2.4 Выводы из проделанного анализа.

Учитывая проведенный анализ функций подсистемы делопроизводственного обеспечения управления, можно сделать вывод о том, что функция осуществления организации и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия (5) , а также обеспечения оперативного контроля за ходом производства, выполнением работ по внутризаводской кооперации (4) распределены среди отделов крайне нерационально. Необходимо перераспределить данные функции для того, чтобы снять нагрузку с этого отдела. Если это будет невозможно сделать, ввести дополнительные рабочие места.

Исходя из органиграммы видно, что большинство функций выполняет, бюро обработки информации и начальник канцелярии, соответственно они наиболее перегружены. Для того чтобы снизить трудоемкость данной группы, я считаю необходимым расширить штат данной группы, путем введения еще одной должности.

2.5. Разработка задания на оргпроектирование

1) Цель разработки оргпроекта:

Разработка оргпроекта необходима для совершенствования делопроизводственного обеспечения управления с целью улучшения работы отдела и как следствие увеличения эффективности работы предприятия.

2) Основание для разработки оргпроекта: служит наличие следующих документов:

Основанием для разработки оргпроекта служит приказ генерального директора ОАО «Прогресс» о совершенствовании отдела делопроизводственного обеспечения с целью улучшения функционирования отдельных секторов и подразделения в целом.

3) Требование к построению субъекта управления.

Организационный проект по усовершенствованию делопроизводственному обеспечению системы управления организации отвечает следующим требованиям:

• надежность (вероятность того, что система управления работает бесперебойно в течение заданного периода времени);

• безопасность (вероятность того, что система управления в течение заданного отрезка времени не посылает ошибочных информационных или управляющих сигналов);

• иерархичность (соподчиненность подсистем с обязательным приоритетом принятия решений вышестоящей из них, а также разделением функций управления и обработки информации между подсистемами, расположенным на различных уровнях управления – местном, блочном и общестанционном);

• интеграция (концентрация в одном виде-комплекте технических средств всех технологических функций) .

4) Перечень проектных предложений:

1. Изменение организационной структуры подсистемы делопроизводственным обеспечением с целью улучшения эффективности работы персонала данной подсистемы.

2. Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро отдела приема, контроля и выпуска документов.

3. Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро отдела обработки информации.

4. Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро группы контроля исполнения документации.

5. Нанять персонал в бюро обработки информации в количестве 1 человек, во избежание перезагрузки персонала, что обеспечит более эффективную деятельность отдела.

6. Провести обучающие семинары по делопроизводству.

7. Внедрить новое программное обеспечение для автоматизации делопроизводства в организации.

5) Нормативно-методическая база проектирования.

Нормативные и методические документы, регламентирующие процесс оргпроектирования: Устав предприятия, Квалификационный справочник должностей руководителей. Специалистов и др. служащих, штатное расписание, должностные инструкции.

6) Организация разработки оргпроекта

Сроки разработки и внедрения проекта 3 месяца.

Расходы:

• нанять персонал 1 чел. вакансия заместителя начальника канцелярии – заработная плата 15 000 рублей в месяц

• обучающие семинары – 3 семинара по 25000 рублей

• программное обеспечение 200 000 рублей

Итого: 420 000 рублей

Источники финансирования проекта - фонд развития.

7) Краткое технико-экономическое обоснование.

Введение таких должностей как: заместитель начальника канцелярии и программист поможет рационально распределить выполняемые отделом функции и ускорит выполнения заданий от руководства.

Обучающие семинары повысят уровень квалификации персонала, что повысит эффективность работы отдела.

Программное обеспечение поможет снизить риск возможных ошибок, вызванных человеческим фактором, и также ускорит выполнение определенных задач.