Тема 4. Анализ бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов (Business Process Аnalysis) - это систематическое получение данных с целью идентификации, определения, оценки и представления процесса как основы для его организации и улучшения.

Поводом для проведения анализа, как правило, является конкурентное положение компании на рынке. Сравнение цен, затрат и продуктов/услуг может прояснить необходимые требования и подтолкнуть к улучшению.Индикаторами фактической ситуации могут служить:

• длительное время поставки продукции ивозникающие проблемы со сроками выполнения заказов;

• непрозрачный ход процесса и недостаточная его глубина;

• чрезмерно широкий спектр продуктов и деталей;

• частая смена мест возникновения затрат при прохождении заказа;

• значительные внутрифирменные транспортные и складские затраты, замораживание материалов и площадей;

• высокие затраты на переоборудование при смене продукта или технологии;

• низкая доля времени обработки в общем времени прохождения заказа;

• высокие затраты и высокая загрузка мощностей; появление «узких мест» и др.;

Названные индикаторы относятся, преимущественно, к ключевым процессам. Однако это не означает, что все исследование должно быть сосредоточено исключительно на них. Больший результат приносит анализ всех видов бизнес-процессов - ключевых, управленческих, поддерживающих.

Структура процесса

Для идентификации процесса как необходимого условия его улучшения, требуется определение его структуры. Здесь могут использоваться следующие данные:

-      требования (количественные, качественные, экономические, экологические, временные);

-      технологическая последовательность событий и действий (трансформаций), определяющая строение и характеризующая процесс по виду и цели;

-      актуальная структура (последовательность выполняемой работы), как пространственно-логическая последовательность прохождения заказа через организационные единицы и рабочие системы;

-      процессно-ориентированные данные, такие как длительность процесса (длительность обработки заказа), использование персонала, площади, затраты на создающие и не создающие стоимость события (транспортировка, хранение и складирование).

Для определения данных необходимы следующие инструменты:

-        производственная документация и регламент;

-        проведение аудита;

-        проведение интервью и самоописание работников;

-        описание последовательности выполнения работ;

-        workshop с участниками процесса.

При изучении данных получаются ответы на следующие вопросы:

а) какой процесс анализируется? какие функциональные области или организационные единицы участвуют? когда и какие функции должны выполняться? Как выглядят результаты этих функций? Какие следствия должны исходить из этих результатов?

в)  относительно хода работы – какие этапы и как они должны выполняться? какое время прохождения заказа? какие затраты? с помощью чего выполняются рабочие этапы? Какие существуют требования к качеству?

с) относительно материального потока – какие виды ресурсов? какова потребность в мощностях? какой объем мощностей в наличие? какие мощности не задействованы? какова частота колебаний в использовании мощностей? Какова матрица поступления – передачи материалов?

d) относительно информационного потока – откуда поступает информация (вход)? какие данные? по какому пути поступают? Как обрабатываются данные? куда поставляется исходящая информация (выход)?