2. Загальні вимоги щодо аудитів систем якості та, зокрема, внутрішнього аудиту

Аудит має бути планованою та документованою діяльністю з добре визначеними завданнями та методами, про які сповіщено всіх зацікавлених осіб. Реалізацію внутрішнього аудиту організовує служба управління якістю за визначеним графіком чи планом. Для цього формується програма аудиту, яка може передбачати один чи декілька аудитів, запланованих на певний період часу і спрямованих на досягнення конкретної мети. Періодичність аудиту системи якості залежить від стадії її реалізації. На початковій стадії аудит системи якості необхідно проводити часто, наприклад один раз на квартал. Коли система вже функціонує, достатньо проводити щорічний аудит. Підрозділи, які є особливо важливими для успішного функціонування системи якості (наприклад, виробничі) можуть підлягати частішим аудитам ніж інші підрозділи.

Початковими даними під час планування внутрішнього аудиту системи якості є:

• причини проведення аудиту;

• перелік об´єктів обстеження;

• вимоги до кваліфікації персоналу, що проводить аудит;

• методики подання висновків та рекомендацій за результатами аудиту.

Ефективність аудиту системи якості значно залежить від кваліфікації персоналу, який його проводить. Якщо програмою передбачено проведення регулярних аудитів, то це вимагає наявності групи аудиторів, яких необхідно ретельно підбирати за такими особистими рисами як об´єктивність, здібність до аналітичного підходу, тактовність, хороші відносини з людьми. Персонал, який проводить аудит системи якості, має бути кваліфікованим та досвідченим, має знати нормативні документи з якості, порядок проведення аудиту і не бути зайнятим у діяльності або галузі, що перевіряється. До його складу повинні входити представники різних відділів, які мають пройти підготовку на організованих курсах навчання.

Оскільки аудит якості є важливим елементом системи якості, він має проводитись на основі стандартних методик та інструкцій. Наприклад, доцільно використовувати стандартний контрольний перелік питань у формі опитувального листка, який є настановою щодо збирання інформації та з´ясування відповідності системи якості до встановлених вимог. Зміст запитань залежить від характеру виробу, системи виробництва, організаційної структури організації.

Внутрішній аудит систем якості (СЯ) здійснюється для задоволення внутрішніх потреб організації і спрямований на встановлення причин невідповідностей та можливостей проведення попереджувальних і коригувальних дій. Він передбачає обстеження, аналіз та оцінювання об´єктивних свідчень наявності СЯ та її функціонування. Переважно аудиту піддають всі елементи СЯ. Причинами (підставою) проведення внутрішнього аудиту системи якості є:

• поточні регулярні перевірки та нагляд;

• організаційні зміни;

• випадки виявлення дефектів продукції;

• підготовка системи якості до сертифікації.

Процедура внутрішнього аудиту має бути викладена у настановах щодо його проведення. Першим кроком виконання аудиту є створення групи з проведення аудиту і призначення керівника. Для забезпечення об´єктивності група з проведення аудиту має складатися з представників тих підрозділів, які не підлягають аудиту. Склад групи та програма аудиту визначаються за деякий час до його проведення. Усі зацікавлені особи, включаючи підрозділи, які підлягають аудиту, мають бути інформовані про програму аудиту.

Для великих організацій, чи організацій, підрозділи яких розташовані на різних територіях, доцільно подавати інформацію про діяльність із забезпечення якості до початку аудиту. Така заздалегідь надана інформація скорочує час, який витрачається на збирання даних та сприяє кращому проведенню аудиту.

Аудит повинен розпочинатися зустріччю з керівництвом дільниці, що підлягає аудиту. Під час цієї зустрічі необхідно обговорити методику проведення аудиту, сферу охоплення та необхідні адміністративно-організаційні заходи. Під час проведення аудиту представник відділу, що перевіряється, має супроводжувати групу аудиторів для надання допомоги в ході аудиту, а також для підтвердження відомостей, отриманих у результаті спостереження. Перед початком виконання дій з аудиту аудитори мають ознайомитися з документацією відділу та проаналізувати звіти попередніх аудитів, якщо вони проводилися. Дані раніше рекомендації вивчаються, а поточна робота оцінюється для виявлення, чи були усунуті невідповідності, виявлені в результаті попередніх аудитів.

За основу група з проведення аудиту має використовувати стандартний контрольний перелік, але вона не повинна обмежуватись тільки перевіркою наведених у переліку питань. Група аудиту має прагнути:

• визначити, чи відповідають документовані методики та інструкції (документація) вимогам нормативних документів з якості;

• перевірити, чи реалізуються методики та інструкції;

• оцінити, чи відповідає виріб вимогам замовника до якості.

У тому випадку, коли аудитор робить висновок про наявність невідповідності в системі якості, повна інформація про невідповідність та недоліки має бути задокументована для здійснення коригувальних дій. Представник відділу, який перевіряється, бере в цьому участь. Підтвердження невідповідності та згода представника відділу з висновками за результатами аудиту можуть бути внесені в листок спостережень, щоб запобігти суперечностям на наступних етапах.

Після завершення аудиту має відбутися заключна зустріч з керівництвом дільниці, що перевіряється, для аналізу зроблених висновків та їх роз´яснення. Мають також обговорюватися відповідні коригувальні дії. Все це входить у звіт, який підписують як група аудиторів, так і керівництво відділу, який перевірявся. У звіті з аудиту мають бути зареєстровані всі факти відповідності методикам, він також має містити інформацію про невідповідності. Отже, звіт дає збалансовану загальну картину, а не створює негативне уявлення, яке буде протидіяти аудиту. Звіт з аудиту серед іншого має такі типові пункти:

• ідентифікаційні дані, наприклад назва звіту, його номер, склад групи та інші;

• допоміжну інформацію, така як, мета аудиту, сфера охоплення, дати та використана документація (методики);

• спеціальні висновки, зокрема висновок про наявність невідповідностей, які мають бути детально описані поряд з рекомендованими коригувальними діями;

• загальні висновки щодо ефективності програми якості, яка реалізується відділами, де проводився аудит;

• вимоги щодо представлення звіту, наприклад його отримувачі.

Якщо служба управління якістю організовує внутрішні перевірки якості, то вона відповідає за контроль за виконанням рекомендацій, наданих у звіті з проведення аудиту.

При одержанні звіту від керівника групи з проведення аудиту служба забезпечення якості подає копію звіту вищому керівництву, а інша копія подається у відділ, який перевірявся.

Дії з контролю за виконанням рекомендацій відбуваються так:

• з відділу який перевірявся, надходить письмова відповідь на звіт з проведеного аудиту;

• оцінюється адекватність реакції відділу;

• перевіряється виконання коригувальних дій за графіком;

• вивчається ефективність коригувальних дій для попередження повторного виникнення невідповідностей.

Контроль за виконанням може мати форму письмового звіту, аналізу переглянутих документів та проведення повторного аудиту після вказаної у звіті дати. Особа, яка відповідає за здійснення контролю за виконанням, має періодично аналізувати статус невиконаних коригувальних дій та вживати заходи з невирішених питань.

Типовими робочими документами з аудиту систем якості, які оформляються до проведення аудиту є:

• повідомлення про аудит та план аудиту;

• документи з кваліфікації аудиторів та керівників груп з проведення аудиту;

• чисті форми контрольних переліків для проведення аудиту;

• листки для реєстрації інформації;

• програми щорічних аудитів;

• графіки щоквартальних аудитів;

• використовувані методики проведення аудитів.

За результатами аудиту оформляються такі документи:

• звіт з аудиту та супроводжувальна доповідна записка;

• заповнені контрольні переліки з аудиту та робочі матеріали аудиторів;

• різна кореспонденція, яка стосується аудиту;

• відповіді відділу, який перевірявся;

• документація з контролю за виконанням коригувальних дій, вжитих за результатами аудиту.

Результати внутрішнього аудиту використовуються керівництвом організації для удосконалення своєї системи якості.