2.3 Анализ выявленных недостатков организации документооборота в тоо «АгроФирма Майбалык» и пути их устранения

Проведенный анализ организации документооборота в ТОО «Агрофирма Майбалык» позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия:

Существующий порядок организации делопроизводства ТОО «Агрофирма Майбалык» обладает рядом недостатков. Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует номенклатура дел ТОО. При внутренней переписке сотрудники ТОО используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ТОО «Агрофирма Майбалык» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

В связи с тем, что в ТОО «Агрофирма Майбалык» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения ТОО от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

-обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы;

-отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;

-выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

Устранение отсутствия положения об экспертной комиссии, путем разработки Регламента.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты:

-общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;

-основные задачи экспертной комиссии;

-основные функции;

-права экспертной комиссии;

-организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ТОО «Агрофирма Майбалык».

Отсутствие электронной подписи

Отсутствие электронной подписи при пересылке документов так же является негативным аспектов в документообороте предприятия, которое нуждается в совершенствовании.

В отношениях между контрагентами документооборот все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощи средств электронной связи. Нередко с использованием средств электронной связи происходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласование условий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, подача отгрузочных разнарядок, выставление требований на оплату, направление претензий и др. Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения ТОО «Агрофирма Майбалык», как правило, связаны с финансовыми и иными имущественными рисками.

В таких отношениях в целях защиты и обеспечения безопасности своих интересов компании, как правило, необходимо официально удостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт их направления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получения таких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновении спора в суде.

Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота.

Для ТОО «Агрофирма Майбалык» наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети. Создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов. А так же уменьшение ошибок в организации документооборота.

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

-регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

-регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

-осуществление контроля за исполнением поручений;

-поиск документов.

Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:

-создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

-исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

-повышение оперативности и качества работы документами;

-упорядочение документооборота.