13.Системы управления документами и электронного документооборота.

Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность. На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий:

1. Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы (Documentum, FileNet)

2.Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (Live Link).

3. Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.

4. Системы управления образами. Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

5. Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet.

Основные задачи системы электронного документооборота (СЭД):

1. Весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системе, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов.   2. Корпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе.

3. Документы регистрируются однократно.  Система позволяет хранить разные редакции документов.

4. Исключается возможность дублирования документов. 5. СЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать и контролировать исполнение документа. Например, можно ограничить время на исполнение документа, обозначить его срочность. Поддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.

14. Виды телекоммуникаций.

Телекоммуникации - это комплекс технических средств, предназначенных для передачи информации на расстояние.

Информация поступает в самых разнообразных видах: как цифровые сигналы, звуки, печатные слова или изображения. К телекоммуникациям относятся: интернет, радиосвязь, оптоволоконная связь, мобильная связь, локальные компьютерные сети, спутниковая связь, телевидение, телефонная связь и многое другое. Все сигналы, применяемые в телекоммуникациях, можно разделить на 2 основных вида: аналоговые и цифровые. Основным различительным признаком служит способ представления информации: аналоговый или цифровой. В сотовой связи преимущественно применяются цифровые сигналы. Аналоговые сигналы используются в телефонии, радиовещании, телевидении. Передача данных по каналам связи осуществляется при помощи сигналов.

Рис 3.Схема передачи информации.

Существуют следующие типы телекоммуникаций:

1. Телеграф.

2. Телефонная связь. Телефонный аппарат (модем или факс-аппарат) подсоединен к коммутационному оборудованию районной АТС (автоматической телефонной станции) с помощью одной пары проводов. Физическая среда передачи магистральной многоканальной системы может быть любой, например, витой парой, оптическим волокном или радиостволом (радиорелейная линия, спутниковый канал).

3. Мобильная связь. Человек все больше находится в движении, поэтому особое значение для него приобретает возможность звонить и принимать телефонные звонки из любого места и в любое время. Мобильная связь с помощью переносных радиостанций существует уже почти шестьдесят лет. Любительские и служебные системы радиосвязи хорошо известны и широко используются.

4. Спутниковая связь. Первым шагом для увеличения дальности связи явилось создание радиорелейных линий, затем тропосферных. Размещение транслятора на искусственном спутнике Земли позволяет создать линию радиосвязи протяженностью несколько тысяч километров. Многофункциональная система спутниковой связи и вещания включает сеть наземных станций, часть которых - чисто приемные - входит только в систему вещания, часть - приемопередающие - служит для передачи программ вещания и для организации междугородной телефонной связи.

5. Компьютер. Для связи компьютеров между собой их объединяют в локальные (если необходимо объединить несколько компьютеров, которые находятся в одном помещении) или глобальные сети. Также существуют такие сети, которые объединяют целые районы, города или регионы.

6.Интернет представляет собой всемирную информационную компьютерную сеть, которая объединяет в единое целое множество компьютерных сетей, работающих по единым правилам. В общем случае Интернет осуществляет обмен информацией между двумя любыми компьютерами, подключёнными к сети. Есть такие компьютеры, которые специализируются на предоставлении информации в сети Интернет - это поисковые системы, например, Российские –Rambler, OnLine, Yandex, зарубежные AltaVista, Yahoo, Excite и другие. Ряд фирм через Интернет рекламирует свои товары и услуги. Основной формой сетевых коммуникаций в настоящее время является электронная почта (E-mail). Электронная почта - самая старая и самая дешёвая услуга телекоммуникаций с помощью Интернета.