Глава 1. Понятие «формирование дел» и основные требования к этой работе

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дело (первичный комплекс) — это совокупность доку­ментов, относящихся к одному вопросу или участку дея­тельности, помещенных в отдельную обложку¹ (регистра­тор или скоросшиватель).

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формирование дел должно обеспечить:

• оперативность поиска документов;

• надежность документационного обслуживания уп­равления;

• сохранность документов.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение и раскладка исполненных докумен­тов по папкам (делам) и подшивка документов;

• расположение документов внутри дел в определен­ной последовательности;

• оформление обложек дел.

Все эти операции выполняются повседневно в преде­лах календарного года. В конце календарного года в струк­турном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки па­пок переносят из номенклатуры дел их заголовки и ин­дексы, на корешки папок — только индексы. При вклю­чении в папки первых документов на обложках простав­ляют дату начала дела.

Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Формирование дел в соответствии с нормативно-зак­репленными правилами позволяет:

• значительно ускорить и облегчить окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудо­затраты на предархивную обработку;

• облегчить проведение экспертизы ценности дел, от­бор дел для дальнейшего хранения или уничтожения;

• обеспечить сохранность документов, так как при этом исключается возможность попадания документов посто­янного хранения в дела с временными сроками хранения;

• создать организационную защиту информации, пре­дупреждает несанкционированный доступ, как к конфи­денциальной, так и к иной управленческой информации;

• осуществлять контроль за наличием и местонахож­дением документов.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течение 10 дней после сдачи его испол­нителем.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• помещать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

• группировать в дело документы только одного календарного года (за исключением переходящих дел);

• раздельно группировать в дела документы постоянного и вре­менного сроков хранения;

• помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;

• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возвра­ту, лишние экземпляры, черновики;

• по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2», и т.д.