2. Управление складскими затратами

Мы часто видим, что многие компании не знают точных размеров своих складских затрат. Более того, многие из них ошибочно полагают, что с помощью регулярного учета можно адекватно оценить складские затраты. 

Во-первых, измерение затрат само по себе является сложной задачей. Существует несколько альтернативных систем учета затрат, которые можно применять для некоторых целей, но нельзя использовать для других случаев. Далее, отслеживать все затраты или пытаться классифицировать их не всегда выгодно, да и невозможно. Чтобы начать оценку складских затрат, необходимо понимать, что достоверные результаты не всегда отражаются в обычной отчетности. Даже если кажется, что это так, необходимо четко понимать систему правил и допущений, с помощью которых эти результаты были получены[4]. Например, при объединении различных затрат крайне важно, чтобы значения всех отдельных элементов были даны либо до вычета налогов, либо после, чтобы не возникала путаница.

Во-вторых, реальные складские затраты включают в себя множество пунктов, намного больше, чем просто стоимость проданных товаров или сырья. В первую очередь, на ум приходят затраты на управление и пополнение запасов, однако это тоже далеко не все. Добавьте страховку, проценты, потери и т.д. Список, на самом деле, очень велик.

Оценить, даже приблизительно, расходы на подготовку заказа нелегко, так как они зависят не только от сферы деятельности, но и от заказываемого товара: поставщики могут быть как местными, так и из дальнего зарубежья, они могут поставлять товар только палетами и не использовать более мелкие партии или устанавливать минимальный объем заказа; в таких случаях, разумеется, поставщик может предоставлять оптовые скидки и т.д.

Существуют способы сокращения таких затрат, точнее правильной балансировки расходов на хранение и оптовых скидок, что позволяет выбрать оптимальный объем заказа, не слишком большой и не слишком маленький (чем меньше объем запасов, тем чаще приходится делать заказы, что ведет к повышению затрат на заготовку и снижению затрат на хранение). Обычно это осуществляется с помощью расчета экономичного объема заказа (EOQ)[11]. Не вдаваясь в подробности, добавим, что хотя в литературе, как правило, предлагается рассчитывать EOQ с помощью формулы Уилсона (составленной в 1913 г.), эта формула малопригодна для предприятий розничной торговли, в основном, потому, что она не учитывает начисление процентов. Тем не менее, можно определить оптимальный объем заказа, вычислив функцию стоимости с учетом оптовых скидок.

Классический способ определения затрат основного капитала заключается в использовании средневзвешенной стоимости капитала (WACC), то есть суммы, которую компания выплачивает всем держателям ее ценных бумаг, финансирующих активы. Стивен Г. Тимм и Кристин Уильямс-Тимм также предлагают выражать WACC как стоимость акционерного капитала и стоимость займов за вычетом налогов[13].

Как правило, затраты основного капитала сильно занижают. Часто их ошибочно сводят к процентам по краткосрочным займам. Согласно С. Г. Тимму, К. Уильямс-Тимму и другим исследователям, для подавляющего большинства компаний затраты основного капитала достигают 15%, при этом многие компании приравнивают эти расходы всего лишь к 5%.

Многие предприниматели также забывают об инвентарных рисках, которые иногда бывают довольно высокими (свежие продукты питания могут потерять всю свою ценность всего за несколько дней, если их не распродать, а бытовая электроника очень быстро устаревает морально). Если компания решила инвестировать капитал не в запасы товара, а в предприятия с такими же рисками, какова будет прибыль?

Споры о том, является ли WACC достаточно хорошим методом измерения расходов основного капитала, волнуют множество умов. Для сравнения см. статью Кристофера С. Джонса и Селаль Тузель. Данная статья также включает в себя сравнительный анализ коэффициента износа основного капитала и степени износа товарных запасов».

В розничной торговле недостачи возникают, как правило, на месте продажи. Приведем следующие оценки:

• Университет Флориды в США ежегодно проводит обзор национальной безопасности розничной торговли с участием 100 фирм. Согласно этому исследованию, недостачи в США за 2009 г. составили 1,44 % всех розничных продаж, 43 % из которых — хищение товара работниками.

• То же самое исследование за 2011 г. (опубликовано в 2012 г.) показало недостачи на уровне 1,41%.

• Другое исследование, выполненное Центром исследования розничной торговли, которое называется «Глобальный барометр краж в розничной торговле» (охватывает 43 страны), показывает, что в 2011 г. недостачи составили 1,45% от розничных продаж. 

Самые высокие показатели среди продуктов питания дают свежее мясо и сыр, среди санитарно-гигиенических и косметических средств — духи и средства для бритья, среди одежды — аксессуары и верхняя одежда.  Затраты на инвентарные риски также включают в себя моральный износ, то есть расходы, понесенные из-за того, что у товаров закончился срок годности или они устарели (особенно это касается бытовой электроники, хотя иногда это также верно и для других товаров, у которых появляется новая упаковка). 

Определение затрат на инвентарные риски может оказаться не таким простым делом, как кажется. Например, нам нужно установить стоимость списанных товаров за определенный период времени (распределенную по среднему уровню запасов за тот же период). Однако не всегда можно получить точную информацию о списанных товарах, циклические подсчеты не всегда ведутся регулярно и т.д. В некоторых компаниях товары, которые следует списать, хранятся годами. 

Наконец, нужно заметить, что те данные, которые мы здесь делим на две разные категории — затраты на складские помещения и инвентарные риски — иногда представляются вместе и называются затратами на хранение некапитального характера, что еще раз показывает, что наибольшую часть складских расходов составляют затраты основного капитала. Затраты одного только основного капитала оцениваются примерно в 15 %, при этом все другие затраты вместе составляют примерно то же количество (10 % по С. Г. Тииму и К. Уильямс-Тимму, 19 % по данным Ежегодного государственного доклада по логистике Роберта В. Делани из Cass Information Systems). Ключевым фактором таких колебаний является риск морального износа.

Мы уже говорили о сложности оценок затрат на хранение из-за того, что они включают в себя множество компонентов и что они очень сильно зависят от сферы деятельности. Тем не менее, некоторые приблизительные оценки выполнить все же возможно.

Многие компании склонны недооценивать общие затраты на хранение (или общую стоимость владения запасами товара). Эксперты говорят, что для большинства торговых и промышленных предприятий затраты на хранение запасов колеблются от 18 % до 75 % в год (или, согласно Хелен Ричардсон, от 25 % до 55 %)[3]. Как уже упоминалось, ключевым фактором для определения данного показателя являются затраты основного капитала (включая инвестирование в запасы товаров) и тип продукции (чем быстрее портится продукт, тем выше расходы).

Как правило, расходы на хранение устанавливаются на уровне 25 % от стоимости наличного запаса (ср. Джеймс Р. Сток и Дуглас М. Ламберт, Управление стратегическим обеспечением, издание 2-е, Irwin Professional Publishing, 1987 г.)[14].

Еще один метод быстрого расчета затрат на хранение товаров заключается в прибавлении 20 % к текущей учетной ставке по займам. Например, если размер учетной ставки составляет 10 %, то расходы на хранение будут 10+20=30 %.

По причинам, упомянутым выше, дать более точную оценку довольно сложно. Скажем просто, что для вышеперечисленных категорий можно найти следующие оценки в литературе:

• Затраты основного капитала: 15 %

• Затраты на складские помещения: 2 %

• Издержки на обслуживание запасов: 2 %

• Инвентарные риски: 6 %

Далее нужно обратить внимание на исследование Хелен Ричардсон [3] за 1995 г. Согласно Х. Ричардсон, общие складские расходы составляют 25-55 % и их можно распределить следующим образом:

• Денежные затраты 6 -12 %

• Налоги 2 -6 %

• Страховка 1-3 %

• Затраты на складские помещения 2-5 %

• Ручная работа 2-5 %

• Конторский контроль и управление запасами 3-6 %

• Моральный износ 6-12 %

• Порча и хищение товаров 3-6 %

Это означает, что в среднем за год, в лучшем случае (25 %), дистрибьютор тратит 250 долларов США за каждую 1000 долларов стоимости запасов.

Давайте представим себе компанию, средний уровень запасов которой можно оценить в 10 млн долларов. Чтобы высчитать расходы на хранение запасов, нам нужно, во-первых, прибавить все расходы некапитального характера. Предположим, что они равны следующему:

• Расходы на складские помещения: 200 тыс. долл.

• Издержки на обслуживание запасов: 800 тыс. долл.

• Ручная работа: 200 тыс. долл.

• Страховка: 100 тыс. долл.

• Конторские расходы, оборудование и управление: 300 тыс. долл.

• Налоги: 200 тыс. долл.

• Инвентарные риски: 900 тыс. долл.

• Недостача (включая кражи, …): 300 тыс. долл.

• Моральный износ: 600 тыс. долл.

Итого 1,9 млн долларов США.

Чтобы получить процентный показатель, нужно разделить это число на стоимость запасов: 1,9 млн долл. / 10 млн долл. = 19 %.

И наконец, нужно прибавить затраты основного капитала. Предположим, что они в данном случае составляют 10 %, то есть 1 млн долларов.

В нашем примере общие расходы на хранение товара составляют 2,9 миллиона долларов при средней стоимости запасов в 10 миллионов долларов. В процентном отношении это 19 % + 10 % = 29 %.

Наконец, чтобы получить полную картину складских расходов, нам необходимо добавить затраты на нехватку (отстутствие) товара, то есть расходы, понесенные в случае отсутствия товара. Для розничной торговли они могут включать в себя расходы на экстренные поставки, смену поставщиков на тех, кто работает более оперативно, переход на менее прибыльные товары и т.д. Такие расходы можно высчитать достаточно точно, однако некоторые другие определить достаточно сложно, например, потеря прибыли вследствие потери покупателя или снижения репутации компании. 

Прогнозирование затрат на отсутствие товара само по себе является важной проблемой, которая выходит за рамки данной статьи. Просто скажем, что, в основном, складские расходы уравновешиваются стоимостью, упущенной прибыли за счет отсутствия товара. Уравновешивание складских расходов и затрат на отсутствие товара обычно достигается с помощью определения вероятности обслуживания[20].

Как было показано выше, расходы на содержание запаса товаров достигают внушительных размеров. Именно поэтому так важны мероприятия по сокращению объема запасов: они не только влияют непосредственно на запасы, но и сокращают затраты основного капитала, расходы на хранение, риски и так далее. 

Согласно С. Г. Тимму и К. Уильямс-Тимму, многие компании совершают одну и ту же ошибку при оценке оптимизации системы поставок: они недооценивают ее влияние на складские расходы.

«При оценке оптимизации системы поставок компании часто преуменьшают или вообще не учитывают выгоду от сокращения расходов некапитального характера на хранение товаров, потому что у них нет достоверных оценок этих расходов. Большинство специалистов считает, что такая выгода существует. Однако без достоверных оценок она, как правило, исключается из анализа. Такое поведение вполне объяснимо. Тем не менее, если влияние на подобные расходы нельзя измерить, реальная польза множества инициатив по оптимизации системы поставок будет преуменьшаться»[3].

Таким образом, не все расходы можно легко сократить. Хотя некоторые статьи расходов (например, связанные со складскими помещениями или оборудованием) невозможно сократить без значительных изменений в организации в целом, большинство из них напрямую связаны со стоимостью запасов, и их можно выразить в процентах от средней стоимости запасов (налоги, страховка или моральный износ). Поэтому любое снижение стоимости запасов товара приносит большую выгоду.