67.Опишите технологию создания запросов в ms Access.

Конструктор запросов в MS Access

Высокоуровневым средством формирования запросов в СУБД MS Access является Конструктор запросов, который можно рассматривать как своеобразную оболочку к языку запросов SQL. Для формирования запроса в конструкторе используется табличная форма. Рассмотрим, как запросы из предыдущего параграфа реализуются с помощью конструктора.

Для перехода к работе с конструктором запросов надо:

        => открыть закладку «Запросы»;

        => выполнить команду => Создать;

       =>в открывшемся окне «Новый запрос» выбрать «Конструктор », щелкнуть по кнопке ОК;

        => в окне «Добавление таблицы» на закладке «Таблицы» выбрать название таблицы «Факультеты»; выполнить команду

        => Добавить => Закрыть.

Реализация запроса 1 из темы 13 представлена на рис. 1.9.         Рис. 1.9. Конструктор запросов (запрос на выборку из одной таблицы) В первой строке таблицы, расположенной в нижней части рис 1.9, указываются имена полей, участвующих в формировании запроса. Вторая строка содержит имена таблиц, из которых извлекаются нужные поля. В третьей строке находятся признаки сортировки. Флажки в четвертой строке — признаки вывода значений полей на экран при выполнении запроса. В следующих строках формируется условие отбора. По окончании заполнения таблицы надо выполнить команду => Запрос Запуск. После выполнения этого запроса на экране появится   таблица 1.3.

Запрос нужно сохранить. Для этого в диалоговом окне, запрашивающем имя запроса, следует ввести его название «Список экзаменов» и подтвердить сохранение

Заголовками столбцов выведенной таблицы являются имена полей. Это может не устраивать пользователя.

Имеется возможность заменить их на любые другие надписи, при этом имена полей в БД не изменятся. Для этого нужно снова открыть конструктор запроса, установить курсор на имени поля «ФАКУЛЬТЕТ», выполнить команду => Вид Свойства, Откроется окно «Свойства поля »; в строку «Подпись» нужно ввести требуемый текст, например «Факультеты». Затем следует перейти к имени поля «ЭКЗАМЕН_1» и ввести подпись «1-й экзамен» и так далее, после чего закрыть окно «Свойства поля». Выполнив команду Открыть, получим таблицу, которая от таблицы 1.3 будет отличаться лишь заголовками. Таблица 1.5. Список экзаменов: запрос на выборку

Теперь сформируем в конструкторе запрос 2 из темы 13 для получения плана приема по всем факультетам на все специальности. Запрос будет выглядеть так, как показано на рис. 1.10.   Рис 1.10. Конструктор запросов (запрос на выборку из двух таблиц)

Результат выполнения этого запроса представлен в таблице 1.4. Глядя на таблицу, легко догадаться, какие подписи были заданы для ее столбцов.

68.Что представляют собой макросы в ms Access и как они создаются?

С помощью макросов можно выполнить практически все действия над объектами Access из тех, которые были описаны в предыдущих главах.

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать, по крайней мере, имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.

В табл. 11.1 содержится список макрокоманд Microsoft Access 2002, сгруппированных по категориям: работа с данными в формах и отчетах; выполнение команд, макросов, процедур и запросов; работа с объектами; импорт/экспорт данных и объектов и прочие. В категорию "Прочие" собраны все макрокоманды, которые позволяют влиять на интерфейс приложения.

Категория	Назначение	Макрокоманда
Работа с данными в формах и отчетах	Отбор данных	Применить Фильтр (ApplyFilter)
	Перемещение по данным	СледующаяЗапись (FindNext) НайтиЗапись (FindRecord) КЭлементуУправления (GoToControl) НаСтраницу (GoToPage) НаЗапись (GoToRecord)
	Обновление данных или экрана	Обновление (Requery) ПоказатьВсеЗаписи (ShowAllRecords)
Выполнение	Выполнение команды	Выполнить Команду (RunComraand)
	Выполнение макроса, процедуры или запроса	ЗапускМакроса (RunMacro) Залуск Программы (RunCode) ОткрытьЗапрос (OpenQuery) 3anycк 3anpoca SQL (RunSQL)
	Выполнение другого приложения	Запуск Приложения (RunApp)
	Прерывание выполнения	Отменить Событие (CancelEvent) Остановить ВсеМакросы (StopAllMacros) ОстановитьМакрос (StopMacro)
	Выход из Microsoft Access	Выход (Quit)
Импорт/экспорт	Передача объектов Microsoft Access в другие приложения	Вывести В Формате (OutputTo) ОтправитьОбъект (SendObject)
	Преобразование формата данных	Преобразовать БазуДанных (Transfer Database) ПереносБазыДанныхSQL (TransferSQLDat abase) Преобразовать ЭлектроннуюТаблицу (Transfer Spreadsheet) ПреобразоватьТекст (TransferText )
Работа с объектами	Копирование, переименование и сохранение объекта	КопироватьОбъект (CopyObject) Копировать Файл БазыДанных (CopyDatabase File) Переименовать (Rename) Сохранить (Save)
Прочие	Вывод на экран или скрытие встроенной или специальной панели инструментов Подача звукового сигнала	ПанельИнструментов (ShowToolbar) Сигнал (Веер)

Таблица 11.1. Макрокоманды Microsoft Access 2002

Как видно из этой таблицы, действия, которые могут быть выполнены с помощью макросов, очень разнообразны. Даже если вы не будете использовать макросы в своих приложениях, имеет смысл изучить эти макрокоманды, поскольку их можно использовать и в процедурах VBA, как будет показано далее (см. гл. 13).

По сравнению с предыдущей версией Access, в Microsoft Access 2002 появились три новые макрокоманды:

ПереносБазыДанныхSQL (TransferSQLDatabase) — переносит базу данных Microsoft SQL Server 7.0 и выше на другой сервер;

КопироватьФайлБазыДанных(CopyDatabaseFile) — выполняет копирование текущей базы данных Microsoft SQL Server 7.0 и выше, присоединенной к проекту Access;

ОткрытьФункцию (OpenFunction) — выполняет функцию, определенную пользователем, в проекте Access. Эта функция- представляет собой запрос, который, используя входные параметры, возвращает результаты так же, как и хранимая процедура.

Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Как будет показано в следующем разделе, для создания макроса требуется знать лишь основные приемы работы в Microsoft Access и Windows, такие как перетаскивание объектов из окна База данных (Database) в специальное окно — Конструктор макросов (Macro Design), выбор действия из списка и ввод выражений в качестве аргументов макрокоманды. Поэтому, если очень не хочется изучать синтаксис языка VBA или это представляется слишком трудным, смело применяйте макросы, и вы получите достаточно функциональное приложение.

Как уже говорилось выше, основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных (Database), наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т. д.

С помощью макросов можно создать удобные меню и панели инструментов для приложения, и чуть позже мы опишем, как это сделать.

Однако использование макросов имеет и некоторые недостатки, о которых здесь уместно сказать.

• Возможности макрокоманд ограничены по сравнению с возможностями языка VBA, поэтому в ряде случаев без программирования на VBA не обойтись, хотя сначала нужно быть уверенным, что эти дополнительные возможности действительно нужны. Язык VBA предоставляет более широкие возможности для работы с данными, позволяет использовать механизм программирования объектов для связи с другими приложениями, вызывать функции из библиотек динамической загрузки (DLL) Windows и создавать собственные специализированные функции.

• Макросы можно использовать практически везде, где применяются процедуры VBA, однако процедуры VBA, как правило, выполняются быстрее.

• Макросы являются объектами, существующими отдельно от форм и отчетов, в которых они используются, поэтому, когда этих объектов становится очень много, их поддержка достаточно трудоемка. Процедуры обработки событий VBA являются неотъемлемой частью форм и отчетов, и в этом есть свои преимущества. Например, при переносе форм и отчетов из одной базы данных в другую с ними автоматически переносятся связанные процедуры.

Тем не менее, как уже отмечалось, во многих случаях использование макросов вполне оправдано, т. к. это существенно упрощает и ускоряет разработку приложения. С помощью макросов можно создавать небольшие однопользовательские приложения, хотя при создании многопользовательских или клиент-серверных приложений, где скорость работы приложения критична, лучше применять VBA.