2. Рекомендації щодо ведення переговорів.

При викладі проблеми спробуймо розкрити ті сторони переговорів, яких майже не торкалися, a саме: ЯK ОБСТАВИТИ ПЕРЕГОВОРИ і ЯК ДОМОГТИСЯ КОМПРОМІСУ, адже зрозуміло, що протилежна сторона іде на переговори не з тією метою, щоб встати із-за столу із піднятими вгору руками.

1) Будь-які переговори повинні бути обмежені за часом. Дуже несприятливе враження залишають нелімітовані по тривалості (часто через неорганізованість учасників) переговори. Вони свідчать про непідготовленість і формальне відношення до них ініціатора переговорів, про його професійну непідготовленість і нездатність приймати відповідальні рішення, про неповагу до свого партнера.

Про день і годину переговорів домовляються заздалегідь. Діставши згоду, варто прибути в призначений час, не змушуючи іншу сторону чекати. Якщо домовленість про зустріч досягнута, необхідна абсолютна пунктуальність, точність - неодмінна якість ділової людини.

Найвищою мірою неввічливо приходити на фірму без узгодження й домагатися зустрічі явочним порядком. Це може створити відчуття незручності в керівника фірми: чисто по-людськи йому незручно відмовити в прийомі, але в нього можуть бути власні плани або йому необхідна попередня підготовка до розмови (перегляд колишньої документації, підбор нових матеріалів і т.п.).

Максимальна тривалість переговорів – 2 - 2,5 години. У полі зору керівників повинен бути годинник.

2) Встановлення державного прапору. Державний прапор як символ країни є втіленням національної єдності, честі та гідності, традицій державостворення, історії та сьогодення. Особливого значення набуває використання державних прапорів при проведенні міжнародних переговорів, оскільки, саме з прапором передусім асоціюється та чи інша держава.

3) При підготовці до переговорів найважливіше значення має правильний вибір мови спілкування. Якщо язикове середовище різне, то, як правило, переговори ведуться мовою приймаючої сторони за участю перекладача, який добре володіє необхідною термінологією. Варто мати на увазі, що професіонали звичайно прагнуть працювати із кваліфікованим перекладачем навіть тоді, коли досить добре знають мову партнера. Це дає можливість стежити за висловленнями партнерів, які не припускають, що інша сторона їх розуміє.

4) Вимоги до приміщень. Чистота, порядок, вентиляція (фахівці по науковій організації праці зазначають, що відсутність вентиляції зменшує продуктивність праці на 10%), світло, температура, колір стін (найбільш сприятливий світло-блакитний).

Переговори варто проводити в окремому приміщенні. Учасники від приймаючої сторони повинні зайняти місце в кімнаті переговорів до приходу туди представників іншої сторони. Негативне відношення викликають отлучки або виклики приймаючоъ сторони з кімнати переговорів. У візитерів це створює враження або несвоєчасності візиту, хоча він був попередньо погоджений, або неповаги до них, або якоїсь несприятливої події в приймаючої сторони.

Під час переговорів на столи ставлять квіти, фруктову і мінеральну воду в пляшках, відкриту, але із пробкою, і фужери - перевернені (ознака їх невикористанності). Якщо переговори затяглися, подають чай і каву з бутербродами та печивом.

Приймаючий повинен радо зустріти своїх гостей (у багатьох солідних фірмах це робиться "у порога"). При цьому Ваші жести й посмішки, звернені до гостей, повинні виражати іскрене задоволення від зустрічі з ними. Зайва захопленість, нещира посмішка можуть викликати в гостей сторожкість, а манірність і гордість - образу.

Приймаючий повинен представити своїх колег по прізвищах і займаних посадах, включаючи й запрошених на переговори представників інших організацій. Потім представляє своїх колег керівник іншої сторони.