1.3. Постановка задачи. Цель и назначение автоматизированного документооборота

Электронный документооборот в любой организации ускоряет работу, что позволяет опережать конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. На самом деле причин для автоматизации много, следует перечислить основные преимущества от внедрения электронного документооборота:

• Быстрая и качественная обработка информации;

• Повышение эффективности управленческих решений с помощью автоматической системы контроля функционирования организации на всех уровнях;

• Оптимизация архива документов, что облегчает их хранение и поиск;

• Обеспечение кадровой политики за счет формализации деятельности сотрудников и возможности аудита всех их действий при работе с документами;

• Возможность усиления защиты информации;

• Соответствие международным нормам системы контроля качества.

Следует отметить прямую пропорциональность между преимуществами внедрения системы электронного документооборота и необходимостью защиты, пренебрежения которой приведут к реализации угроз безопасности.

Проектируемая система для ОАО «ИНПЦ ТЛП» должна автоматизировать полный комплекс процессов, связанных с документооборотом, включая работу с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами, организацию и проведение совещаний, а также контроль исполнительской дисциплины.

Цели и назначение проектируемой системы:

• Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

• Поддержка системы контроля качества, повышение исполнительской дисциплины;

• Оптимизация бизнес-процессов, ускорение документооборота;

• Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией, сокращения времени на создание и поиск документов;

• Реализация единого методического подхода в делопроизводстве;

• Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;

• Создание единого защищенного информационного пространства;

• Повышение сохранности и исключение потери документов;

• Повышение взаимозаменяемости сотрудников;

• Формализация деятельности каждого сотрудника;

• Учет рабочего времени сотрудников.

Объем проекта определяется количеством рабочих мест, охваченных автоматизируемым процессом, системным и прикладным ПО, работающим в рамках проекта, и структурой локальной сети, объединяющей рабочие станции и серверное оборудование, необходимое для работы Системы.

Для внедрения Системы, кроме самой Системы, не должно требоваться дополнительное платное ПО, отличное от используемого Заказчиком. ПО должно либо уже использоваться Заказчиком, либо быть бесплатным. Оплате должны подлежать только лицензии в объеме количества рабочих мест, годовой пакет обновлений и услуги специалистов по внедрению (обучению). Не должно также быть дополнительной платы за серверную лицензию.

Целью решения задачи осуществления закупок является оптимизация процедуры поиска поставщиков и создания отчетных документов по проведенным тендерам и договорам путем автоматизации ручных операций, создания централизованной информационной базы.

Программа позволит снизить нагрузку на сотрудников отдела путем быстрого формирования всех наиболее необходимых отчетов, возможности быстрого доступа к данным системы.

С учетом постоянного растущего количества поставщиков и совершаемых сделок, необходимо правильное планирование работы отдела. Для удобства и повышения эффективности строится система машинной обработки формирования различных документов, отчетов.

С точки зрения получения косвенного эффекта в управлении организацией решение задачи отразится на работе отдела закупок и компании в целом, так как это позволит улучшить ряд показателей в процедуре поиска поставщиков, проведении тендера и заключения договора, а именно:

• Получение более точных данных о поставщике (товарная группа, к который относится поставщик, общая информация о компании, контакты);

• Получение более точных данных о проведенном тенере (список компаний и ценовых предложений);

• Получение более точных данных о заключенных договорах (условия договора и сроки);

• Возможность предоставлять внутренним клиентам более точные и оперативные данные о возможных закупках.

Среди показателей прямого эффекта при решении поставленной задачи можно выделить следующие:

• Сокращение времени для принятия управленческих решений;

• Повышение степени достоверности информации;

• Повышение степени защищенности информации;

• Снижение трудовых затрат;

• Снижение стоимостных затрат;

• Повышение эффективности труда;

Функциональное назначение ИС:

• Внедряемая информационная система позволит обеспечить своевременный и оперативный обмен данными о поставщиках, тендерах и заключенных договорах.

• Системой предусмотрено ведение справочников по поставщикам, сегментам, товарным группам.

Создаваемая система должна будет автоматизировать следующие функции:

• внесение данных по поставщикам и контактным лицам;

• учет договоров;

• рационализация базы поставщиков;

• ведение тендеров;

• отслеживание коммерческих предложений;

• ведение договоров.

Аппаратные требования к данной системе машинной обработки данных должны быть невысоки. Быстрота и простота освоения программы является значительным преимуществом для внедрения ее в организации и эффективности работы с ней по сравнению с ведением контроля вручную.