Сортування даних

База даних в Excel має здатність забезпечити певний порядок записів (наприклад, у порядку зростання номерів або в алфавітному порядку). Однак під час заповнення бази новими записами складно зберігати встановлений порядок. При введенні нового запису Excel під'єднує його в кінець бази даних. Якщо всі записи впорядковано за певною ознакою, цей порядок може бути зручним для користувача в більшості випадків. Але іноді виникає необхідність розташувати записи в іншому порядку, причому для кожного конкретного випадку порядок може бути свій, особливий. Гнучкість упорядкування записів в Excel забезпечується командою Sort (Сортувати).

Щоб забезпечити за допомогою Excel правильне сортування записів у базі даних, потрібно вказати ключі сортування і тип упорядкування. Під ключем сортування розуміємо поле, яке визначає новий порядок записів. Існують два типи впорядкування: порядок зростання, коли текст розташовується в алфавітному порядку (від А до Z), а числа - у порядку збільшення (від найменшого до найбільшого); порядок спадання, що протилежний алфавітному порядку і порядку нумерації (тобто від Z до А і від найбільшого до найменшого).

Сортувати можна не тільки бази даних, прості таблиці також можуть бути перегруповані. Для сортування записів можна вказувати до трьох ключів сортування, для кожного ключа можна вказувати свій тип упорядкування.

Для того, щоб відсортувати записи в базі даних Excel, виконують такі дії: установлють табличний курсор на будь-яке ім'я поля бази даних; вибирають команду Данные/Сортировка. При цьому Excel автоматично відмічає всі записи бази і відкриває діалогове вікно Сортировка диапазона, в яке слід внести ключі сортування і типи упорядкування.

Після активації кнопки OK Excel відсортує записи. Якщо помилково було вибрано не ті ключі сортування або використаний не той порядок сортування, слід скористатися командою Правка/Отменить Сортировка.

Фільтрація бази даних

Іноді потрібно вивести на екран лише записи бази даних певного змісту. Результат досягається фільтрацією даних, тобто здатністю Excel сховати не потрібні в певний момент записи бази даних. Для виконання фільтрації треба: табличний курсор попередньо встановити в одне з полів бази даних і вибрати команду Данные/ Фильтр/ Автофильтр, при цьому поряд з полями бази створюються вікна, що відкриваються; відкрити вікно поля для фільтрації; зі списку, що відкрився, вибрати значення фільтра (на рис. 2.44) наведено налагодження фільтрації даних за кодом товару 15120).

База даних із вікнами полів фільтрації

У результаті фільтрації Excel виведе на екран тільки записи, що відповідають поставленим умовам. На рис. 2.45 наведено відфільтровану базу за фільтром 15120 поля Код_тов.

База даних після фільтрації

Відфільтровані і виведені на екран записи можна копіювати в іншу таблицю, а потім використовувати для обробки, роздруку тощо. Для відміни фільтрації, тобто виведення всіх записів бази, слід скористатися командою Данные/Фильтр/Отобразить все.

Excel дає користувачеві можливість здійснювати фільтрацію бази не лише за певним значенням поля, а й за більш загальними критеріями, наприклад - за прізвищем, що починається з певної літери, або за цифровим значенням полів, що відповідають певним умовам. Для такого роду фільтрації треба створити власний автофільтр.

Для створення власного фільтра потрібно:

• вибрати команду Данные/Фильтр/Автофильтр;

• відкрити вікно того поля, на базі якого буде створено власний автофільтр;

• зі списку, що відкрився, вибрати опцію Сustom..(Условие), на екрані з'являється діалогове вікно Пользовательский автофильтр;

• створити фільтр - з відкритого списку вибрати потрібний оператор порівняння (=, >, <, >=, <=, о); у текстове вікно, що справа, ввести значення (текст або число), стосовно якого здійснюватиметься порівняння значень поля; накласти створений фільтр на базу даних активацією кнопки ОК. На основі вікна Пользовательский автофильтр можна також розробити власний фільтр для вибірки записів, значення полів яких лежать у заданих межах або відповідають хоча 6 одному з двох уведених критеріїв. Для цього потрібно: ввесги оператор порівняння для нижньої межі; ввести найменше значення інтервалу; активувати перемикач And, якщо утворюється І-умова, або перемикач От, якщо утворюється Або-умова; вибрати оператор порівняння для визначення верхнього інтервалу; ввести найбільше значення інтервалу.

На рис. 2.46 ілюструється фільтр, утворений для фільтрації тільки тих записів, де значення поля Ціна перебуває в межах - більше (isgreater then) ніж 2,87і менше (is less than) ніж 34,78 грн.

Діалогове вікно Автофільтр користувача з установленими параметрами фільтрації

Результат фільтрації за даним фільтром наведено на рис. 2.47.

Результат фільтрації бази за фільтром 2,87< Ціна < 34,78

Відфільтровані дані можна копіювати в іншу таблицю або виводити на друк.