Организация первичного учета предприятия. Документирование хозяйственных операций и документооборот.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены с помощью документов. Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое дает право на совершение хозяйственной операций или подтверждает, что операция совершена. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. Она широко используется в управлении хозяйственной деятельностью организации и на основании документов осуществляется контроль за сохранностью имущества организации, а также за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.
Чтобы документы в полном объеме раскрывали содержание хозяйственных операций и имели юридическую силу, они должны быть надлежащим образом оформлены, и содержать в себе определенные сведения.
Показатели документов, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами. Реквизит – необходимый элемент документа (от лат. «реквизитум» - необходимый). Каждый элемент имеет своё место в документе и свои правила их оформления.
Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.
Необходимый (обязательный) реквизит - размещается на любом документе, независимо от его наименования. Без этих реквизитов документ теряет юридическую силу.
Переменный (дополнительный) – реквизиты, которые появляются на документе по мере необходимости.
К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению. Эти требования изложены в пунктах 12-18 ПБУ №34н. Там указано, какие обязательные реквизиты должны содержать бухгалтерские документы, кто имеет право их подписи, когда они должны составляться и кто имеет право исправлять в них ошибки.
Классификация документов:
1. По видам деятельности (по назначению):
Нормативные;
Плановые;
Научно-технические;
Учебно-методические;
Отчетные.
2. По способу фиксации информации:
Письменные (рукописные, печатные);
Графические (чертежи);
Кино-, фото-, аудио-, видео- документы.
3. По месту составления:
Внутренние (создаются для решения внутренних задач организации);
Внешние (создаются для решения задач с внешними организациями и гражданами).
а) Входящие (поступающие в организацию);
б) Исходящие (отправляемые из организации).
4. По степени сложности:
Простые (посвящены одному вопросу)
Сложные (охватывают несколько вопросов).
5. По степени секретности:
Открытые (несекретные)
Документы с ограниченным доступом:
а) ДСП - для служебного пользования;
б) Секретно;
в) Совершенно секретно;
г) Служебная тайна.
6. По срокам исполнения:
Срочные (требующие исполнения в определенный срок или с пометкой «Срочно»);
Бессрочные (срок исполнения не определен).
7. По юридической силе:
Подлинные:
а) Действительные;
б) Недействительные.
Подложные
8. По происхождению:
Служебные;
Личные.
9. По срокам хранения:
Постоянного срока хранения:
Временного срока хранения:
а) До 10 лет включительно;
б) Более 10лет - долгосрочные.
10. По стадиям подготовки:
Черновик;
Подлинник;
Копия;
Выписка;
Дубликат.
11. По степени унификации:
Индивидуальные;
Трафаретные;
Типовые.
12. По способу составления:
Ручные;
Средства автоматизации;
Комбинированные.
13. По объему содержащейся информации:
Разовые;
Накопительные.
14. По цели составления:
Организационные;
Распорядительные;
Оправдательные;
Комбинированные;
15. По способу отображения информации:
Первичные;
Сводные.
Документооборот – движение документов в организации момента их создания или получения до момента сдачи их в архив или завершения.
Документооборот осуществляется в учреждении в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов.
Поступившие документы бухгалтер принимает, проверяет и обрабатывает. После проверки производится бухгалтерская обработка документов. Под бухгалтерской обработкой понимается подготовка документов для записи их на счетах бухгалтерского учета.
Инвентаризация и её место в первичном учете.
В целях подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.
Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции отражены в документах и бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления и уточнения. Инвентаризация проводится в соответствии с требованиями ПБУ №34н, а также «Методических указаний о проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств №49». В соответствии с указанными нормативными документами инвентаризация может быть обязательной или инициативной.
Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
1. При передаче имущества в аренду, а также при продаже и выкупе имущества.
2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
3. При смене материально ответственных лиц.
4. При выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества.
5. При стихийных бедствиях.
6. При реорганизации или ликвидации предприятия.
7. В других случаях, установленных законодательством.
Инициативная инвентаризация может быть проведена по инициативе работников или работодателя.
В зависимости от полноты охвата проверкой инвентаризация может быть:
1. Полной (инвентаризации подлежат все объекты бухгалтерского учета). Она проводится перед составлением годовой отчетности.
2. Частичной (проверке подвергается один или несколько видов имущества в определенных местах хранения).
3. Выборочной (проводится по отдельным видам материальных ценностей, учет которых ведется в натуральных измерителях).
4. Сплошной (проверка проводится одновременно во всех подразделениях организации или в ряде предприятий города).
Порядок проведения инвентаризации.
Порядок и срок проведения инвентаризации определяется руководителем организации за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
До проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются: представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты.
Инвентаризация обязательно должна проводиться в присутствии материально ответственного лица. Если хотя бы один член комиссии отсутствует при инвентаризации, её результаты могут быть признаны недействительны.
Перед проведением инвентаризации комиссия должна ознакомиться с последними, на момент проведения инвентаризации, приходными и расходными документами. Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что на момент проведения инвентаризации все документы сданы в бухгалтерию, поступившие на их ответственность ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.
Сведения о фактическом наличии имущества отражаются в инвентаризационных описях, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Фактическое наличие имущества определяется путем взвешивания, обмера, поштучного пересчета.
Описи составляются отдельно по местам хранения товаров и других материальных ценностей. Описи должны быть подписаны каждым членом инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.
Выявленные в ходе инвентаризации расхождения обобщается в сличительной ведомости.
В результате инвентаризации могут быть выявлены расхождения в виде излишка или недостачи.
Если имеет место излишек имущества, то он должен быть оприходован на баланс предприятия и стоимость этого излишка должна быть одновременно включена в состав доходов организации.
Если имеет место недостача, то её стоимость должна быть удержана из заработной платы виновного лица, а при отсутствии виновных лиц недостачи списываются на убыток предприятия.
Система счетов бухгалтерского учета и двойная запись.
Для текущего учета и контроля за хозяйственными операциями предназначены счета бухгалтерского учета.
Счет бухгалтерского учета – способ группировки, текущего контроля и отражения хозяйственных операций, которые совершаются с имуществом организации и источниками его формирования. Счет – это также накопитель информации, которая затем отображается и используется для составления отчетности.
Графически счет представляет собой Т-образную таблицу, левая сторона которой называется дебет, а правая – кредит.
В соответствии с бухгалтерским балансом все счета делятся на активные и пассивные. Исходя из этого, имеются две схемы записи на счетах бухгалтерского учета.
Рассмотрим схему активного счета. Здесь отражается имущество организации (на активных счетах отражается имущество организации).
Рассмотрим схему пассивного счета (здесь отражаются источники формирования имущества).
Наряду с активными и пассивными счетами в отдельную группу выделяют активно-пассивные счета – это счета, которые предназначены для учета дебиторской и кредиторской задолженности, т.е. для учета расчетов (один счет может выполнять роль и активного, и пассивного счета в разные моменты времени).
Рассмотрим схему активно-пассивного счета:
