3.2 Запрос на создание таблицы
Запрос на создание таблицы получает данные из одной или нескольких таблиц, а затем помещает набор результатов в новую таблицу. Эта новая таблица может располагаться в базе данных, открытой в данный момент, или создается в другой базе данных.
Обычно запрос на создание таблицы создается, когда необходимо скопировать данные или поместить их в архив. Предположим, что существует таблица (или несколько таблиц) с данными по продажам за прошедшие периоды, и эти данные нужно использовать в отчетах. Эти данные не изменяются, поскольку все сделки были совершены, по меньшей мере, день назад. Многократное выполнение запроса для извлечения данных требует значительного времени, особенно если запрос сложный, а хранилище данных имеет большой объем. Загрузив данные в отдельную таблицу и используя эту таблицу в качестве источника данных, можно снизить нагрузку и получить удобный архив данных. В процессе работы следует помнить, что данные в новой таблице являются копией исходных данных в определенный момент времени; они не имеют связи и не подключены к исходной таблице (или таблицам).
Процесс создания запроса на создание таблицы состоит из следующих основных этапов.
Включите содержимое базы данных, если она не подписана или не находится в надежном расположении. Иначе нельзя будет запускать запросы на изменение (запросы на добавление, на обновление или на создание таблицы).
В режиме конструктора запроса создайте запрос на выборку, а затем изменяйте этот запрос, пока он не будет возвращать нужные записи. Можно выбирать данные из нескольких таблиц и, фактически, денормализовать данные. Например, можно поместить данные о заказчиках, грузоотправителях и поставщиках в одну таблицу — это обычно не делается в производственной базе данных с правильно нормализованными таблицами. В запросе можно также использовать условия для более точной настройки или сужения набора результатов.
Преобразуйте запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выберите расположение для новой таблицы и затем запустите запрос, чтобы создать таблицу.
Не следует путать запрос на создание таблицы с запросами на обновление или добавление. Запрос на обновление используется, когда необходимо добавить или изменить данные в отдельных полях. Запрос на добавление используется, когда требуется добавить записи (строки) в набор записей в существующей таблице.
Создание запроса на создание таблицы. При создании запроса на создание таблицы сначала создается запрос на выборку, а затем он преобразуется в запрос на создание таблицы. В запросе на выборку можно использовать вычисляемые поля и выражения, чтобы он возвращал нужные данные. Следующие действия описывают создание и преобразование запроса. Если нужный запрос на выборку уже создан, перейдите сразу к инструкциям по преобразованию запроса на выборку или по выполнению запроса на создание таблицы.
Включение содержимого базы данных. Выполните следующие действия только в том случае, если база данных не находится в надежном расположении и не подписана. Каждый раз при открытии такой базы данных отображается панель сообщений.
На панели сообщений нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры безопасности Microsoft Office выберите параметр Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК.
Если панель сообщений не отображается
На вкладке Работа с базами данных в группе Отображение выберите параметр Панель сообщений.
Если запрос на выборку, возвращающий нужные данные, уже создан, перейдите к следующему шагу.
На вкладке Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.
Рис. 4
В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицы, из которых нужно получить данные. Каждая таблица отображается в окне в верхней части конструктора запросов. Нажмите кнопку Закрыть, когда закончите добавление таблиц.
В каждой таблице дважды щелкните поля, которые нужно использовать в запросе. Каждое поле появляется в пустой ячейке в строке Поле бланка запроса. На рисунке показан бланк с несколькими добавленными полями.
Рис. 5
При необходимости добавьте выражения в строку Поле.
Можно также добавить любые условия отбора в строку Условия отбора бланка запроса.
Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить.
При необходимости можно изменять поля, выражения или условия отбора и повторно выполнять запрос, пока он не будет возвращать данные, которые нужно поместить в новую таблицу.
Преобразование запроса на выборку
Откройте запрос на выборку в режиме конструктора или перейдите в режим конструктора одним из следующих способов.
Если запрос открыт в режиме таблицы, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа запроса и выберите команду Конструктор.
Если запрос закрыт, в области переходов щелкните правой кнопкой мыши запрос и выберите в контекстном меню команду Конструктор.
На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Создание таблицы.
Откроется диалоговое окно Создание таблицы.
В поле Имя таблицы введите имя новой таблицы.
-или-
Щелкните кнопку раскрытия списка и выберите имя существующей таблицы.
Выполните одно из следующих действий.