Глава 2. Процесс формирования дел

2.1. Принципы систематизации документов внутри дел

Внутри каждого дела документы должны быть систе­матизированы, так как от последовательности расположе­ния документов внутри дела зависит скорость поиска до­кументов во время их оперативного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса.

Основной принцип систематизации документов — хро­нологический, при котором документы располагаются по датам, в нача­ле дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) — самый поздний. Соблюдение этого правила обеспечивает распо­ложение документов внутри дела в прямой хронологи­ческой последовательности, которая является обязатель­ной при сдаче документов в архив.

Кроме того, используется вопросный (вопросно-логи­ческий) принцип, согласно которому документы распо­лагают в делах в логической последовательности реше­ния того или иного вопроса. Такая систематизация со­впадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов исполь­зуют фамилии их авторов, названия учреждений — кор­респондентов, наименования административно-территори­альных единиц.

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоко­лы, приказы, квитанции).

Различные категории документов систематизируют по разным признакам.

Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют в отдельные дела.

Целесообразно при больших объемах документов при­казы по личному составу формировать в дела в соответ­ствии с определенным действием, например: о приеме на работу, о командировании, о премировании, о предостав­лении отпуска, об увольнении.

Уставы, положения, инструкции группируются в само­стоятельные дела. Если же они утверждены распоряди­тельным документом и являются приложением к ним, то группируются вместе с указанными документами.

Документы коллегий группируют в два дела:

• протоколы заседаний и принятые решения;

• документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений).

Протоколы размещают в хронологическом порядке и по номерам документы к заседаниям формируют в дело в соответствии с номером того протокола, к которому они относятся.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титуль­ные списки — группируют отдельно от их проектов. Не­зависимо от времени составления или поступления пла­новые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2004 г., составленный в 2003 г. должен войти в дела 2004 г., отчет за 2003 г., составленный в 2004 г., хранится в делах 2003 г.

Документы, связанные с последовательностью дело­производства (например, личные, персональные, арбитраж­ные и др.) формируются по принципу «досье», т. е. от­дельного дела. По этому принципу целесообразно форми­ровать дела о выдаче лицензий, авторских свидетельств (патентов). Внутри таких дел документы располагаются, начиная с инициативного документа по хронологии.

Документы в личных делах обычно размещают в сле­дующей последовательности:

• внутренняя опись документов дела;

• заявление о приеме на работу;

• личный листок по учету кадров (или анкета); » автобиография;

• копии документов об образовании;

• выписки из приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• другие документы, относящиеся к данному лицу.

Лицевые счета рабочих и служащих и другие доку­менты по заработной плате располагают по алфавиту на­чальной буквы фамилий и группируют в самостоятель­ные дела в пределах года.

Переписка группируется в пределах календарного года и систематизируется в хронологической последователь­ности: письмо-ответ помещается после поступившего письма-запроса. Хронология соблюдается и при подшив­ке инициативных писем.

Квитанции, счета, наряды, накладные размещают внут­ри дела в порядке номеров.

Предложения, заявления, жалобы граждан — форми­руют отдельно от обращений по личным вопросам. В за­висимости от объема этих документов формируют отдель­ные тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии (например: от А до Д, от Е до К). Внутри дела каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют отдельную группу, одно дело отделяется от другого чистым листом бумаги.