Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов
Анализ означает в первую очередь оценку результативности, которая получается с помощью показателей. Для непрерывного процесса улучшения также как и для эффективного управления необходимо построение системы показателей, которая состоит из двух и более факторов. Различают три вида показателей: структурные, относительные и измеряемые или индексы.
Структурный показатель представляет собой отношение части к целому, причем цифра в числителе является частью цифры в знаменателе.
Например,
Относительные показатели отражают отношение различных данных друг к другу. Например,
Стоимость одного рабочего часа:
сумма зарплаты, рублей за квартал |
рублей |
1 875 000 |
156,25 |
количество отработанных часов в квартал |
час |
12 000 |
Производительность труда за один рабочий час:
Произведено продукции в периоде, рублей |
рублей |
10 357 000 |
414,28 |
Количество отработанных часов |
час |
25 000 |
Затраты на один тонна-километр:
Затраты на транспорт, рублей |
рублей |
200 000 |
0,21 |
Путь х вес перевезенных грузов |
т-км |
950 000 |
В коэффициентах и индексах соотносятся цифры в равных единицах измерения, но из различных, большей частью равных по величине периодов или относящиеся к различным моментам времени.
Примеры
Показатель оборота:
Коэффициент оборота= |
1,6 млн. рублей |
= 1,33 |
1,2 млн. рублей |
Если выразить показатель А в процентах от показателя Б, тогда говорят об индексе:
Примеры индексов: оборот в базовом году взят за 100%, тогда индекс оборота в текущем году составит:
индекс оборота= |
1,6 млн. рублей |
*100%= 133% |
1,2 млн. рублей |
Для оценки интегральной результативности внедрения бизнес-процессов предприятия существует европейская модель оценки совершенства EFQM, которая была основана в 1988 году четырнадцатью ведущими предприятиями Европы на паритетных началах с целью разработки для улучшения и упрощения производственных процессов на предприятиях. Один раз в год одно предприятие награждается Европейской наградой качества (European Quality Award). Получить ее может одно из предприятий, внедривших у себя модель EFQM и получившее наилучшие результаты.
Схема 2. Европейская модель оценки совершенства EFQM.
ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Описание бизнес-процессов (Business Process Description) - для описания процесса с качественно-количественной, пространственно-организационной и технически-технологической точек зрения используютсяхарактеристики (параметры), которые заданы стандартом ENISO 9001:2000. К таким параметрам относятся:
Цели процесса.
Объект воздействия (вид, количество, размеры,…)
Место воздействия (организационная единица, рабочая система).
Вид и последовательность событий, структура.
Применяемые средства производства (вид, количество, производительность, …).
Ход процесса (горизонтальный, вертикальный; пространственно-временной).
Участие персонала (количество, квалификация, …).
Затраты времени на события и общий процесс (длительность процесса).
Рабочие условия, требования и задания.
Применяемые технологии, режимы работы.
Результаты.
Неопределенные состояния и события.
Описание процессов требует определения соответствующей области рассмотрения, т.е. выбора стартовой и конечной точки, ограничивающих интересующую область.
Пример
Для определения типичного пути прохождения заказа в компании область рассмотрения должна охватывать все события от стартовой точки - «поступление заказа» - до конечной точки - «поставка заказа клиенту». Пусть, уровнем рассмотрения будет уровень структурного подразделение и часть общего процесса. Необходимо определить прохождение заказа в «Конструкторском бюро», тогда стартовой точкой для описания и анализа является «поступление заказа в конструкторское бюро», а конечной - «передача заказа на производство». Этот пример показывает, что процессы могут иметь различную степень сложности, которая определяет затраты на их анализ и организацию. Поэтому при реализации подобных проектов, прежде всего, определяют степень детализации.
Представление бизнес-процессов предполагает использование соответствующих инструментов: символы, показатели, графики, диаграммы, графы, бланки, а также таких решений, как специальное программное обеспечение.
Рис 1. Представление бизнес-процессов
Распространенной формой представления может быть графическая блок-схема.
Пример. На схеме 1 показан пример прохождения заказа на изготовление запасной детали для сельскохозяйственной техники. Из него следует, что процесс объединяет семь событий; область рассмотрения - 4 организационные единицы.
Схема 1. Графическая блок-схема прохождения заказа.
Связь участвующих организационных единиц отмечается линией, что повышает наглядность представления, однако, не несет необходимой информации о времени прохождения, затратах на обработку или перерывах. На схеме 2 аналогичная информация представлена с организационно-временной точки зрения.
Схема 2: Организационно-временное представление прохождения заказа.
Событие |
Организационная единица |
Дата входа |
Дата выхода |
Время обработки, мин |
1 |
1 Закупка |
10.09 |
10.09 |
15 |
2 |
2 Начальник пр-ва |
10.09 |
10.09 |
5 |
3 |
3 Конструкторы |
10.09 |
14.09 |
240 |
4 |
1 Закупка |
15.09 |
16.09 |
90 |
5 |
4 Производство |
17.09 |
19.09 |
40 |
6 |
3 Конструкторы |
20.09 |
23.09 |
130 |
7 |
4 Производство |
24.09 |
25.09 |
70 |
Событий: 7 |
Участвующие ОЕ: 7 |
Всего: 15 дней |
590 минут |
|
Подобный вид описания является простым и низкозатратным, однако предоставляет такую полезную информацию, как прохождение через организационные единицы, время прохождения заказа, затраты на обработку и др.. Кроме того, он позволяет сделать выводы о высокой доли времени промежуточного хранения, возможных «узких местах» в производстве, повторяющейся смене ответственности во время обработки заказа.
Программное обеспечение в представлении процессов
Представление процессов также может проводится с применением специального программного обеспечения. Использование автоматизированных методов позволяет снизить затраты, провести симуляцию и визуализацию возможных решений, а также применять и модифицировать ранее разработанные решения. Существуют различные программные продукты для решения задач анализа и организации процессов. Их можно разделить на 3 группы:
- Стандартные графические пакеты, для представления процессов в электронном виде (визуализация). Например:ABC-FlowCharter, CorelFlow, Visio.
- Программное обеспечение для анализа построено на базе графических пакетов и позволяет, наряду с визуализацией, обрабатывать некоторые данные процессов. Например: Ablauf-Profi, Proplan, Vamos-BE.
- Процессно-ориентированное программное обеспечение. Эта группа предлагает широкие функциональные возможности. Обычно в данных продуктах реализованы модули для анализа процесса, моделирования и визуализации, а также поддерживаются оценка и документация. Некоторые системы позволяют строить анимационные модели. Например: SYCAT, ARISToolset, AENEIS, AIBAS.
СХЕМА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Схема бизнес-процесса (Business Process Diagram) – это представление пошаговых процессов, где схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.
Многие российские компании используют в своей деятельности текстовое описание бизнес-процессов в документах, которые являются процессными регламентами. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не идеален. Описание бизнес-процесса в текстовом виде сложно представить и анализировать системно. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия.