10. Коммуникация и информация в менеджменте

Как отмечалось выше, главной задачей координации является достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей – коммуникаций и обмена информацией между ними. При этом главной задачей процесса коммуникации в организации (организационной коммуникации) является обеспечение руководителей и работников на всех уровнях управления необходимой для принятия и реализа­ции управленческих решений информацией, которая получила название управленческой информации.

Коммуникация и информация являются тесно взаимосвязанными понятиями, но в то же время они остаются соответственно самостоятельными процессом и знаниями со своими характеристиками и особенностями. Поэтому представляет интерес подробное рассмотрение этих понятий, что будет способствовать лучшему их пониманию.

10.1. Управленческая информация

Информация – это сведения об окружающем мире (предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах) независимо от формы их представления. Они являются объектами преобразования (включая хранение, передачу и т.д.) и используются для выработки поведения, принятия решения в процессе управления и т.д.

Управленческая информация представляет особый вид знаний, полезных для лиц, принимающих решения. Они являются структурированными данными, собранными для решения определенной задачи согласно выставленной цели и потому имеющими значимость.

Руководители получают множество сведений, которые могли бы быть классифицированы как информация, не являясь таковой, так как эти сведения не имеют значения для решения определенной задачи. Информация должна не просто соотноситься с задачами руководителя, но также:

– подходить к применяемым моделям процессов или сочетаться с ними;

– дать возможность разрабатывать свои модели.

Таким образом, информация должна быть значимой. Она является таковой лишь в том случае, если может влиять на принимаемые решения. Для того чтобы быть информативными, данные должны обладать потенциалом не только для расширения кругозора, но и для принимаемых решений. При этом конкретная информация, изменяя видение проблемы одного руководителя, не обязательно изменит видение другого. Иными словами, информация должна быть приспособлена к конкретной ситуации.

Значимость и важность информации определяются также её точностью, своевременностью, содержательностью и адекватностью.

Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хране­ния и передачи информации. Для сбора информации в организации должна быть разработана информационная система или, как ее еще иногда называют, информационная система управления (ИСУ). Основа ИСУ состоит в том, что управленческие решения могут быть запрограммированы, и что большинство решений может быть сведено к алгоритмической последовательности. Для этого проблема, поставленная руководителем, должна быть четко структурирована в соответствии с правилами решения задачи. Там, где есть возможность структурирования проблемы, компьютер может применяться для:

– упрощения работы с обширными базами данных;

– упрощения процедур функционального анализа и методов перевода данных в компьютерный вид для дальнейшей обработки;

– научных целей управления при разработке оптимизационных моделей или моделировании последствий предпринимаемых действий.

На самом общем уровне информация служит принятию решений посредством описания состояния дел и объяснения происходящего. На основе информации происходит прогнозирование событий, оценка предложенного направления деятельности и рекомендация плана действий. Такая информация подразделяется на описательную и пояснительную.

Описательная информация – это, как правило, статистические данные наблюдений за процессом производства, процессом потребления и покупок и т.д. Достаточно часто они получаются из различных статистических форм отчетности в процессе проведения контроля деятельности.

Пояснительная информация – это форма причинно-следственных связей различных факторов и объяснение взаимовлияний. В науке за объяснение принимаются условия, при которых некоторое событие (описанное каким-то образом) изменяется, подводится к некоторой известной системе или под принцип, принимаемый за истину. Например, существует множество причин покупки какого-либо товара. По ответам покупателей можно проследить эти причины. Следовательно, вначале мы должны определить, что должно быть объяснено (например, какой-либо аспект нашего поведения). После этого следующая ступень состоит в выборе соответствующего типа объяснения.

Всю информацию можно классифицировать в зависимости от угла зрения на нее и ее использования:

– по функционально-структурным направлениям управления (социальная, экономическая, организационная, техническая,);

– по роли в процессе управления (отчетная, плановая, контрольная);

– по источникам возникновения (внутренняя и внешняя, входящая и исходящая);

– по степени обработанности (первичная – необработанная, вторичная – уже подвергнутая обработке с какой-то целью);

– по достоверности (достоверная, недостоверная);

– по времени получения (постоянная, дискретная).

Различают также два вида состояния информации: ста­тическое и динамическое. Статическое представляет собой организованное хранение и накопление необходимой инфор­мации в базах данных. Динамическое – это движение инфор­мации в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

Ценность управленческой информации может быть измерена в стоимостном выражении, эквивалентном разнице между управленческими решениями, принимаемыми в случае наличия информации, и если данная информация недоступна. Стоимость информации зависит от сложности и степени важности проблемы и ее решения. Чем важнее решение, тем больше информации необходимо, тем выше ее стоимость.