2. Обоснование необходимости разработки информационной системы

2.1 Выявление процессов, требующих автоматизации

Договоры и контракты являются практически самой обширной группой документов, применяющейся в бухгалтерии.

Между тем договоры не входят ни в одну из систем документации. Это говорит о специфике договоров и контрактов как документов, оформляющих различные хозяйственные и другие отношения. Сейчас, когда существует огромное количество как государственных, так и негосударственных организаций, договорные отношения получили особое развитие. Поэтому необходимо уделять внимание правилам их составления и оформления.

Договорные отношения и связанные с ними договоры освещались еще в литературе советского времени. Договоры рассматривались как документы, оформляющие хозяйственные отношения между государственными предприятиями и являлись средством осуществления планов материально-технического снабжения и товарооборота.

Несмотря на то, что вопросы оформления договоров и контрактов вызывают постоянный интерес, работ, освещающих эту тему в целом, нет. Обычно рассматриваются отдельные виды договоров, которые довольно подробно описываются.

Таким образом, в процессе исследования бухгалтерии, был выявлен процесс автоматизации формирования договора об обучении по основной образовательной программе с полным возмещением затрат. Далее необходимо провести обзор аналогов и прототипов систем, а так же провести сравнительный анализ.

2.2 Обзор аналогов и прототипов систем и проведение сравнительного анализа с использованием системы формализованных критериев

Для сравнительного анализа автоматизированных систем по формированию договоров были рассмотрены такие системы, как QuickDoc , SoftOut, а так же создаваема система «Договор». В качестве критериев для сравнительного анализа были выбраны функциональность, удобство интерфейса, полнота информации. Итоги сравнительного анализа приведены в таблице 2.

Таблица 2 – Сравнительный анализ систем

	QuickDoc	SoftOut	Договор
Формирование договора	+	+	+
Функциональность	+	+	+
Удобство интерфейса	+	-	+
Полнота информации	-	+	+
Формирование отчетности	-	-	+

Таким образом, по итогам сравнительного анализа можно сказать, что преимуществом создаваемой системы будет функция по формированию отчетности. То есть Система «Договор» будет позволять формировать отчеты о количестве сформированных договоров за необходимый срок. Далее необходимо провести экономическое обоснование разрабатываемой системы.

2.3 Экономическое обоснование разработки системы

Наиболее важным аспектом внедрения информационной системы по формированию договора, с экономической точки зрения, является экономия времени на обслуживание одного студента и также денежных средств для привлечения стороннего специалиста.

Внедрение и использование информационной системы позволит добиться более высоких показателей.

Расчет экономической эффективности:

Предположим что в день оформляются примерно 12 договоров. Без использования автоматизированной информационной системы на заполнение одного договора потребуется 5 минут. Рассчитав время за один день, получается 60 минут. В то время как после внедрения системы на заполнение договора потребуется 2 минут. Эффективность внедрения улучшится почти в три раза (см. Таблицу 3).

Таблица 3- Подсчет эффективности внедрения АИС

До внедрения	После внедрения
1 день ≈ 12 договоров 1 договор = 5 минут 12*5=60 минут	1 день ≈ 12 договоров 1 договор = 2 минуты 12*2=24 минуты

Таким образом, была рассмотрена экономическая эффективность после внедрения информационной системы. Далее необходимо сформировать техническое задание, а так же спроектировать концептуальную и логическую модели данных.