Організація як об'єкт впровадження електронного документообігу

Діловодство є комплексом заходів із забезпечення документа-ційного забезпечення управління підприємства або організації. Традиційна організація служб діловодства (управління справами, секретаріат, канцелярія та ін.) спрямована на виконання таких функцій:

• організаційне та документаційне забезпечення діяльності підприємства;

• організація єдиного порядку роботи з документами у під­розділах;

• організація індивідуальної та спільної змістової підготовки документів у підрозділах;

• обмін документами всередині та між структурними підроз­ділами організації;

• створення уніфікованих технологічних процедур прохо­дження і опрацювання документів у підрозділах;

• використання уніфікованих форм представлення і опрацю­вання документів;

• реєстрація всіх документів, які надходять у організацію, з подальшим спрямуванням на розгляд кореспонденції керівництву та у підрозділи;

• реєстрація, облік, видання, розсилання та повернення, за­безпечення зберігання вхідних і вихідних документів, проектів документів;

• реєстрація руху документів, включаючи резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування);

• списання документів у справу та витягнення із справ; за­безпечення збереженості, обліку та використання документів;

• обмін інформацією між співробітниками одного або кіль­кох структурних підрозділів;

• здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень вищих органів державної влади, доручень керівництва організа­ції, листів та звернень громадян, звернень закладів, організацій;

• перевірка правильності та своєчасності виконання документів;

• створення належних умов для документаційного та органі­заційно-технічного забезпечення роботи керівництва організації, своєчасне забезпечення повною, точною та достовірною інфор­мацією про стан підготовки та виконання документів та дору­чень;

• проведення інформаційно-довідкової та аналітичної роботи з питань документаційного забезпечення управління;

• одержання звітів, в тому числі статистичних, на основі ін­формації про документи і стан їх виконання.

Всі ці функції формалізовані та закріплені відповідними дер­жавними та галузевими стандартами і нормативними матеріала­ми, що створює основу їх автоматизації з використанням інфор­маційних комп'ютерних технологій опрацювання документів.

Вдосконалення бізнес-процесів має першочергове значення для підприємств, які бажають зберегти конкурентноздатність на ринку.

Рис. 12. Модель безперервного вдосконалення процесу

Створення і впровадження системи автоматизації діловодства та документообігу спрямовано на досягнення таких цілей: в галузі роботи з документами:

• забезпечення підвищення оперативності і якості роботи з документами, впорядкування документообігу, забезпечення кон­тролю виконання;

• створення умов для переходу від традиційного паперового документообігу до електронної без паперової технології;

• створення необхідних умов для підвищення частки інтелек­туальної праці із змістового опрацювання документів і зниження витрат праці на рутинні операції;

• виключення дублювання роботи із введення інформації про документ на різних ділянках роботи з ним.

в галузі контролю за виконавською дисципліною:

• забезпечення автоматизованого контролю проходження до­кументів у підрозділах організації з моменту їх одержання або створення до завершення виконання (відправлення або оформ­лення у справу), своєчасне інформування співробітників та кері­вництва про документ, які надійшли або створюються, виклю­чення загублення документів;

• забезпечення випереджального контролю за своєчасним ви­конанням документів, доручень вищих органів державної влади та управління, доручень та вказівок керівництва організації, опе­ративне одержання інформації про стан виконання і місцезнахо­дження документа;

• скорочення термінів проходження і виконання доку­ментів.

в галузі організації доступу до інформації:

• забезпечення централізованого зберігання текстів документів, підготовлених у електронній формі, їх графічних образів, а також всіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супроводжуючих документів) з можливістю організації логічного пов'язування документів, які відносяться до одного питання, і оперативного пошуку документів за тематичним набором реквізитів.

При організації електронного документообігу ключовими компонентами є процесне та проектне управління, автоматиза­ція канцелярії, комунікативне середовище. Співвідношення цих елементів є індивідуальним для замовників різних сфер ді­яльності.

Існують певні особливості пропонованих рішень систем елек­тронного документообігу для органів державної влади та управ­ління, промислових підприємств, банків:

• для органів державного управління — системи опрацюван­ня звернень фізичних та юридичних осіб, а також внутрішніх ад­міністративних регламентів;

• у банківській сфері — затребувані архіви кредитних історій та інших даних про клієнтів;

• промислові підприємства потребують, перш за все, автома­тизації внутрішнього документообігу.

Аналітичний огляд ринку систем електронного документообі­гу, виконаний російською фірмою DSS Consulting (http://www. dssconsulting.ru/), яка надає послуги у сфері управлінського та ІТ-консультування, засвідчив, що найбільше СЕД впроваджено у державному секторі (табл. 6).

Таблиця 6