2.Анализ организации документооборота тоо «АгроФирма Майбалык»

2.1 Краткая характеристика деятельности предприятия и анализ технико-экономических показателей за 2013-2014 годы.

-Товарищество с Ограниченной Ответственностью «Агрофирма Майбалык» создано 11 октября 2011 года, Бектагуловым Т.К как самостоятельное сельскохозяйственное предприятие ,путем слияния ТОО «Агротех»,ТОО «Тахир Мусаев», ТОО «Фирдовси»,ТОО «Эшгин» . Зарегистрировано Налоговым Департаментом по Северо-Казахстанской области.

- Основными видом деятельности Товарищества являются производство, переработка и реализация сельскохозяйственной продукции.

-Частная форма собственности.

-Юридический адрес: СКО, район им. Магжана Жумабаева, село Возвышенка

- Учредители ТОО

№ п/п	Ф.И.О.	Доля собственности, в %
1	Бектагулов Т.К	80,921
2	Обладатели на условную долю	19,079
	Итого:	100

Размер уставного капитала 4 127 325 тг.

-Целью деятельности предприятия является получение прибыли ТОО «Агрофима Майбалык» от производства и реализации сельскохозяйственной продукции.

-Основным видом деятельности хозяйства является производство зерновых, масличных  культур. Доля растениеводства составляет 100%. Основные виды производимых зерновых культур: продовольственная пшеница, ячмень, овёс, масличные - рапс и лён.

Бухгалтерский учет на предприятии ведется службой бухгалтерии предприятия, в состав которой входят:

- бухгалтерия

Учетная политика разработана таким образом, чтобы вся финансовая отчетность соответствовала всем требованиям Национального стандарта финансовой отчетности. При отсутствии Национального стандарта финансовой отчетности руководство ТОО «Агрофирма Майбалык» использует свои суждения для разработки учетной политики, которые обеспечивают наиболее полезную информацию для пользователей финансовой отчетности ТОО «Агрофирма Майбалык».

Организационная структура предприятия

О

Общее

собрание участников

бщее

с обрание участников

Исполнительный орган

Директор

Агрономическая служба

Инженерно –техническая

Диспетчерская служба

Бухгалтерская служба

Рис.2 Организационная структура предприятия

Основные технико-экономические показатели деятельности ТОО «Агрофирма Майбалык » за 2013 – 2014 гг

№	Показатели	Ед. изм.	2013 год	2014 год	Отклонение 2013 г. от 2014 г.
					Абсолютное +/-	Темп роста%
1	2	3	4	5	6	7
1	Товарная продукция	Тыс. тг	20458	21587	1129	105,5
2	Реализованная продукция	Тыс. тг	25569	26457	888	103
3	Валовая продукция	Тыс. тг	35001	39951	4950	114
4	Себестоимость товарной продукции	Тыс. тг	540562	540562	-	-
5	Затраты на 1 тенге товарной продукции	Тыс. тг	82	86	4	134
1	2	3	4	5	6	7
6	Годовой фонд оплаты труда	Тыс. тг	5400000	5400000	-	-
7	Среднесписочная численность	чел	108	108	-	-
8	Среднемесячная заработная плата 1 работающего	Тенге	53893	53893	-	-
9	Производительность труда одного работающего	Тыс. тг	13430,5	13851,4	421.1	103
10	Среднегодовая стоимость основных средств	Тыс. тг	125658	140584	1457	111
11	Фондоотдача	Тенге	13	14,2	1,2	109
12	Чистый доход предприятия	Тыс. тг	15142780	16452140	1305480	108
13	Рентабельность производства	%	78	82	4	105

Из таблицы видно что, в целом в ТОО «Агрофирма Майбалык» с 2013 по 2014 года показатели изменились .

Вырос объем производства с 2013 по 2014, следственно вырос и объем реализованной продукции г на 888 тыс тенге, по численности рабочих на предприятии показатели не изменились, так же не изменились и показатели по заработной плате, среднегодовая стоимость основных средств выросла на 14 926 тг следственно повысились затраты на 1 тенге продукции на 4 тиын, так как в целом на предприятии ТОО «Агрофирма Майбалык»,все показатели из таблицы возросли.Но при этом полная себестоимость продукции не изменилась, она осталось одинаковая в 2013 и 2014 году, причиной этому повлияла прибыль от реализации, увеличилась в сравнении с прошлым годом на 130936 тг, не смотря на то что выросли затраты на 1 тг продукции,

Выросла прибыль от реализации на 1305480 тыс тенге за 2014, так же повысилась рентабельность продукции. В целом можно сказать что предприятие ТОО «Агрофирма Майбалык» с периода 2013 по 2014 года по многим показателям предоставленным в таблице эффективно изменилось в лучшую сторону.

Величина получаемой прибыли характеризует эффективность использования производственных фондов, земли материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Так же следует отметить что, большинство показателей возросли из –за урожайности, которая в 2013 году выросла на 36,9, а в 2014 - на 28,6 ц/га. За счет этого валовый сбор в 2013 году увеличился на 2109 ц (на 293%), в 2014 - на 1600 ц (на 150%).

Эффективность зернового производства определяется комплексом природно-климатических, научно-технических, технологических и организационно-экономических факторов. Экономическая эффективность производства зерна в значительной степени зависит от набора возделываемых. 2.2 Анализ организации документооборота в ТОО «АгроФирма Майбалык»

Документооборот ТОО «Агрофирма Майбалык» можно разделить на следующие этапы:

- Регистрация и учет поступающих в организацию документов

- Подготовка и регистрация отправляемых документов

- Прохождение внутренних документов

- Учет объема документооборота

- Контроль за исполнением документов

Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Доставка документов в ТОО «Агрофирма Майбалык» осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным.

С помощью почтовой связи в ТОО «Агрофирма Майбалык» доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, электронные документы.

Письма, поступающие в ТОО «Агрофирма Майбалык» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в бухгалтерии, регистрацию, рассмотрение директором и доставляются ответственным лицам. Конверты с письмами, адресованными директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается к письму.

Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов.

Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя. Полученное письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.

При поступлении в ТОО договора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или акта к любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действует следующий порядок:

• Договоры могут поступать в ТОО «Агрофирма Майбалык» как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов).

• Если договор поступил в виде приложения к письму, он вместе с подлинником письма поступает в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору.

• Все поступающие в ТОО «Агрофирма Майбалык» документы (независимо от их вида), передаются на рассмотрение директору централизованно – работниками административного управления.

• Перед представлением на рассмотрение директору документы должны быть отсортированы по видам и разложены по соответствующим папкам.

Подлинники договоров, поступивших в ТОО «Агрофирма Майбалык» без сопроводительных писем и прошедших учет в управлении документооборота, передаются исполнителям для работы, а электронные копии таких договоров – в управление документооборота.

Подлинники договоров, поступивших в ТОО в виде приложений к письмам, передаются в управление документооборота. После учета работник управления документооборота передает исполнителю подлинник договора для работы; электронная копия договора (вместе с электронной копией заполненного бланка для резолюции) хранится в управлении документооборота.

Документы в электронном виде, поступающие ТОО «Агрофирма Майбалык», проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение генеральным директором и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде в журнале регистрации поступающих писем, поступивших на электронный адрес ТОО «Агрофирма Майбалык», осуществляется административным управлением.

Подготовка и регистрация отправляемых документов

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

-  составление проекта документа;

-  согласование проекта;

-  проверка правильности оформления документа, печать;

-  подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

-  регистрация;

-  отправка первого экземпляра документа адресату;

-  подшивка второго экземпляра в дело.

До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Документы, отправляемые ТОО «Агрофирма Майбалык», передаются почтовой и электронной связью. С помощью средств электронной связи структурные подразделения осуществляют передачу соответствующих факсограмм, электронных документов.

Составленный проект документа передают на подпись руководителю

Прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Проекты приказов и распоряжений директора, а также протоколов совещаний, проводимых генеральным директором, подготавливаются и оформляются в соответствии с требованиями. По необходимости проекты указанных протоколов согласовываются с участниками совещаний либо на бумажном носителе либо в электронном виде посредством буфера обмена информацией или с использованием .

Проекты иных ОРД после подготовки в соответствующих структурных подразделениях и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в административное управление, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.

После подписания (утверждения) директором ОРД регистрируются работниками административного управления в соответствующем журнале регистрации (в зависимости от вида документа).

Размноженные экземпляры подписанных (утвержденных) директором и зарегистрированных ОРД в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся соответствующие вопросы.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном подразделении. Внутренние документы передаются и принимаются с соответствующей отметкой в журналах регистрации внутренней переписки (входящей и исходящей), которые ведутся в структурных подразделениях.

Учет объема документооборота

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контроль исполнения документов в ТОО «Агрофирма Майбалык» включает: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование директора и руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

В ТОО «Агрофирма Майбалык» установлены следующие сроки работы с документами (сроки исполнения документов):

-  срок подготовки ответа на поступившее письмо - 3 рабочих дня;

-  срок подготовки ответа на поступившее письмо претензионного характера - 30 рабочих дней;

-  срок подготовки договора (работы с поступившим договором) – 7 рабочих дней;

-  срок работы с иными документами, требующими исполнения – 3 рабочих дня.

Сроки работы с документами, установленные настоящей инструкцией, исчисляются, начиная со дня получения ответственным лицом (исполнителем) соответствующего поручения.

Вышеуказанные сроки работы с документами применяются, если директором или иным должностным лицом, ответственным за исполнение конкретного документа, не установлен иной срок. В случае наличия на документе резолюции «Срочно» применяется срок работы с документом – 1 рабочий день.

В случае нарушения установленного срока ответственное лицо обязано сообщить директору о причинах такого нарушения.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в ТОО «Агрофирма Майбалык» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 1).

Рис. 3. Контроль исполнения документов

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ТОО «Агрофирма Майбалык».