2.1Обеспечение эффективности использования рабочего времени руководителя

Сначала даете определение слову организация

Руководитель организации — физическоелицо, которое в соответствии с законом или учредительными документамиорганизации осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняетфункции ее единоличного исполнительного органа.

Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогдадостигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны. Цель работы руководителя — выработатьнаправление развития и правильно организовать работу.

Содержание труда руководителяхарактеризуется значительным разнообразием, многосложностью выполняемых функций.

В соответствии с современнымипредставлениями суть работы руководителя сводится к выполнению ряда функций,среди которых экономисты выделяют:

Стратегическую, заключающуюся впостановке целей организации, разработке стратегии и планировании.

Административную, объединяющуюцелый ряд подфункций:

контрольную (оценка результатовдеятельности, проведение ее необходимой корректировки);

организационную (распределениеполномочий, задач, инструктирование и др.);

направляющую (координация работыисполнителей);

кадровую (подбор, расстановка,развитие персонала);

стимулирующую (убеждение ивдохновение работников, их поощрение и наказание).

Коммуникационную, сводящуюся кналаживанию внутренних и внешних связей, проведению совещаний, переговоров,приему посетителей, ответам на телефонные звонки, распространениюинформации, социальную, выполняя которуюруководитель создает в организации благоприятный морально-психологическийклимат, поддерживает существующие нормы поведения и формирует новые. Появлениеэтой функции, обусловлено растущей ролью человеческого фактора в жизни организации.

Таким образом, руководителясегодня можно рассматривать в трех основных аспектах: профессионал — авторрешений, стратегии, планов; организатор — создатель условий деятельностиисполнителей, осуществляющих их на практике; начальник, предписывающийподчиненным необходимые действия, которые они обязаны выполнять.

Секретарь — обслуживающаяпрофессия, его основная задача заключается в том, чтобы обеспечить руководителюусловия для выполнения его основных обязанностей. Секретарь должен разгрузитьруководителя, помочь в распределении его важнейшего ресурса — времени. Ведьупущенное время нельзя вернуть или возместить. Но секретарь должен помочьруководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому, задачисекретаря, неотделимы от задач его руководителя. Секретарь обязан, и можетмаксимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических иотдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время, длятворческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.

Секретарьдолжен быть всегда в “форме": тщательно и продуманно одет, опрятен, готовбыстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения; уметь спокойно, безрастерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своейкомпетенции. 

Секретарь всегда на виду и в курсемногих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч ипереговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение попоручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. 

Через секретаряосуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. 

Одним из важнейших деловыхконтактов, как руководителя, так и секретаря, является механизм взаимодействиямежду ними.

Вообще, началом совместнойработы руководителя и секретаря должна быть вводная беседа-инструктаж. Инициативаее проведения принадлежит руководителю. Однако не будет нарушение субординациисо стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительноподготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установитьнужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководительдолжен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном для негостиле, личных привычках, а также сформулировать основные требования, которые онбудет предъявлять к секретарю. Секретарь должен принять к сведению полученнуюинформацию, пожелания руководителя, уяснить свои обязанности, права, пределыкомпетенции, оценить ответственность предстоящей работы, определить свое местои положение в коллективе.

Секретарь руководителя являетсяодним из его главных помощников. В его обязанности входит помощь руководителю ввыполнении его основных обязанностей. Квалифицированный секретарь позволяетруководителю сберегать до 40% его рабочего времени. Значительное место в работелюбого руководителя занимают телефонные переговоры. Они отнимают у руководителяот 4 до 10% рабочего времени и, кроме того, нарушают запланированный ход работы.Поэтому все вызовы руководителя должны идти только через секретаря, который«фильтрует» и оценивает их с точки зрения их важности и срочности. Дляэтого секретарь должен:

Хорошо знать круг лиц иорганизаций, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время;

Уметь выделять вопросы,относящиеся к компетенции руководителя и других работников;

Отсылать абонента к томуруководителю или работнику, который может решить вопрос по существу.

Эффективная совместная работаруководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного довериямежду ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целейи задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективностиработы своей организации, достаточной профессиональной подготовке,исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работыруководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логикусуждений, взаимном уважении.

Чтобы взаимоотношения «руководитель-секретарь»успешно развивались, важно научиться правильно, координировать совместнуюработу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны бытьучтены специфические условия и факторы работы, личностные особенностируководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада окорреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва,приема посетителей, время ухода с работы.

Руководитель, в свою очередь, исходя изиндивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой профессиональный уровень, всесторонне развиваться. Обычно взаимоотношенияруководителя и секретаря складываются следующим образом: или руководительнаилучшим образом использует способности своего секретаря и дает ему широкуюинициативу, или он не хочет выявить и использовать способности своегосекретаря, довольствуясь тем, что есть. На практике чаще всего складываетсяпоследний вариант работы: большинство руководителей не используют своихсекретарей наилучшим образом. Как правило, секретарь звонит по телефону либоотвечает на звонки, приглашает посетителей. Часто самируководители не умеют планировать время, и это оказывает большое влияние наэффективность работы их секретарей. Между тем если руководитель правильноорганизовывает свое время и свои рабочие взаимоотношения с секретарем, то этоделает их взаимодействие максимально эффективным.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Закона Российской Федерации «Об образовании», Типового положения об дошкольном образовательном учреждении, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 12.09.2008 №666, приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14.08.2009 №593 «Об учреждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования», а также на основе Профессиональных квалификационных групп должностей работников образования, утв. Приказом Минздрав соц. развития России от 05.05.2008№216 и Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и других работников образовательных учреждений, утв. Приказом Мин обр. науки России от 27.03.2006 №69.

1.2. Секретарь назначается и освобождается от должности заведующим ГБОУ. На период отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на любого сотрудника ДОУ. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа заведующего ГБОУ, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

1.3. Секретарь может замещать воспитателя, помощника воспитателя.

1.4. Секретарь должен иметь среднее и средне специальное или высшее образование.

1.5. Секретарь подчиняется непосредственно заместителю заведующего по АХЧ, заведующему ГБОУ.

1.6. В своей деятельности секретарь руководствуется Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента РФ, решениями Правительства РФ, и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания воспитанников, административным, трудовым и хозяйственным законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, а также Уставом и локальными правовыми актами ГБОУ (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями заведующего, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором.

1.7. Секретарь соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

1.8. Секретарь должен знать: - «Инструкцию по организации охраны жизни и здоровья воспитанников в детских дошкольных учреждениях и на детских площадках»; - правила внутреннего трудового распорядка; - приемы оказания первой доврачебной помощи; - санитарно – эпидемический минимум; - правила пожарной безопасности.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности организации:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения организации.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организаций.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) организаций по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Очень много воды Все написанное выше можно уместить в двух абзацахУ Галахова все написано ясно . Я специально дала Саше такой план, и порекомендовала учебник. чтобы он не рылся в интернете и написал все быстро

О сути спецдисцип он мало что знает, потому что не слушал ничего

И не понимает, что этот материал не представляет информационной ценности

Выводы

Таким образом, в профессии секретаря сочетаются два, на мой взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думаю, что настоящий секретарь должен быть "един в двух лицах" - и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь- лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель.

Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы

Секретарь должен быть всегда "в форме": тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходим дар чувствовать "нюансы" дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, "не видеть и не слышать" того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел.

Для меня профессия секретаря притягательна. Функции его разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнительно короткий период времени. Иногда секретарю приходится выполнять разовые поручения, например, передачу денег, междугородний разговор, посещение больного сослуживца и т.д.

Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделали эту профессию престижной и привлекательной.

Использованная литература

Власов Л.В., Гладков В.И. Секретарь - референт - референт – помощник руководителя. – С-Пб.: Книга, 2002

Власов Л.В., Гладков В.Н. Секретарь - референт - референт руководителя учреждения. – М.: Экономика, 2000

Власов Л.В. Секретарь - референт - референт - помощник руководителя. - СПб., 2003 г.

Веселов П. В. Профессия - секретарь - референт - референт. М.: 2004г.