4Организация складского учета материалов. Учет движения материалов в бухгалтерии.
Первичные документы на поступление и расход материалов используются для ведения учета материалов на складе. Кладовщик на каждый номенклатурный номер на складе ведет карточку складского учета (форма № М-17). Верхняя часть карточки складского учета отражает сведения о материале, норме запаса, цене за единицу. Нижняя часть карточки предназначена для отражения текущего движения материала в натуральном выражении на основе первичных документов.
Для обеспечения порядка в складском учете и предотвращения злоупотреблений карточки складского учета открываются бухгалтерией предприятия и регистрируются в особом реестре. При открытии карточки работники бухгалтерии записывают номер, норму запаса, другие реквизиты, а также остаток на начало месяца. Кладовщик записывает все операции по поступлению и выдаче материалов в соответствующую карточку и выводит остаток после каждой операции.
Периодически в соответствии с установленным графиком документооборота бухгалтер принимает по реестру первичные документы по приходу и расходу материалов, проверяет соответствие записей в карточках содержанию документов и ставит в графе «Контроль» карточки складского учета дату проверки и подпись.
Для аналитического учета материалов в бухгалтерии используются все первичные документы, поступающие со склада. До принятия на учет поступившие со склада первичные документы таксируются (умножается количество материалов на их цену). После этого данные из документов группируют по номерам складов, по видам или группам материалов и по номенклатурным номерам. Следовательно, в бухгалтерии предприятия осуществляется только стоимостной учет, а на складе – только количественный учет.
Наиболее распространенным в настоящее время является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод аналитического учета материалов. Сальдовый метод состоит в том, что данные синтетического и аналитического учета сравниваются лишь по стоимости групп материалов. За основу берется сальдо, выведенное по складским карточкам сортового учета, оцененное по учетным ценам. Общая стоимость всех остатков по отдельным группам карточек складов должна совпадать со стоимостью остатков по данным стоимостного бухгалтерского учета по группам материалов.
На основании карточек складского учета заводится оборотная ведомость учета материалов на складе. Ведомость открывается на год и в ней приводится перечень всех номенклатурных номеров и наименований материалов, расположенных по учетным группам, единица измерения, учетная цена, а затем остатки по количеству и сумме на первое число каждого месяца. По окончании каждого месяца ведомость остатков передается бухгалтерией на склад, где материально-ответственные лица записывают в нее из карточек количественные остатки материалов на начало следующего месяца. Ведомость остатков является техническим регистром, используемым для увязки и сверки складского и бухгалтерского учета.
На основании оборотных ведомостей учета материалов каждого склада бухгалтерская служба составляет сводную оборотную ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов по группам и субсчетам.
Учет материалов в бухгалтерии начинается с проверки поступающей документации как по существу совершаемых операций и правильности оформления, так и в отношении точности арифметических подсчетов и законности операций.
Следующий этап обработки документов – это их таксировка. После таксировки первичные документы группируются. Целью группировки является получение итоговых данных для записей в регистры бухгалтерского учета. Группировка производится в разрезе номенклатурных номеров, групп материалов, счетов и субсчетов, складов, цехов в накопительных ведомостях, составляемых отдельно на приход и расход.
В накопительной ведомости прихода отражаются остатки на начало месяца и суммы поступивших материалов по складам и всего по предприятию за месяц. Остатки материалов на начало месяца проставляются из ведомостей за прошлый месяц.
В накопительной ведомости расхода отражаются расход по каждому реестру, каждому складу и всего за месяц, а также остатки материалов на конец месяца.
Накопительные ведомости ведутся на основании первичных документов по принятым учетным ценам.
По окончании отчетного месяца итоговые данные накопительных ведомостей по приходу и расходу переносятся в соответствующие разделы ведомости № 10 «Движение материальных ценностей (в денежном выражении)». Ведомость № 10 предназначена для учета движения и остатков материалов по местам их хранения по учетным ценам. Одновременно в ней отражается фактическая себестоимость поступивших и выбывших материальных ценностей, выявляются отклонения от принятых учетных цен (ТЗР). Если же на предприятии не ведутся накопительные ведомости, то ведомость № 10 составляется на основании первичных документов. Ведомость № 10 состоит из трех разделов.
В первом разделе отражаются остаток и движение материальных ценностей по местам хранения без разбивки по синтетическим счетам и учетным группам.
Во втором разделе отражаются остатки по синтетическим счетам, учетным группам, поступление материалов от поставщиков и других источников. В этом же разделе отражается фактическая себестоимость поступивших материалов и определяется процент отклонений фактической себестоимости от стоимости материалов по учетным ценам. Этот процент отклонений определяется по следующей формуле:
Третий раздел ведомости № 10 предназначен для учета расхода материалов и определения остатков материалов на конец отчетного месяца по учетным ценам и фактической себестоимости, которая определяется исходя из среднего процента отклонений, рассчитанного во втором разделе, и суммы расхода материалов по учетным ценам.