Інформаційне і технічне забезпечення системи управління кадрами.
Інформаційне забезпечення управління персоналом – це сукупність даних, які використовуються суб’єктами менеджменту персоналу для вирішення завдань: планування чисельності персоналу; професійний підбір персоналу; регламентування посадових обов’язків та інші.
Інформація повинна відповідати таким вимогам: 1) повноти і точності; 2) своєчасності і оперативності; 3) об’єктивності; 4) доступності; 5) стислості; 6) однозначності сприйняття; 7) зручності її передавання, обробки, зберігання.
Інформаційна система менеджменту персоналу являє собою сукупність засобів, прийомів та методів пошуку, зберігання, обробки, передачі та використання кадрової інформації. Вона охоплює організований, належним чином, облік персоналу для інформаційного забезпечення вирішення кадрових завдань, фахівців у галузі обчислювальної техніки та споживачів.
До технічних засобів менеджменту персоналу належить уся сукупність машин, обладнання та пристроїв, які застосовуються в процесі управлінської праці для її автоматизації та механізації, їх поділяють на:
1.Прості пристрої та знаряддя праці (канцелярське приладдя), лічильні засоби (калькулятори), різні пристрої та прилади (дироколи, скрепки).
2.Організаційна техніка (засоби складання документів, друкарські машини, диктофонна техніка).
3. Засоби копіювання та розмноження документів (фотографічні, сканери).
4.Засоби обробки документів (ламнітори, зшивальні машини).
5.Засоби зберігання, пошуку і транспортування документів (шафи, папки, картотеки, засоби поштового зв’язку).
6.Засоби управлінського зв’язку (засоби телефонного зв’язку, електронна пошта).
7.Обчислювальні машини (електронні).
Нормативно-методичне забезпечення системи управління персоналом.
Науково – методичне забезпечення системи управління персоналом – це сукупність документів організаційно – методичного, нормативно – технічного і техніко – економічного характеру, які визначають норми, правила, вимоги, характеристики та інші дані, що використовуються для вирішення завдань з управління персоналом.
Нормативно – методичне забезпечення системи управління персоналом містить групи документів:
1)документи, які визначають норми, правила, вимоги, характеристики, які розробляються і затверджуються відповідними компетентними органами. Відносять міжгалузеві норми та нормативи, конвенції міжнародної організації праці.
2)документи, які розробляються і затверджуються керівництвом організації для внутрішнього використання (штатний розпис; правила внутрішнього трудового розпорядку; посадові інструкції; колективний договір).
Зміст, завдання та принципи кадрового планування.
Повна зайнятість в економіці нашої країни в період застою, створення нових робочих місць за рахунок додаткових капіталовкладень, скорочення тривалості робочого дня і збільшення відпусток привели до росту дефіциту на ринку праці. Технічний прогрес і організаційні нововведення, поліпшуючи умови праці, висунули нові вимоги до рівня знань і психофізіологічних можливостей людини. Це, у свою чергу, збільшило дефіцит висококваліфікованих кадрів, а також кадрів, що відповідають психофізіологічним вимогам виробництва. За допомогою командно-адміністративних методів керівництва, не володіючи гнучкими засобами управління, неможливо було ефективно усунути або зменшити соціальну напруженість, викликану потребою в підвищенні якості життя і насамперед якості трудового життя, що знаходить своє вираження в гідних умовах праці і можливості участі кожного працівника в управління справами організації. Підвищення почуття задоволеності працею при одночасному поліпшенні використання персоналу неможливим досягти при за умови виконання антигуманної мети — виконання плану виробництва продукції будь-якими засобами. Адміністративні методи управління ігнорували людину, не зважали на її потреби.
Концепцію довгострокової, орієнтованої на майбутнє кадрової політики, що враховує всі ці «людські» аспекти, можна реалізувати за допомогою кадрового планування. Цей метод управління персоналом дозволяє погоджувати і врівноважувати інтереси роботодавців і працівників.
Кадрове планування - складова частина планування на будь-якому підприємстві. Якщо розглядати кадрове планування ізольовано, то воно буде малоефективним, оскільки на вирішення кадрових питань здійснюють безпосередній вплив і інші плани підприємства: виробничий план, план науково-дослідної роботи, план обігу, фінансовий план тощо. Але й інші плани підприємства, якщо вони не враховують кадрові рішення призводять до небажаних наслідків. Тому кадрове планування повинне враховуватись в діяльності підприємства.
Мета кадрового планування полягає в тому, щоб надати працюючим робочі місця в потрібний час і в необхідній кількості у відповідності як з їх здібностями і схильностями, так і з вимогами виробництва. Робочі місця з погляду продуктивності і мотивації повинні дозволити працюючим оптимальним чином розвивати свої здібності, забезпечувати ефективність праці і відповідати вимогам створення гідних умов праці і забезпечення зайнятості.
Кадрове планування здійснюється як в інтересах організації, так і в інтересах її персоналу. Для організації важливо володіти в потрібний час, у потрібному місці, у потрібній кількості і з відповідною кваліфікацією таким персоналом, що є необхідним для рішення виробничих задач, досягнення цілей організації.
Кадрове планування повинне створювати умови для мотивації більш високої продуктивності праці і задоволеності роботою. Працівників залучають у першу чергу на ті робочі місця, де створені умови для розвитку їх здібностей і гарантований високий і постійний заробіток. Однієї з задач кадрового планування саме і є врахування інтересів усіх працівників організації.
Конкретні кадрові цілі лягають в основу розробки кадрових заходів, спрямованих на реалізацію кадрових завдань, цілей і стратегії з врахуванням потреб робітників на кожному робочому місці.
Кадрове планування повинне дати відповідь на наступні питання:
скільки працівників, якої кваліфікації, коли і де будуть необхідні (планування потреби в кадрах?)
яким чином можна залучити необхідний і скоротити зайвий персонал, враховуючи соціальні аспекти (планування залучення або скорочення персоналу)?
як краще використовувати персонал відповідно до його здібностей (планування використання кадрів)?
яким чином забезпечити розвиток кадрів для виконання нових кваліфікованих робіт і підтримувати їх знання відповідно до вимог виробництва (планування розвитку кадрів)?
які затрати потребують заплановані кадрові заходи (планування фонду оплати праці)?
Отже, кадрове планування реалізується за допомогою здійснення цілого комплексу взаємозалежних заходів, об'єднаних в оперативному плані роботи з персоналом.
В рамках планів визначають поточну і довгострокову потребу в кадрах.
Поточна потреба — це потреба в кадрах на даний час, що пов'язана з рухом персоналу, звільненням за своїм бажанням, інвалідністю, відпустками по догляду за дитиною.
Довгострокова потреба - це потреба в персоналі на майбутні періоди. Ця потреба визначається за даними прогнозу, який грунтується на аналізі вікової структури, коефіцієнті плинності кадрів, розвитку підприємства, зміні виробничої програми.
Ефективне кадрове планування позитивно впливає на результати діяльності підприємства завдяки:
^ оптимізації використання персоналу. Детальне планування дозволяє виявити й
ефективно використати персонал шляхом створення робочих місць; переводу працівників на інші робочі місця; реорганізацію виробничих процесів;
^ удосконалення процесу найму працівників;
^ організації професійного навчання. Детальна розробка плану професійного
навчання дозволяє забезпечити потрібну кваліфікацію працівників і досягти реалізації цілей підприємства з меншими витратами;
^ скорочення загальних витрат на робочу силу за рахунок продуманої,
послідовної та активної політики на ринку праці.
Отже, на основі кадрового планування вирішуються питання раціональної зайнятості працівників, стабільного та рівномірного завантаження персоналу протягом робочого часу (тижня, року).
Процес планування персоналу, як і планування взагалі, грунтується на таких принципах: науковість, економічність, безперервність, гнучкість, узгодження, масовість, повнота, точність.
Принцип науковості. Планування проводиться на основі наукових даних, норм і нормативів. Так, необхідно проводити відслідковування змін у професійно-кваліфікаційній структурі персоналу, враховувати вплив зовнішніх й внутрішніх факторів і розробляти плани на перспективу.
Принцип економічності — суть його полягає в оптимізації витрат на персонал.
Принцип безперервності. Цей принцип передбачає планування не епізодичне, а безперервне, яку просторі, так і в часі. Даний принцип вимагає, щоб усі плани розроблялись з урахуванням перспектив, оскільки персонал завжди перебуває в постійному русі.
Безперервність дозволяє реалізувати принцип гнучкості, суть якого у корегуванні раніше прийнятих кадрових рішень або їх перегляду в будь-який час відповідно до змін в організації.
Єдність і взаємозв'язок діяльності підсистем організації вимагають дотримання в плануванні принципу узгодження планів персоналу в формі координації та інтеграції. Координація здійснюється "по горизонталі" - між підрозділами одного рівня, а інтеграція — "по вертикалі", тобто між вищими і середніми рівнями.
Принцип масовості передбачає залучення до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани, це активізує ініціативу виконавців. Особливе значення цього принципу — при складанні соціальних планів.
Принцип повноти. Планування повинно охоплювати всі питання з приводу відтворення, розвитку, використання персоналу та питання оплати й умов праці.
Принцип точності — дотримуватись точних норм, нормативів, вимог законодавчих документів, а також кількісних і якісних характеристик персоналу.
Одним із принципів кадрового планування є створення потрібних умов для виконання плану.
Перераховані вище принципи є універсальними, придатними для різних рівнів управління. Разом з тим на кожному рівні можуть застосовуватись і свої специфічні принципи. Наприклад, при плануванні на рівні підрозділу велику роль відіграє принцип вузького місця, суть якого полягає втому, що загальний результат визначає працівник найнижчої продуктивності.
Планування персоналу повинно забезпечити максимальне розкриття здібностей працівників і їх мотивацію, врахувати економічні і соціальні наслідки при прийнятті відповідних рішень. Оскільки персонал є вирішальним фактором діяльності будь-якої організації, про ефективність кадрового планування можна судити з рівня досягнення цілей підприємством. Результати кадрового планування повинні знайти своє вираження в комплексі конкретних заходів для підтримки балансу робочої сили при звільненні працівників і забезпеченні найму потрібних спеціалістів, організації навчання молодих працівників і підвищення кваліфікації штатних співробітників.
Вихідними даними для планування потреб у персоналі є: план робочих місць, виробнича програма, норми праці, зростання продуктивності праці і структура робіт.
Кадрове планування включає два послідовних етапи: етап розробки кадрового плану та етап прийняття рішень.
На інформаційному егапі проводиться збір інформації та статистичних даних відносно персоналу, здійснюється їх обробка й аналіз кадрової ситуації і можливих варіантів її розвитку в майбутньому. Це дає можливість розробляти альтернативні варіанти. Тому на етапі розробки кадрового плану вивчаються альтернативні проекти, їх вплив на досягнення кадрово-економічних цілей організації. Це найбільш трудомісткий етап і вимагає професіоналізму працівників кадрових служб.
Етап прийняття рішень — це є утвердження одного з варіантів як обов'язкового орієнтиру для організації діяльності кадрових служб.
Обов'язковою умовою кадрового планування є визначення погрібних коштів для відтворення персоналу.