Впровадження систем электронного документообігу за січень-червень 2007 р. За галузями

Галузь	%	Галузь	%
Державний сектор	30	Індустрія розваг	2
Паливно-енергетичний комплекс	10	Машинобудування	2
Нафтогазова та хімічна промисловість	9	Металургія	2
Телекомунікації	7	Харчова промисловість	2
НДІ, освіта	5	Інші	2
Транспорт	5	Торгівля	2
Фінанси, банки, страхування	5	Послуги	2
Будівництво	4	Нерухомість	1
Виробництво	3	Легка промисловість	1
Медицина, фармацевтика	3	Агропромисловий комплекс	1
Житлово-комунальне господарство	2

Впровадження системи автоматизації документообігу створює апаратно-програмну основу для:

• єдиного порядку індивідуальної та спільної роботи з доку­ментами у підрозділах організації;

• об'єднання потоків електронних документів між підрозді­лами організації;

• використання спільної для всіх підрозділів (і організацій) системи індексації документів, спільних довідників-класифіка-торів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки документів;

• забезпечення уніфікації управлінської документації та ско­рочення форм і видів однакових документів.

Для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу необхідно визначитись за певними критеріями.

Критерій 1. За типом організації:

— організації, основним видом діяльності яких є виробництво товарів (промислові підприємства). У цих організаціях обсяги технологічного документообігу перевищують обсяги управлінсь­кого документообігу. При впровадженні СЕД на промисловому підприємстві необхідно проаналізувати можливість і необхід­ність її інтеграції з автоматизованою системою управління, з сис­темами автоматизованого проектування, іншими компонентами інформатизації діяльності;

• організації, для яких основною сферою діяльності є власне сам процес управління (органи державної влади, керівні компанії холдінгів);

• організації, сферою діяльності яких є надання послуг і, від­повідно, інтенсивне створення документів (юридичні, консалтин­гові фірми, видавництва та ін.). Основні проблеми полягають в тому, що:

• організації потрібні недорогі, але функціональні системи;

• організаційно відсутні відділи інформаційних технологій, з якими необхідно взаємодіяти для формалізації вимог до системи. Необхідна участь компанії-консультанта, аналітикам якої дово­диться взаємодіяти майже з усіма співробітниками організації-замовника;

• персонал виконує різноманітні завдання, які складно форма­лізувати.

— організації сфери підвищеної відповідальності. У сферах діяльності, пов'язаних з високою відповідальністю учасників технологічного процесу за результат (воєнна сфера, медицина) необхідно документувати кожен етап виконуваного процесу. СЕД повинна надавати можливість навіть через кілька років виконати аналіз дій, одержувати «зріз» дій на той момент часу.

Можна виконати поділ організацій за формою власності на державні та комерційні:

• для державних відомств характерні значна територіальна розподіленість, складна ієрархія управління з багатьма ступеня­ми. Необхідно враховувати також високі вимоги до забезпечення збереженості даних і обмеженню доступу. Для державних орга­нів особливо характерний консерватизм співробітників, слабкий кадровий склад стосовно використання нових інформаційних технологій.

• великі комерційні підприємства. Наявні такі проблеми:

• проблема територіальної розподіленості, різнорідності окремих елементів структури, що є наслідком різнорідності організаційної структури і бізнес-процесів та інформаційної інфраструктури. Децентралізація управління, коли ключові питання вирішуються на місцях і не виносяться на рівень центрального

апарату управління— це призводить до складності із впрова­дженням єдиних технологій;

• намагання співробітників фірм, певною мірою обізнаних із сучасними технологіями, приймати технологічні рішення. Це ускладнює роботу із впровадження і може викликати конфлікти;

• неготовність комерційних підприємств здійснювати страте­гічні інвестиції у СЕД.

Критерій 2. Масштаби організації.

Доцільно виділити (умовно) такі класи організацій:

• невеликі (десятки-сотні співробітників);

• середні (сотні — тисячі співробітників);

• великі (десятки тисяч співробітників).

Чим більше в організації співробітників, тим складніше ста­ють управлінські Процеси, тим вище зацікавленість керівництва у впровадженні систем електронного документообігу.

Критерій 3. Річний обсяг документообігу на підприємстві.

Об'єднавши 2 і 3 критерій можна одержати чотири підмножи-ни організацій різних типів:

• ЗМІ, архіви;

• малий офіс;

• міністерства, холдинги;

• комерційні фірми.

Критерій 4. Стиль управління і корпоративна культура ор­ганізації.

Стиль управління (авторитарний або демократичний) значною мірою визначає та формує очікування замовника від впрова­дження системи електронного документообігу.

Авторитарний стиль потребує жорсткої ієрархічної структу­ри, суворої субординації, характеризується слабко вираженими зв'язками між підрозділами організації. При впровадженні сис­тем електронного документообігу важливими є функції реєстра­ції документів та контролю виконавської дисципліни

Демократичний стиль вирізняється значним ступенем делегу­вання повноважень та відповідальності, замученістю співробіт­ників до процесу управління. При впровадженні систем електро­нного документообігу потребує спільної роботи з документами, підтримка командної роботи, усунення бар'єрів між структурни­ми підрозділами та ін.

Параметри, що описують документообіг в організації та її структурних підрозділах і визначають необхідність впроваджен­ня системи електронного документообігу.

Для систем документообігу основними параметрами є:

• обсяг документообігу;

• швидкість руху документів;

• вартість виконання типових операцій над документами.

Параметр 1. Обсяг документообігу

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефектив­ності від впровадження електро­нного документообігу
Потік вхідних документів	Число документів, що надходять в організацію протягом року	Скорочення витрат на папе­рові документи
Потік вихідних документів	Число документів, що надсила­ються організацією протягом року	Скорочення витрат на папе­рові документи
Обсяг внутрішнього документообігу	Число документів (наказів, роз­поряджень, службових записок, заяв та ін.), які створюються в ор­ганізації протягом року	Скорочення витрат на папе­рові документи
Рівномірність документопотоку протягом року	Типові сезонні коливання кілько­сті вхідних документів, загальна тенденція зміни обсягів, пов'я­зана із збільшенням або скоро­ченням організації, збільшенням або спадом ділової активності	Скорочення витрат на папе­рові документи
Обсяги документообігу у структурних підрозділах	Характеризується розподілом до­кументів між структурними підрозділами	Скорочення витрат на папе­рові документи
Обсяги документообігу за видами документів	Характеризує витрати на обробку певного виду документів	Скорочення витрат на папе­рові документи
Частка контрольних документів	Відношення кількості документів, які ставлять на контроль до загаль­ної кількості документів	Скорочення витрат на папе­рові документи
Середній обсяг документів	Характеризує кількість інформа­ції, яка надсилається у окремому документі. Для документів, що надсилаються комп'ютерними мережами, обсяг вимірюється у Кб, для друкованих — кількість сторінок	Скорочення витрат на папе­рові документи
Середня кіль­кість копій	Для паперових документів до впровадження множу вальної техніки — 5—6 копій (за кількіс­тю резолюцій), із впровадженням копіювальної техніки — доку­мент копіюється до 18 разів	Скорочення витрат на папе­рові документи

Параметр 2. Швидкість руху документів

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу
Час реєстрації одного документа	Витрачається не більше однієї хвилини	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків
Час передавання одного документа на виконання	Середній час, який проходить з моменту надходження документа в організацію до моменту, коли він опиняється в руках відповідального виконавця (не менше 1 дня)	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації
Час пересилання документа між структурними підрозділами	У невеликих локальних організаціях — кілька хвилин. Чим більш організація, тим більше значення показника (до кількох днів для віддалених підрозділів)	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоківЗміна корпоративної культури організації
Час пошуку документа за відомими атрибутами	При «паперовій» технології— кілька хвилин	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків
Час пошуку документа з невідомими атрибутами	При «паперовій» технології—кілька годин і навіть днів	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації
Час підготовки і узгодження типових документів	Типові документи — проекти наказів, угод, плани роботи та ін При оцінці показника можуть виникнути проблеми, пов'язані з доступністю та достовірністю даних. Можна оцінити, порівнюючи дату підпису відповідного документа і дату одержання першого підпису на листі узгодження	Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації
Час, що витрачається на підготовку типових звітів	На підготовку звітів може витрачатись 30—40% робочого часу	Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації

Параметр 3. Вартість виконання типових операцій над доку­ментами

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу
Вартість робочого часу співробітників	Засоби на оплату праці, оренду виробничих приміщень, податкові виплати	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників
Вартість ресурсів	Папір, витратні матеріали, принтери, копіювальні апарати, витрати на утримання архіві, амортизаційні відрахування та ін.	Скорочення витрат на паперові документи