3. Совершенствование деятельности предприятия ооо "ПринтЛайт"

3.1. Проблемы деятельности предприятия ооо "ПринтЛайт"

В ООО "ПринтЛайт" в настоящее время учет продаж ведется с помощью табличного процессора Microsoft Excel. Это позволяет формировать и распечатывать сводки по продажам товара, сводку по наличию товара, общую клиентскую базу, сводку ассортимента товаров и ее стоимость.

На основании этих сводок анализировать деятельность работы очень сложно, так как в них отсутствуют необходимые группировки, выборки и расчеты показателей. Ручная и полуавтоматизированная обработка информации не позволяет быстро и качественно подготавливать информационные материалы для анализа и оценки тех или иных показателей. Такой процесс является трудоемким и ненадежным, так как велика вероятность возникновения ошибок. До настоящего времени автоматизированной системы для проведения обобщенного анализа продаж ООО "ПринтЛайт" не существовало.

Приобретение автоматизированной системы является в настоящее время актуальной необходимостью, так как позволит руководству компании оперативно получать информацию для анализа и оценки продаж по клиентам, по ассортименту товаров, а также рассчитывать такие показатели, как процент выполнения плана, динамику продаж, рейтинги. Только при наличии такой информации руководство сможет своевременно получить материалы для оценки торговой деятельности предприятия, что в конечном итоге повысит эффективность работы ООО "ПринтЛайт" в целом.

3.2. Мероприятия по совершенствованию деятельности предприятия ооо "ПринтЛайт"

Анализ использования программных продуктов на предприятии показал, что техно-торговый отдел осуществляет работу с клиентами и реализует продукцию в программе Microsoft Excel по схеме представленной на рис.3.

Счет

Реализация товаров и услуг

Отчет о продажах

Рис. 3 Схема документооборота в техно-торговом отделе

Как писали выше, работа в Microsoft Excel не позволяет быстро и качественно подготавливать информационные материалы для анализа и оценки различных показателей. Поэтому в рамках преддипломной практики предлагается внедрение программы 1С Бухгалтерия 8.

По схеме, представленной на рисунке 3, при внедрении программы 1С отпуск товаров и услуг покупателю регистрируется в информационной базе с помощью документа "Реализация товаров и услуг» (экранная форма.1.)

(экранная форма.1.) Документа «Реализация товаров и услуг»

Данная экранная форма позволяет формировать различные печатные формы и документы, такие как приходный кассовый ордер или счет-фактура. В программе 1С Бухгалтерия возможно производить автоматический расчет стоимости списания различных товаров либо услуг.

Если предприятию требуется указать стоимость списания, явно а не рассчитывать автоматически, это так же можно сделать в 1С, причем при проведении документов в системе данная сумма останется постоянной.

При помощи программы 1С Бухгалтерия 8 возможно учитывать различные производственные процессы начиная с момента поступления на склад и заканчивая реализацией конечному клиенту.

Схему работы техно-торгового отдела можно представить необходимыми выходными формами, которые представленными на рисунке 4.

Требование –накладная

Поступление товаров и услуг

Авансовый отчет

Отчет производства за смену

Акт об оказании услуг производственного характера

Инвентаризация

Рис. 4 Схема документооборота техно-торгового отдела

С помощью документа "Требование-накладная" в 1С производится регистрация факта приема-передачи товара. Экранная форма данного документа представлена на рисунке 5.

Итоги работы техно-торгового отдела должны ежедневно вводиться в информационную базу документом "Отчет за смену". На закладке "Продукция" документа "Отчет за смену" вводятся необходимые сведения об отремонтированной продукции, либо заправленных картриджах, а на следующей закладке "Материалы" находятся сведения о тех материалах, которые понадобились для ремонта либо порошок, который использовался для заправки картриджа.

Если завести спецификации, сведения о материалах будут заполняться системой автоматически. На данной форме существует еще одна закладка "Услуги", с помощью которой можно хранить данные о "внутренних" услугах, оказанных одним отделом другому, например установка или заправка картриджа для бухгалтерии.

(экранная форма.2.) Документа «Требование-накладная»

Еще одна немаловажная форма формирует документ «Акт об оказании услуг производственного характера», который хранит оказание услуг производственного характера.

(экранная форма .3.) «Акт об оказании услуг производственного характера»

Основной функцией документа «Акт об оказании услуг производственного характера» является возможность регистрации расхода материалов, которые связанны с оказанием производственных услуг. При помощи документа "Инвентаризация" в конце месяца складские остатки корректируются.

Бухгалтерия ООО "ПринтЛайт" осуществляет расчеты с клиентами как наличными так и безналичными платежами. При помощи программы 1С бухгалтерия, используя встроенную подсистему учета денежных средств, сможет формировать денежные документы, такие как кассовые ордеры или платежные поручения и ордера.

В программе для исходящих документов безналичных денежных платежей, предусмотрена печать в бумажном и электронном видах. По различным статьям денежных средств в программе предусмотрена возможность формирования аналитического отчета.

На основании документов, таких как авансовый отчет, приходный и расходный кассовые ордера в системе 1С формируются кассовые операции.

На основании документов, таких как платежное поручение, регистрация счет-фактур, выписка банка в системе 1С формируются банковские операции.

Расчетные счета предприятия ООО "ПринтЛайт" являются местом безналичного хранения денежных средств, в 1С они отображаются как элементы списка банковских счетов организации. При помощи регистрации платежных документов в системе происходит списание и поступление денежных средств безналичным путем.

Для коммерческих банков, с которыми сотрудничает предприятие с помощью 1С возможно формирование и передача платежных документов в электронном виде. Кассовая книга в данной программе так же формируется автоматически.

Данные о технико-экономических показателях производственно-хозяйственной деятельности так же хранятся в системе и представлены в виде операций. Каждая из этих операций может содержать одну или несколько проводок, которые отражают в бухучете соответствующую ей операцию. При помощи документов, таких как приходный и расходный кассовые ордера могут автоматически формироваться данные операции, а так же есть возможность вода их вручную.

В системе 1С Бухгалтерия предусмотрены отчетные формы в виде регламентированных отчетов, предназначенные для предоставления в различные органы власти такие как налоговая, органы статистики или внебюджетные фонды.

Так же существуют другие различные отчеты предназначенные для использования предприятиями для собственных нужд. Большинство отчетов представляют бухгалтерские итоги в различных периодах, для любых бухгалтерских счетов. Примером могут служить отчеты, такие как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие.

Например, в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость» по различным счетам можно получить информацию об остатках по дебету и кредиту за конкретный период.

Кадровый учет ООО "ПринтЛайт" может быть так же организован на базе 1С Бухгалтерия. Для этого в системе используются такие формы документов как прием на работу, увольнение из организации, кадровое перемещение, сведения о стаже и заработке.

В системе хранятся различные сведения, с помощью которых можно рассчитывать заработную плату, различные налоги, а так же другие сведения о работниках предприятия.

Все кадровые сведения в 1С разделены на 2 категории – информация о работниках предприятия и информация о физических лицах.

В первом случае относятся сведения, связанные с выполнением сотрудником предприятия различных должностных обязанностей, таких как должность, наименование места работы, условия оплаты труда и др.

Во втором случае относятся личные сведения, которые не связаны с работой – это паспортные данные, сведения о семье, о месте жительства и прописки и т.п.

Такое разделение нужно для того, чтобы исключить повторный ввод информации при повторном принятии работника, либо при принятии его по совместительству на другую должность.

При помощи формы "Управление данными работника" можно просмотреть все введенные данные о работнике, отредактировать эти данные либо внести новые.

В этой работе рассмотрено только некоторые возможности системы 1С, но основное предназначение системы это возможность работы с электронными документами, содержащие все данные необходимые организации для эффективного управления.