1.4 Нормативно – правовое регулирование деятельности секретаря – референта.
Учитывая тот факт, что делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, поэтому профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому без исключения секретарю. Требуется быть компетентным в таких вопросах, как: - Предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейшее движение; - Разработка официальных (фирменных) бланков служебных документов; - Составление и оформление документов; - Придание документам юридической силы; - Организация обработки документов и их последующего хранения; - Рациональное распределение документопотоков; - Информационно-справочное обслуживание работников организации и т.п. В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит из нескольких направлений: законодательное регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Для деятельности секретаря наиболее важны такие законы, как Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", Федеральный закон "Об архивном деле", Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации", Закон "О государственном языке Российской Федерации", Федеральный закон "О бухгалтерском учете", Федеральный закон "Об акционерных обществах", Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" и другие. Федеральный закон РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"8 закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле"9 регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. В соответствии с Законом "О языках народов РФ" от 25.10.1991 № 1807-110 официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. В Законе "О государственном языке Российской Федерации" от 01.07.200511 отмечено, что государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (с изм. от 31.12.2002 № 191-ФЗ) "О бухгалтерском учете"12 указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст.9) определил правила оформления первичных учетных документов. Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении)13. Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе РФ14, который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ). В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей. В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов15. Трудовой кодекс Российской Федерации16 устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок. Огромное значение при работе секретаря имеют и нормативно-методические акты. Одним из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства является "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработанная Росархивом в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления. Положения ГСДОУ получили развитие в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. В соответствии с Инструкцией организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления - службой ДОУ. Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положении "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552 и в Положении "О Федеральном архивном агентстве", утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290. Данные Положения регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Немаловажным нормативно-методическим документом в области хранения документов являются "Основные правила работы архивов организаций", одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный характер, является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000. "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008)17) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. При работе с кадровой документацией секретарю необходимы "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" (утверждены Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51) и "Инструкция по заполнению трудовых книжек" (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Знание "Правил оказания услуг почтовой связи" (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221) и "Правил оказания услуг телеграфной связи" (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222) позволит секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление. Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка. Особенно важно хорошее знание делопроизводства для секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом. Итак, работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документов до их хранения. Знание и грамотное владение нормативно-методической документацией важный элемент первоклассного секретаря.
Примерный перечень
корпоративных нормативных документов
в области ДОУ (управления документами) и архивного дела
1. Стандарт по управлению документами, в котором описываются:
- стратегия, политика и ответственность в области управления документами;
- требования к управлению документами;
- состав нормативной базы в области управления документами;
- порядок проектирования и внедрения документных систем;
- процессы и процедуры управления документами;
- правила проведения мониторинга и аудита в области управления документами;
- организация обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами.
2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные разделы:
▪ Общие положения.
▪ Документирование управленческой деятельности:
- состав управленческих документов;
- классификация, унификация, стандартизация управленческих документов.
▪ Правила подготовки и оформления управленческих документов:
- требования к бланкам документов;
- требования и правила оформления реквизитов служебных документов;
- требования и правила оформления текстов служебных документов;
- правила подготовки и оформления распорядительных документов:
приказ;
распоряжение;
протокол;
решение и др. (при необходимости);
- правила подготовки и оформления организационных документов:
положение;
правила;
инструкция и др. (при необходимости);
- правила оформления информационно-справочных документов:
служебное письмо;
служебная записка и др. (при необходимости).
▪ Организация документооборота:
- порядок обработки и движения поступающих (входящих) документов;
- порядок подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;
- порядок подготовки, обработки и движения внутренних документов;
- порядок работы исполнителей с документами;
- порядок регистрации документов;
- организация контроля исполнения документов;
- порядок учета объема документооборота.
▪ Организация документов в делопроизводстве:
- правила составления номенклатуры дел;
- правила формирования и оформления дел;
- порядок систематизации и организации оперативного хранения документов;
- правила подготовки документов к передаче в архив.
▪ Другие разделы, определяющие специфику компании (при необходимости).
3. Положение об архивном хранении документов, в котором описываются:
- порядок отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведения экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);
- порядок приема документов и дел в архив компании;
- правила комплектования, фондирования документов и дел;
- порядок организации научно-справочного аппарата фонда;
- порядок выдачи из архива документов и дел во временное пользование;
- порядок обеспечения сохранности документов и дел;
- порядок уничтожения документов и дел;
- порядок передачи документов на государственное хранение.
4. Положение о печатях и штампах, в котором описываютя:
- порядок изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;
- оттиски печатей и штампов, используемых в компании.
5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера, включающая:
- перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);
- перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);
- описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;
- описание порядка ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера).
6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе.
7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребностей и специфики компании.
Приложение 3
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _________________ «___» _____________ 2008 г. ИНСТРУКЦИЯ __________ № ______ по делопроизводству __________________ 1. Общие положения 1.1. определяется сфера распространения настоящей Инструкции (документы, способы их подготовки); 1.2. перечисляются нормативно-методические документы, на основании которых разработана настоящая Инструкция; 1.3. закрепляется правило единого порядка документирования и организации работы с документами, единой технологии работы с документами как традиционным способом, так и при использовании информационных технологий («Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции»); 1.4. возлагается ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях на руководителей этих подразделений, которые имеют право назначить ответственное лицо за документационное обеспечение в данном подразделении (секретаря подразделения); 1.5. закрепляются (перечисляются) функции ответственного лица по ведению делопроизводства в структурном подразделении; 1.6. организационно-методическое руководство по организации и совершенствованию ДОУ возлагается на службу ДОУ; здесь же определяется административная и методическая подчиненность делопроизводственного персонала службы ДОУ; 1.7. устанавливается ответственность за несоблюдение работниками требований и правил инструкции по делопроизводству, в т.ч. по сохранности служебных документов и неразглашении содержащейся в них информации.
2. Документирование управленческой деятельности 2.1. перечисляется состав создаваемых документов (виды); 2.2. излагаются правила подготовки и оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (оформление реквизитов, текстов, стиль изложения служебных документов); 2.3. излагаются правила подготовки и оформления отдельных видов документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.), в т.ч. порядок согласования, визирования, подписания и утверждения этих документов; 2.4. излагаются правила составления Табеля и Альбома форм документов; 2.5. описывается порядок оформления и заверения копий; 2.6. описывается порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.
3. Организация документооборота 3.1. закрепляется форма организации работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная); 3.2. описывается порядок приема, обработки, распределения, предварительного рассмотрения и передачи поступающей корреспонденции на рассмотрение руководства, а также на исполнение в структурные подразделения; 3.3. излагается порядок обработки и отправки исходящих документов (по каналам почтовой, курьерской и электронной связи); 3.4. устанавливается порядок подготовки и прохождения внутренних документов; 3.5. закрепляется порядок передачи документов между структурными подразделениями (через лиц, ответственных за документационное обеспечение, или службу ДОУ – в зависимости от принятой формы организации делопроизводства) с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах; 3.6. устанавливаются порядок учета объема документооборота и форма представления. Схемы прохождения документов, разработанные к этому разделу, включаются в приложения к данной Инструкции.
4. Регистрация документов 4.1. описывается порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов (место, формы, технология и сроки регистрации); 4.2. закрепляется порядок номерообразования (индексации) документов (приводятся примеры регистрационных номеров); 4.3. перечисляется состав документов, регистрируемых только в службе ДОУ.
5. Организация информационно-справочной работы 5.1. формулируются принципы построения информационно-справочной работы; 5.2. описывается порядок систематизации и классификации справочной информации; 5.3. определяются правила доступа и пользования служебной информацией; 5.4. раскрывается технология информационно-поисковой работы.
6. Контроль исполнения документов 6.1. в разделе приводится конкретный перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения; 6.2. устанавливаются конкретные сроки исполнения документов; 6.3. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение контроля исполнения документов; 6.4. указываются параметры (реквизиты) регистрационно-контрольных форм (баз данных); 6.5. описывается порядок постановки на контроль и технология ведения контроля (включая уведомительную систему оповещения); 6.6. перечисляются обязанности исполнителей по работе с контрольными документами; 6.7. излагается порядок регулирования и обобщения данных по исполнению документов; порядок подготовки отчетности (указывается периодичность и форма представления); порядок снятия документа с контроля и списания его в дело.
7. Организация делопроизводства по обращениям граждан 7.1. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение делопроизводства по обращениям граждан; 7.2. описывается порядок приема, обработки и передачи на рассмотрение и исполнение письменных обращений граждан; 7.3. описывается порядок регистрации обращений, указываются параметры (реквизиты) учетно-регистрационных форм (баз данных), порядок номерообразования документа, в т.ч. при повторной регистрации; 7.4. описывается порядок организации контроля сроков рассмотрения и исполнения обращений граждан; 7.5. описывается порядок оформления и отправки ответов на обращения граждан; 7.6. описывается порядок формирования, хранения и передачи дел по обращениям граждан в архив организации.
8. Организация оперативного хранения документов 8.1. формулируются правила составления номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел; 8.2. описываются правила формирования и оформления дел; 8.3. описываются правила хранения документов в структурных подразделениях; 8.4. описывается порядок выдачи документов и дел во временное пользование; 8.5. определяется ответственность за сохранность документов текущего делопроизводства.
9. Подготовка документов к сдаче в архив 9.1. определяется порядок проведения экспертизы ценности документов, в т.ч. порядок создания и работы экспертной комиссии (состав, функции, полномочия, регламент работы определяется Положением об экспертной комиссии); 9.2. закрепляются правила подготовки дел к архивному хранению и уничтожению; определяются ответственные лица за выполнение этих функций (как правило, ответственные за делопроизводство в подразделении); 9.3. описываются правила составления описей дел, требования к составлению акта о выделении документов и дел к уничтожению; 9.4. описывается порядок передачи дел в архив организации.
Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Приложения к Инструкции включают: 1) образцы бланков, табеля и форм документов; 2 примеры оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, письмо, протокол, служебная записка и др.); 3) образцы формы учета и регистрации документов (формы журналов илирегистрационных карточек); 4) схемы (маршруты) документопотоков (видов документов); 5) перечни нерегистрируемых документов; 6) перечни контролируемых документов; 7) перечни документов, подлежащих утверждению; 8) перечни документов, на которых ставится печать организации; 9) перечни по составу согласующих лиц определенных видов документов; 10) формы номенклатуры дел (подразделения и сводная); 11) формы описей дел и акта на уничтожение; 12) оттиски используемых в компании печатей и штампов и др.[2] |
[1]Примерное положение о службе ДОУ содержится в документе «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33); Примерное положение об архиве организации утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.
[2]Согласование инструкции предполагает наличие виз всех руководителей подразделений и заместителей генерального директора. Визы могут оформляться на отдельном Листе согласования.
Галина Павловна мы книгу не купили пришлось взять из инета
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ВНУТРЕННЕГО ХАРАКТЕРА ( ОНИ ВС Е ПЕРЕЧИСЛЕНЫ В УЧЕБНИКЕ)