Основные этапы реферирования

Процесс составления реферата предполагает последовательное осуществление шести этапов:

1. Предварительный анализ, ознакомительное чтение,. Изучение реферируемого документа начинается со знакомства с заглавием, справочным аппаратом издания (введением или предисловием, оглавлением), рубриками внутри текста, выводами и резюме. Цель предварительного анализа – получить представление о первичном документе в целом, его проблематике и структуре.

2. Углубленный анализ, внимательное чтение. Цель – анализ первичного документа и исключение несущественных сведений или сведений, не относящихся к основному содержанию документа. В результате углубленного анализа референт должен получить четкое представление об объекте работы, его свойствах, преимуществах и недостатках, о цели работы, применявшихся методах, об основных результатах и выводах автора, о степени реализации и области применения сведений из первоисточника. Необходимо отметить противоречивые и недоказанные положения, высказанные автором первичного документа.

В ходе анализа текста первичного документа осуществляется оценка значимости составляющих его элементов с точки зрения целесообразности отражения их в реферате.

Выделяются элементы, которые обязательно должны быть отражены в реферате, либо не включаются в реферат, либо представляется в аннотированном виде:

– новые идеи и гипотезы, экспериментальные данные, новые методики, оригинальные конструкции машин и механизмов, качественно новые явления, процессы и т.д. Эта группа элементов подлежит максимальному отражению в реферате; здесь допустимы лишь текстовые сокращения без потери информации, например, замена громоздких рассуждение более лаконичными фразами;

– сведения, не являющиеся принципиально новыми: традиционные методы, формульный, цифровой материал и т.п. Эти данные отражаются в реферате избирательно, в зависимости от их значимости и целей реферирования, и могут быть представлены в реферате в обобщенном или аннотированном виде.

– аргументы, пояснения, примеры и другая информация разъяснительно-иллюстративного характера. Эта группа элементов, как правило, либо не включается в реферат, либо представляется в аннотированном виде.

3. Определение вида реферата – расширенный или краткий, общий или специализированный. Выбор вида реферата зависит от вида реферируемого произведения, целей и задач процедуры свертывания.

4. Определение структуры реферата в зависимости от его вида, выбор соответствующих языковых и стилистических средств.

5. Синтез информации, компоновка текста в соответствии с требованиями к структуре и стилю реферата. В ходе синтеза обеспечивается последовательное краткое изложение основного смыслового содержания первичного докмента, достигается связность и логичность представления информации. С этой целью проводится процедура редактирования текста реферата.

6. Оформление реферата в соответствии с требованиями ГОСТ 7.9 – 95.

Формализованная методика реферирования.

(Форма – лат.forma, установленный образец чего-либо, шаблон. Формальный – произведенный по форме, в принятом порядке)

Назначение формализованной методики составления рефератов заключается в снижении субъективности действий человека. Данная методика способствует упорядоченности процессов извлечения наиболее важных сведений из первичного документа и предоставления их в сжатом виде, повышению качества подготавливаемых вторичных документов, а также снижению временных и интеллектуальных затрат на их подготовку.

Одним из видов формализованной методики является экстрагирование – извлечение из первичного документа наиболее ценных в смысловом отношении фрагментов текста. Процесс экстрагирования осуществляется в три этапа:

1. Определяется набор сведений (аспектов содержания), которые следует обязательно включить в состав реферата.

2. С использованием маркеров и индикаторов из текста первичного документа выделяются имеющиеся в нем основные аспекты содержания.

3. По заранее установленным правилам на основе выбранных из текста первичного документа аспектов содержания составляется, а затем редактируется реферат.

Аспекты содержания, выделенные в ходе анализа первичного документа, - это относительно самостоятельные части текста, обладающие смысловым единством. Их выявлению способствует использование маркеров – характеристических слов или словосочетаний, однозначно определяющих тот или иной аспект содержания. Каждый аспект обладает своим специфическим набором маркеров, причем в текстах различных областей знания маркеры одних и тех же аспектов не имеют существенных отличий.

Индикаторы представляют собой устойчивые словесные обороты, характеризующие последовательность изложения содержания, акцентирующие внимание читателя на отдельных фрагментах текста. В отличие от маркеров индикаторы не привязаны жестко к конкретному аспекту содержания, а являются своего рода указателями развития авторской мысли в тексте. Можно выделить следующие виды индикаторов:

• индикаторы, формулирующие тему документа, характеризующие последовательность изложения того, о чем будет идти речь в документе – например, «Данная статья посвящена…», «Ниже описывается (приводится, характеризуется)», «Далее будет рассмотрен вопрос о …», «Рассмотрим…», «Обратимся к …»;

• индикаторы результирующего характера. Например, «Итак, …», «Таким образом…», «Следовательно,…»;

• индикаторы, акцентирующие внимание читателя на наиболее важных утверждения, положениях текста. Например, «Существенным является…», «Важно заметить, что…», «Следует подчеркнуть…».

Для поаспектного анализа текста и экстрагирования его значимых фрагментов используют планы-макеты рефератов. Имеется универсальный план-макет, то есть пригодный для реферирования документа любой отрасли знания и планы-макеты, которые могут иметь отличительную структуру, в зависимости от темы, отрасли знания и т.д.

В реферируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты из приводимого в планах-макетах перечня. В этом случае они опускаются, однако последовательность изложения сохраняется.

В зависимости от отраслевой принадлежности первичных документов, объектов описания и существа публикаций существуют сведения, включение которых в реферат считается обязательным. К ним относятся:

• название страны и организации, в которых выполнена работа;

• марки и наименования оборудования, материалов, сырья;

• названия теорий, методик;

• данные о достоверности (время наблюдения, количество испытанных образцов, масштабы внедрения и т.п.);

• сведения об экономической эффективности, затратах, препятствиях и трудностях.

При реферировании имеется ряд способов изложения реферативного текста:

• цитирование, то есть дословное воспроизведение фрагментов первичного документа;

• перефразирование, которое предполагает частичное изменение (сокращение, объединение, замену, группировку) отдельных фрагментов текста первичного документа;

• замещение – замену фрагмента текста (предложения в целом, его части, словосочетания или слова). Замещение обеспечивает ясность и понятность текста. Данная операция используется в тех случаях, когда включенное в реферат маркированное предложение содержит слова типа «эти», «такие», «подобный», «вышеприведенный», «рассмотренный ранее» и т.п., значение которых следует непременно раскрыть, иначе реферат будет непонятен читателю. В этом случае выполняется операция «шаг назад», то есть в тексте первичного документа отыскивается фрагмент, с помощью которого и осуществляется необходимая замена в реферате. Рассматриваемый прием используется также в том случае, если маркированное предложение, включенное в реферат-экстракт, содержит аббревиатуру, смысл которой может быть неясен читателю;

• опущение – пропуск слова или словосочетания без ущерба для смыслового содержания текста реферата. Пропуску подлежат сведения аргументирующего, пояснительного характера, разъясняющие и иллюстрирующие основные положения первичного документа. Пропуску подлежат слова типа «данная статья», «настоящая работа», «итак», «таким образом», «следовательно», «например», «в частности», «в том числе», «при этом» и т.п.;

• совмещение – операция, при которой два или несколько предложений, содержащих совпадающие (тождественные элементы), накладываются друг на друга, образуя сокращенную конструкцию, где совпадающие компоненты употребляются только однажды.

На этапе редактирования рефератов операции замещения, опущения и совмещения могут использоваться одновременно.

Обзорно-аналитическая деятельность

Обзорная деятельность рассматривается многими учеными как средство преодоления противоречия между объемом накопленной и текущей информации и физическими возможностями восприятия ее отдельным потребителем. Научная информация, создаваемая миллионами ученых и специалистов, часто бессистемно разбросана в большом количестве научных документов. Для оптимизации использования этой информации необходима ее конденсация (сгущение, уплотнение, накапливание), классификация, систематизация, анализ, оценка. Но ни в одном из различных видов аналитико-синтетической переработки информации все эти операции не осуществляются с такой полнотой и глубиной, как при составлении обзоров.

Возрастание роли обзорной информации в удовлетворении информационных потребностей специалистов науки и техники обслуживаются не столько количественным ростом документальных потоков, сколько качественными изменениями, происходящими в системе научных коммуникаций.

Виды обзоров

Под обзором как видом научно-технической литературы понимается литературное произведение, содержащее сводную характеристику состояния какого-либо вопроса со степенью свертывания, необходимой и достаточной для ориентации определенной категории потребителей информации в документальном или информационном потоке.

Из определения следует, что обзор как один из литературных жанров обладает определенным целевым назначением (ориентация специалистов в информационном потоке), характеризуется специфическими композиционными и стилевыми особенностями, содержит сводную характеристику состояния вопроса и является результатом свертывания не одного источника, а их определенной совокупности. Из числа обзоров исключаются такие документы обобщающего характера, как монографии, учебники, справочники, поскольку они имеют иное целевое назначение.

Существует большое количество различных схем классификаций обзоров, в основу которых положены разные основании деления. Наиболее важным основанием деления является вид анализа обозреваемых источников, который применен при подготовке того или иного вида обзора: 1. анализ документографический (библиографический), 2. фактографический и научно-технический (концептографический) (3). Соответственно различают библиографические, реферативные и аналитические обзоры.

1. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ ОБЗОР содержит сводную характеристику изданий и документов, выполненную на основе документографического анализа. В библиографическом обзоре дается обобщенное описание содержательных элементов, а также приводятся формальные признаки, характеризующие обозреваемые источники. Целевое назначение таких обзоров – ориентация потребителей информации в документальных потоках. В библиографическом обзоре рассматриваемые источники обычно даются в сопоставлении друг с другом, как бы охватываются единой мыслью, нередко с оценкой произведений. Обзоры, содержащие оценку произведений являются разновидностями – критическими или рекомендательными библиографическими обзорами и принадлежат одновременно в двух сферах информационного обслуживания - документальному и концептографическому.

Библиографические обзоры в свою очередь подразделяются на обзоры новых поступлений (материалов, вышедших в свет за последний период – месяц, квартал, год); источниковедческие обзоры, рассматривающие характер, назначение и тематику произведений по определенной проблеме или предмету; обзоры информационных изданий (определенной совокупности реферативных журналов, библиографических указателей и т.п.).

2. РЕФЕРАТИВНЫЙ ОБЗОР имеет целью ориентацию потребителей информации не в документальных, а в информационных потоках, т.е. в совокупности фактов и концепций независимо от того, из каких документов они извлечены. Хотя, как правило, реферативные обзоры сопровождаются списком литературных источников, на основе которых они составляются, его можно в принципе исключить без ущерба для познавательного значения реферативного обзора. В результате фактографического анализа из обозреваемых документов отбираются только те факты и концепции, которые могут служить основой для раскрытия темы обзора. Остальная информация, содержащаяся в источниках, возможно, сама по себе очень ценная, но не имеющая отношения к данной теме, может не приниматься во внимание. В этом заключается существенное отличие реферативного обзора от библиографического. Последний предполагает обязательное обращение к первоисточникам, указанным в обзоре.

Составитель реферативного обзора, так же как и составитель информативного реферата отдельного документа, не должен давать критическую оценку обозреваемого материала, т.е. привносить свои личные концепции. Материал должен быть обобщен так, чтобы потребители, на которых рассчитан данный обзор, сами смогли бы сделать необходимые для своей работы выводы. Таким образом, реферативные обзоры, так же как и библиографические, не могут быть отнесены к сфере концептографического обслуживания и являются формой фактографического обслуживания, т.е. результатом информативного свертывания.

3. АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОБЗОР создается с целью не только ориентировать специалистов в информационном потоке по данному направлению (проблеме), но и дать оценку состояния проблемы, выявить тенденции в ее развитии, т.е. его цель – интерпретированная ориентация в информационном потоке. Поэтому он является результатом не только фактографического анализа первичных документов, но также концептографического анализа изложенных в них положений – фактов и концепций, т.е. результатом как информационного свертывания, так и развертывания информации.

Концептографическое обслуживание

Под концептографическим обслуживанием понимается формулирование и доведение до потребителей ситуативной информации, полученной в результате информационно-логического и концептографического анализа некоторой совокупности сообщений (т.е. в результате как свертывания, так и развертывания информации). Концептографическое информационное обслуживание существенно отличается от документального и фактографического тем, что предусматривает доведение до специалистов интерпретированной (развернутой) информации, в явном виде не с содержащейся в анализируемых документах, в то время как в двух других случаях потребителю предоставляется информация, извлеченная из потока сообщений и синтезированная на том или ином уровне библиографического и фактографического свертывания. По этой причине концептографическое обслуживание можно также рассматривать как форму интерпретированного документального и фактографического обслуживания или как обслуживание, основанное на развертывании информации.

Если библиографические и реферативные обзоры направлены прежде всего на разрешение противоречия между объемом информационных потоков и физическими возможностями их восприятия отдельным специалистом, то аналитические обзоры являются носителями новой, ситуативной информации, отсутствовавшей ранее и специально синтезированной для удовлетворения потребностей в ней.

Помимо целевого назначения и вида анализа, обзоры делятся также в зависимости от формы представления, отражающей оперативность обзорной информации: например, обзорная справка, ежегодный обзор, обзорная статья, обзор монографического типа.

Функции обзоров в системе научных коммуникаций.

Обзорам, как и другим документам, присуща много функциональность, причем их функции исторически видоизменялись. Можно выделить следующие функции, присущие многим видам документов, в том числе и обзорам:

1. информационная – важнейшая функция для большинства документов;

2. учебная – функция формирования индивидуальных тезаурусов;

3. организационная - функция формирования документальных потоков;

4. кумулятивная – функция формирования активного фонда науки;

5. эвристическая – функции стимулирования творческих возможностей специалистов на создание новой информации;

6. гносеологическая (внутринаучная) – функции развития и формирования общественного тезауруса (науки).

Методика написания обзоров

Основные этапы работ над обзором.

1-й этап. Разработка тематического плана (содержания) обзорного документа, обоснование необходимости написания обзора (1-й раздел): достаточно ли актуальна проблема, которую предстоит осветить в обзоре, на какую категорию потребителей данный обзор будет рассчитан. Заканчивается 1-й этап разметкой пунктов оглавления обзора цифровой или буквенно-цифровой индикацией с тем, чтобы впоследствии в ходе сбора литературы каждый источник можно было бы идентифицировать индексом с соответствующей части оглавления и тем самым сгруппировать источники по разделам обзора.

2-й этап – чисто библиографический: главная задача этого этапа – с максимальной полнотой собрать литературу по теме обзора. Для этого сначала необходимо определить круг библиографических источников, в которых будет осуществляться поиск необходимых документов – в каких каталогах и каких библиотек, в каких реферативных журналах и за какие годы, в каких электронных базах данных и т.д. Источники текущей библиографической информации, периодические и продолжающиеся издания следует просматривать в обратнохронологической последовательности, что обеспечивает первоочередное выявление новых материалов.

3-й этап – аналитический, он включает в себя два подэтапа: а) составление картотеки релевантных документов на основе просмотренных вторичных и первичных источников и б) анализ литературных источников "de-visu”.

В результате выполнения 3-го этапа работы составитель получает два массива документов: 1) библиографический указатель литературы, использованный при анализе первоисточников (указатель располагается, как правило, в алфавитном порядке и предварительно нумеруется. Возможно и систематическое расположение литературных источников – по отдельным разделам и параграфам обзора); 2) конспекты первоисточников, которые располагаются в соответствии с идентификационными индексами по главам, разделам, параграфам. Многие из этих материалов могут иметь пометки, замечания, предложения, исполненные составителем еще на стадии поиска и отбора материалов.

4-й этап - синтетический, этап написания и оформления обзора. Обзор составляется в соответствии с функциональным назначением – библиографическим, реферативным или информационным: обзор как средство ориентации читателя в документальном или информационном потоке. По своему характеру, форме обзоры могут значительно различаться. Каждый квалифицированно составленный обзор наряду с основной частью должен включать также введение (причина появления обзора, читательское назначение, хронологический охват литературы), заключение (выводы) и справочный аппарат, состоящий обычно из библиографического списка источников, предметного и именного указателей, а также оглавления и аннотации.

4-й этап включает в себя также литературно-стилистическую обработку текста, проверку логической последовательности изложения – от исходных посылок, анализа и оценки к выводам и рекомендациям.

ТЕМА: Деятельность международных организаций в области каталогизации.

Сложившееся в настоящее время Международное библиотечное сообщество объединило свои усилия по выработке общих принципов каталогизации документов. Ведущую роль в этой области играет секция каталогизации ИФЛА (Международная федерация библиотечных ассоциаций и организаций). На основе выработанных ИФЛА международных правил каталогизации многие страны мира создают свои национальные правила.

ИФЛА была создана для содействия международного библиотечного сотрудничества в 1927 г.

МФД – Международная Федерация по документации была создана в 1931 г. в результате объединения Международного библиографического бюро и Международного библиографического института (МБИ) – конец XIX века.

ИФЛА и МФД являются двумя международными неправительственными организациями, которые соответствуют целям ЮНЕСКО в области библиотек, архивов и документациям. (ЮНЕСКО – ООН по вопросам образования, науки и культуры).

Деятельность этих организаций направлена на обеспечение всеобщей доступности информации в мировом масштабе. Разрабатываются различные программы, например:

1. ЮНИСИСТ – межправительственная программа сотрудничества в области научной и технической информации.

2. Деятельность в рамках программ «Универсальный библиографический учет» (УБУ) и «Всеобщей доступности программ» (ЮАП).

3. Планирование в международном масштабе - разработка структуры всемирной информационной сети, включающая учет мировой продукции путем использования в международном масштабе стандартных форм БО, обмен библиографическими данными и т.д.

4. Проведение ежегодных сессий, на которых разрабатываются проекты, решения, основные направления деятельности. Благодаря проведению сессий осуществляется международное сотрудничество, обмен опытом. Проведение сессий позволяют совместно разрабатывать, искать новые пути, направления деятельности, совместно осуществлять составление программ.

ИСО (Международная организация по стандартизации) разрабатывает минимум совместимых норм и правил, что является основой международного сотрудничества, так как отсутствие стандартов, различия в правилах каталогизации препятствуют осуществлению кооперированных программ, как в пределах страны, так и при международном сотрудничестве.

ИСО, созданная в Женеве, в настоящее время ее Генеральный секретариат находится в Лондоне. Один раз в три года собирается Генеральная Ассамблея, между ее сессиями работают Совет, Исполнительный комитет. Существует техническая группа по документации, которая подготавливает рекомендации по стандартам в области библиографии и документации. Издает материалы на трех официальных языках: английском, французском и русском.

В России с 1993 г. функционирует Межрегиональный комитет по каталогизации (МКК), называемой ранее Междуведомственной каталогизационной комиссией. МКК включает представителей крупнейших библиотек – РГБ, РНБ, БАН, ГПНТБ России и др., которые занимаются разработкой на основе международных правил ИФЛА отечественных правил каталогизации. В настоящее время – это Российские правила каталогизации.