Завантаження шаблону з веб-сайту Office Online
Якщо на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access немає шаблону, який відповідає вашим потребам, і встановлено підключення до Інтернету, можна відвідати веб-сайт Office Online для отримання додаткових шаблонів.
На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Додатково на сайті Office Onlineвиберіть посилання Шаблони.
У вікні браузера відображається домашня сторінка шаблонів на веб-сайті Office Online.
За допомогою засобів пошуку та навігації на веб-сайті Office Online знайдіть потрібний шаблон Access і завантажте його, дотримуючись інструкцій. У разі завантаження шаблону файл бази даних буде завантажено на комп’ютер і відкрито в новому екземплярі програми Access. У більшості випадків відкриється форма для введення даних, що дозволить відразу розпочати введення даних.
Технологія створення бази даних в Excel така. Після запуску Excel на екрані з'являється чиста робоча книга з новим вікном документа з тимчасовою назвою Воок 1 (Книга). Ця книга містить кілька чистих робочих аркушів (кількість аркушів визначається командою Сервис/Параметри/Общие).
Створення бази даних
Створення бази даних починається з опису полів, тобто з уведення імен полів (заголовків стовпців). Кожний елемент поля можна відформатувати, а далі згідно зі заданим форматом автоматично будуть форматуватися всі наступні елементи в цьому полі бази даних. Наприклад, якщо елемент поля відформатувати напівжирним шрифтом, тоді всі наступні елементи цього поля будуть виділені також напівжирним шрифтом.
На рис. 2.36 наведено зразок заповнення бази даних "Рух товарів".
Зразок заповнення бази даних
Якщо база передбачає наявність полів, що обчислюються, тоді для таких полів слід задати формули їх обчислення. У базі даних "Рух товарів" поле Сума в комірці 12 обчислюється за формулою = G2 х НІ. Після введення заголовків стовпців і зразка заповнення бази слід виділити ці два рядки, а потім вибрати з меню Data (Дані) команду Form (Форма). За допомогою цієї команди Excel аналізує рядок з іменами полів та елементами в першому записі і створює форму, в якій розташовані зверху вниз усі імена полів та їхні значення в першому записі. На рис. 2.37 показано форму для введення даних у базу даних - вона виглядає як діалогове вікно користувача (поля, що обчислюються, не мають текстових вікон). Після створення форми даних можна починати введення записів у базу даних активізацією кнопки Добавить.
Перехід до наступного поля форми після введення значення попереднього здійснюється виключно клавішею Tab. Клавіша Enter у цьому разі не забезпечує повного запису в базу. Якщо треба відредагувати значення поля, яке вже пройдено, слід натиснути Shift + Tab для повернення до помилкового поля. Під час уведення даних у певне поле можна скопіювати значення з того ж поля попереднього запису натисненням клавіш Ctrl + "(лапки). Якщо треба ввести число, що починається нулями (005102), які не повинні зникнути після введення, набір числа треба розпочати з апострофа ('005102).
Діалогове вікно форми з даними першого запису
Уведення всіх полів поточного запису закінчується активацією кнопки Добавить або натисненням однієї з двох клавіш, Enter або 4. У результаті Excel запише поточний запис у базу даних і на екран виведе порожню форму, в яку можна вводити значення полів нового запису.
Для перегляду створеної бази даних слід закрити діалогове вікно форми натисненням кнопки Закрыть. Наповнену базу даних наведено на рис. 2.38.
Заповнена база даних
Форма також містить ряд кнопок у правій частині, які використовують для пошуку або редагування будь-якого запису. Над верхньою кнопкою Добавить Excel показує номер поточного запису, за ним іде число, що показує загальну кількість записів у базі.
Якщо допущено помилку під час редагування даних, активуванням кнопки Вернуть можна відновити неправильно або випадково змінений запис даних і таким чином не допустити введення помилкового запису в таблицю. Якщо ж помилковий запис уже потрапив у таблицю, його можна відредагувати традиційними методами редагування таблиці в Excel після закриття діалогового вікна форми. Якщо форма даних ще не закрита, можна активувати кнопки Назад або Далее до появи помилкового запису у формі і вилучити його кнопкою Удалить.
Закінчивши введення в таблицю всіх записів, треба закрити форму даних кнопкою Закрыть, а потім виконати збереження даних таблиці командою Файл/Зберегти.
Пошук даних за допомогою маски
Поряд зі зручним уведенням Форма даних надає можливість здійснювати пошук інформації. Для введення критерію пошуку відповідного запису (записів) призначена кнопка Критерии. Критерій пошуку може включати шаблони пошуку (*, ?), а також оператори порівняння (=, >, >=, <, <=, о). Наприклад, щоб відобразити у формі даних тільки тих постачальників, які поставляли товар на склад № і, потрібно в поле Склад ввести значення критерію пошуку - і, а в поле Операція - значення <1І (кодами операцій від 1 до 10 позначено надходження товарів на склад, кодами, що перевищують 10, - вибуття товарів зі складу). Далі слід активувати кнопку Далее або Назад для здійснення пошуку від поточного запису, який активований табличним курсором, відповідно вперед або назад. Уведення критеріїв пошуку у форму відображено на рис. 2.39. Результати пошуку даних у базі відображаються на екрані таким чином, як це показано на рис. 2.40, тобто у формі відображається лише один запис. Для перегляду інших знайдених записів треба скористатися кнопками Далее або Назад.
. Діалогове вікно форми з маскою пошуку
Діалогове вікно форми з результатами пошуку даних