации, выполняющая функции сбора, обработки и группировки информации в виде сводных бухгалтерских документов, внесения записей на счета бухгалтерского учета. Структура бухгалтерской службы зависит от вида деятельности, размеров организации и т. д.

Структура бухгалтерского аппарата зависит от особенностей каждой организации, технологии производства, объема учетной работы, форм учета.

В настоящее время сложились три типа структуры аппарата бухгалтерии:

• линейная (иерархическая) – все работники бухгалтерии подчинены главному бухгалтеру;

• линейно-штабная (вертикальная) – учет ведется в разрезе промежуточных звеньев (отделов, групп, секторов), возглавляемых старшими бухгалтерами, подчиненными главному бухгалтеру;

• комбинированная (функциональная), т. е. выделяются специальные отделы, выполняющие замкнутый цикл работ (самостоятельные балансы).

Структура бухгалтерии и организация дела в ней должны обеспечивать выполнение учетных задач в минимальные сроки и с высоким качеством. Выбор лучшей формы организации учета, создание наиболее гибкого учетного аппарата без лишних звеньев и надстроек является одной из важнейших задач руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Согласно действующему законодательству при создании структурных подразделений (в т.ч. бухгалтерской службы) должны учитываться следующие нормы управляемости: управление, отдел, сектор (группа).

Тема 6: Ведение бухгалтерского учета специализированными организациями и индивидуальными предпринимателями

1. Развитие бухгалтерского аутсорсинга в Республике Беларусь;

2. Законодательство Республики Беларусь по вопросам передачи ведения бухгалтерского учета;

3. Организация взаимодействия аутсорсинговой компании и организации – заказчика;

4. Ответственность по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности.

1. Развитие бухгалтерского аутсорсинга в Республике Беларусь.

Под аутсорсингом (outsourcing) понимается передача на контрактных условиях некоторых внутренних функций предприятия «на сторону».

В первую очередь, аутсорсинг актуален для start-up, когда оборотов еще недостаточно, чтобы содержать полный штат сотрудников, когда объем работ обеспечивает лишь частичную занятость.

 Для работающих компаний  - это  переходный или кризисный период, когда изменения действующей структуры необходимы для продолжения деятельности.

Другим стимулом может быть рост бизнеса, в результате которого нагрузка и затраты от непрофильных процессов существенно возрастают, так же как и трудности с наймом профессиональных сотрудников.

При принятии решения о переходе на аустсорсинг, следует понимать, что переход эффективен тогда, когда общий положительный эффект от нововведения превышает затраты на его создание.

Преимущества использования бухгалтерского аутсорсинга:

1.    Оптимизация затрат,

2.    Оптимизация процессов и концентрация руководства на основном бизнесе,

3.    Минимизация рисков штрафных санкций со стороны налоговых органов.

Но существуют и риски перехода на аутсорсинг:

1.  Опасность утечки информации. вследствие наличия данного риска, необходимо заключать с аутсорсером соглашение о конфиденциальности или предусмотреть данные пункты в договоре на аутсорсинг.

2. снижение оперативности в учете;

3.  Индивидуальные особенности отраслевой специфики, которые иногда не позволяют эффективно использовать аутсорсинг бухгалтерского учета на предприятии.

В настоящее время сфера аутсорсинга в РБ постоянно развивается. Статистика свидетельствует, что бухгалтерский аутсорсинг, получивший широкое распространение на Западе, постепенно находит свое применение и в отечественной практике.

2. Законодательство Республики Беларусь по вопросам передачи ведения бухгалтерского учета.

Правовой базой таких отношений в нашей стране является Закон «О бухгалтерском учете и отчетности», который предоставляет каждому руководителю право выбора формы организации бухучета, в т.ч. передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем.

Обычно такой организации передается также ведение налогового учета и составление налоговой отчетности, что не противоречит Налоговому кодексу.

С 1 января 2011 г. из НК исключен подп. 1.21 ст. 131, согласно которому в 2010 году при налогообложении не учитывались оплата услуг по управлению организацией или отдельными ее подразделениями, в том числе оплата услуг по ведению бухгалтерского учета и отчетности, оказываемых организации иными организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, в тех случаях, когда выполнение аналогичных функций предусмотрено должностными обязанностями работников организации. Следовательно, указанные расходы с 2011 года будут включаться в затраты, учитываемые при исчислении налога на прибыль. При этом не имеет значения, предусмотрено выполнение аналогичных функций должностными обязанностями работников организации либо нет.

Так, в ст. 27 НК установлено, что уполномоченным представителем плательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное плательщиком представлять его интересы в отношениях, регулируемых налоговым законодательством. При этом уполномоченный представитель плательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном актами законодательства. Следовательно, для представления интересов заказчика в налоговых органах он должен выписать доверенность на имя ответственного сотрудника бухгалтерской компании.

Пунктом 43 Правил открытия банками счетов клиентам в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.09.2000 № 24.12 (с изменениями и дополнениями), зафиксировано, что право второй подписи принадлежит главному (старшему) бухгалтеру и лицам, уполномоченным на это руководителем. По счетам предприятий, в штате которых отсутствуют лица, имеющие право второй подписи (о чем должна быть сделана отметка в карточке с образцами подписей), а также при открытии счета предпринимателю или крестьянскому (фермерскому) хозяйству, предприятию-нерезиденту в банк может представляться карточка с образцом первой подписи владельца счета. Поэтому можно сделать вывод, что вопрос, будет ли представитель специализированной организации подписывать банковские документы, зависит от решений руководителя или собственников организации.

При ведении учета на договорных началах специалистом-бухгалтером, являющимся индивидуальным предпринимателем, ему предоставлено право подписи всех бухгалтерских документов, расчетов по налогам, статистической и другой отчетности обслуживающейся организации.

Пунктом 12 Правил составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных постановлением Минфина РБ от 17.02.2004 № 16 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Минфина РБ от 22.12.2004 № 178), установлено, что в организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорной основе специализированной организацией, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации, руководителем специализированной организации либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет.

Такая же норма закреплена и в ст.13 Закона.

Передача на договорных началах ведения бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета, не запрещает организации-заказчику иметь в своем штате должность главного бухгалтера, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом в организации-заказчике в соответствии с действующим законодательством, или бухгалтеров, выполняющих конкретные функции, например, подготовку и передачу первичных учетных документов.

3. Организация взаимодействия аутсорсинговой компании и организации – заказчика.

Ведение бухгалтерского учета организаций возможно в нескольких вариантах:

• частичное обслуживание, в процессе которого обрабатываются предоставляемые готовые первичные документы, и составляется бухгалтерская и налоговая отчетность организации.

• полное сопровождение, в процессе которого полностью формируются все виды первичных документов, проводится их обработка, а так же составляется бухгалтерская и налоговая отчетность;

• индивидуальное обслуживание: осуществляется на основании предварительной договоренности, в зависимости от тех функций, которые необходимо передать (например, общение с банком через банк-клиент осуществляет сама организация, а остальное выполняют представители специализированной организации).

Ведение бухгалтерского учета и бухгалтерское обслуживание может осуществляться как на постоянной основе, так и в форме разовых услуг.

4. Ответственность по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности

Статья 7 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» предусматривает, что руководство бухгалтерским учетом у юридического лица осуществляет главный бухгалтер, а при отсутствии в штате такой должности — бухгалтер, главный бухгалтер юридического лица, оказывающего услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, или специалист-бухгалтер, являющийся индивидуальным предпринимателем (ИП). Таким образом, отношения между лицом, осуществляющим руководство бухучетом организации, и самой организацией могут строиться на основе:

трудового договора — при наличии в штате организации должностей главного бухгалтера или бухгалтера;

гражданско-правового договора организации с ИП — специалистом на оказание последним услуг по ведению бухучета и отчетности.

В связи с этим ответственность за ненадлежащее ведение учета устанавливается по-разному: в рамках трудовых отношений наступает материальная ответственность работника перед нанимателем в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь, в рамках гражданско-правовых отношений наступает гражданско-правовая ответственность специалиста-бухгалтера — обязанность возместить убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением принятых на себя обязательств по оказанию услуг.