2. Вычисления и группировка в запросах, запросы с параметрами

Подсчитать количество элементов в поле (столбце значений) можно с помощью функции Число. ФункцияЧисло принадлежит к ряду функций, называемых статистическими. Статистические функции используются для выполнения вычислений со столбцом данных и возвращают одно значение. Кроме функции Число, в приложении Access предусмотрены следующие статистические функции.

• Сумма — для суммирования столбцов чисел.

• Среднее — для вычисления среднего значения столбца чисел.

• Максимум — для нахождения наибольшего значения в поле.

• Минимум — для нахождения наименьшего значения в поле.

• Стандартное отклонение — для оценки разброса значений относительно среднего значения.

• Дисперсия — для оценки статистической дисперсии всех значений в столбце.

В Office Access 2007 можно добавлять к запросу функцию Число и другие статистические функции следующими двумя способами.

• Откройте запрос в режиме таблицы и добавьте строку итогов. С помощью строки итогов, нового средства Office Access 2007, можно использовать статистическую функцию в одном или нескольких столбцах результатов запроса, не изменяя структуру запроса.

• Создайте итоговый запрос. В итоговом запросе вычисляются промежуточные итоги по группам записей. Например, для вычисления промежуточных итогов по всем продажам за квартал или по городу можно воспользоваться итоговым запросом, чтобы сгруппировать записи по требуемой категории, а затем просуммировать цифры продаж. Напротив, с помощью строки итогов можно сосчитать общие итоги для одного или нескольких столбцов (полей) данных.

В следующих разделах описаны шаги, которые следует выполнить, чтобы добавить строку итогов, а также описывается использование итогового запроса для обработки данных. Следует обратить внимание на то, что функция Число работает с большим числом типов данных, чем другие статистические функции. ФункциюЧисло можно вычислить для любого типа полей, кроме тех, которые содержат сложные наборы скалярных данных, например списки с несколькими значениями.

Напротив, многие статистические функции работают только с полями определенного типа данных. Например, функция Сумма работает только с полями, для которых задан тип данных «Числовой», «Действительное» или «Денежный».

Подсчет данных с помощью строки итогов

Чтобы добавить к запросу строку итогов, откройте запрос в режиме таблицы, добавьте строку, а затем выберите функцию Число или другую статистическую функцию, например Сумма, Минимум, Максимумили Среднее. В этом разделе описаны шаги, которые требуется выполнить для того, чтобы создать базовый запрос на выборку и добавить строку итогов.

Создание простого запроса на выборку

1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицы, которые будут использоваться в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть.

Выбранные таблицы появятся в виде окон в верхней части конструктора запрос

3. Дважды щелкните поля таблицы, которые нужно использовать в запросе.

В запрос можно включить поля, содержащие описательные данные, такие как имена и описания, но в него необходимо включить поле, содержащее значения, которые нужно подсчитать.

Все выбранные поля появятся в столбцах бланка запроса.

4. На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Запуск.

Результаты запроса будут отображены в режиме таблицы.

5. При необходимости можно вернуться в режим конструктора и скорректировать запрос. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа запроса и выберите команду Конструктор. Затем можно скорректировать запрос, добавив или удалив поля таблицы. Чтобы удалить поле, выделите столбец в бланке запроса и нажмите клавишу DELETE.

6. При необходимости сохраните запрос.