2.7Робота із структурою документу, використання стилів, виведення змісту тексту.

Загальна характеристика структури

Функціональність документа, тобто застосовність для зберігання і передачі тій або іншій інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється як ціле, задаюче характер вхідних в нього елементів, їх взаєморозташування і зв'язок. Певну структуру мають як окремі елементи документа, так і документ в цілому. Обкладинка книги — це складне художнє ціле; друкарське оформлення книги — теж єдино: його утворюють спеціально підібраний шрифт, титульний лист, рядки заголовки, що гармонують із змістом, добре надруковані ілюстрації; цілим є і текст книги. Значить, документ як ціле є єдність складових його елементів і компонентів. По своїй структурі документ може бути простим (элементарним) або складеним (складним). Під простим документом розуміється окреме завершене повідомлення (твір), цілісність якого виражається загальним змістом (сенсом) і логікою викладу, зафіксоване на одній одиниці матеріального носія. Іншими словами, простий документ — це одне повідомлення, поміщене на одному матеріальному носієві (автореферат дисертації, злрепринт, листівка).

Застосування стилів

Використання стилів має ряд переваг перед безпосереднім формату-ванням символів і абзаців. Насамперед це може заощадити час, тому що одна команда призначає цілу групу атрибутів формату. Стилі допомагають також витримати єдність форматування – усі тексти, у яких призначений один стиль, виглядають однаково. Нарешті, усі фрагменти, яким призначений один стиль, можуть бути переформатовані простою настройкою самого стилю.

Якщо не застосовувалися команда Автоформат, форматування чи особливий шаблон, то найчастіше абзацам присвоюється стиль Звичайний. Він містить набір атрибутів формату, що підходять для основного тексту стандартних документів (у шаблоні Звичайний, файл Normal.dot): шрифт Times New Roman, розмір 10, одинарний міжрядковий інтервал і вирівнювання по лівому краї.

Щоб застосувати до одного або декількох абзаців інший стиль, потрібно:

1) установити курсор в абзац, якщо треба – виділити декілька абзаців;

2) використати меню Формат – Стилі і форматування, вибрати один із наведених зразків форматування натисканням лівої клавіші миші, обраний стиль буде застосований до поточного абзацу чи виділеного фрагмента тексту.

Застосування стилів до символів звичайно не має сенсу, безпосереднє форматування символів забезпечує найвищий ступінь контролю над їх представленням. Усі атрибути формату символів можна знайти у вікні діалогу Шрифт (меню Формат – Шрифт).

Створення змісту документа

Зміст документа автоматично створюється за його заголовками, яким призначені стилі, тому перед створенням змісту необхідно виконати стильове форматування заголовків у тексті. Для контролю та редагування наявності стилю й рівнів заголовків можна використовувати режим структури документа в меню Вигляд. Далі необхідно повернутися до режиму розмітки сторінки й вибрати в меню Вставка – Посилання – Зміст і покажчики, після чого відкриється вікно Зміст і покажчики для створення змісту.

Стандартні настройки у вікні загалом є оптимальні, але за необхідності їх можна змінити. Після натискання ОК зміст створюється автоматично й додається в документ як поле. Якщо після створення змісту до структури документа були внесені зміни, зміст можна поновити, вибравши в його контекстному меню функцію Поновити поле: цілком або тільки номери сторінок.