10.5 Створення звітів Створити простий звіт, що містить:

• список співробітників підприємства з полями: Ідент код, Прізвище, Ім'я, По батькові, Телефон;

• Згрупувати дані по 1-ій букві прізвища;

• Обчислити кількість прізвищ в кожній групі.

Вид звіту представлений на рисунку 2.5.

Для створення такого звіту виконати:

1. Відкрити базу даних, для якої створюється звіт ;

2. Почати створення звіту в режимі Конструктор:

Вибрати вкладку Звіти, натиснути кнопку . З'являється вікно Новий звіт, в якому вибрати Конструктор (для самостійного створення звіту), вказати джерело даних - таблицю Співробітник (вибрати таблицю із списку, що розкривається, з переліком таблиць і запитів). Натиснути .

На екран виводяться вікна, представлені на рисунку 2.6:

a) Вікно звіту в режимі конструктора із заголовком Отчет1: звіт і з наступними областями: Верхній колонтитул; Область даних; Нижній колонтитул.

b) Панель елементів, що містить кнопки для створення елементів управління, які можна включити в звіт. Панель елементів можна закрити або вивести, виконавши клацання по кнопці на панелі інструментів або виконавши команду Вигляд -> Панель елементів;

c) Список полів базової таблиці або запиту (список полів таблиці Співробітник). Список полів можна вивести або закрити, виконавши команду Вигляд -> Список полів або виконавши клацання по кнопці на панелі інструментів.

	СПИСОК СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ     26.02.08
Идентификационный код Фамилия Имя     Отчество Телефон
Группа фамилий, начинающихся на букву     А
1545678990               Архипов Сергей Иванович нет
Количество в группе     1
Группа фамилий, начинающихся на букву     Б
2314743296                                 Бородулин Андрей Васильевич 27-14-12 1955443781 Безродный Владимир Михайлович 32-32-14 2055894321 Бронзов Станислав Иванович 23-10-70
Количество в группе     3
Группа фамилий, начинающихся на букву     К
1624790203                                 Круговой Геннадий Иванович 68-14-13 2200987654 Коваль Александра Николаевна 47-67-33 1934789231 Каменева Татьяна Дмитриевна 65-67-72
Количество в группе     3
Группа фамилий, начинающихся на букву     М
2178943214                                 Мапошенко Юрий Николаевич 43-35-13
Количество в группе     1
Группа фамилий, начинающихся на букву     С
2014654788                                 Садчиков Аркадий Викторович 10-12-10 2233668943 Строков Олег Викторович 69-05-03 1314152347 Старченко Светлана Борисовна 65-12-13
Количество в группе     3
Группа фамилий, начинающихся на букву     Ц
1748576413                                 Царева Анна Николаевна 47-23-15
Количество в группе     1

Рисунок 2.5 – Вид отриманого звіту

Рисунок 2.6 – Вигляд вікна будівника звітів

Переміщаючи вікна (відбуксирувавши мишкою за заголовок) можна розташувати їх в зручному для роботи порядку, наприклад: Вікно звіту - зліва, Список полів в правій області екрану, нижче -Панель елементів.

Додатково можна вивести вікно властивостей створюваного звіту (Вигляд -> Властивості) або виконавши клацання по піктограмі Властивості.

3. Встановити розміри звіту

• Перемістити праву межу вікна створення звіту за допомогою покажчика миші так, щоб на верхній лінійці було видно число 19 (розмір звіту 18 см);

• Виконати Файл -> Параметри сторінки:

• При вибраній вкладці Сторінка встановити книжкову орієнтацію листа і розмір А4 (210х297);

• При вибраній вкладці Поля встановити розміри лівого і правого поля по 10 мм;

• При вибраній вкладці Стовпці встановити: кількість стовпців-1; ширина стовпця-18 см; висота - 3 см; ;

• Перемістити праву межу області даних звіту до значення 18 на верхній лінійці;

4. Додати в бланк звіту області Заголовок звіту і Примітка звіту:

• Для цього виконати Вигляд -> Заголовок/Примітка звіту.

5. Перемістити з таблиці в Область даних список потрібних полів.

• У вікні таблиці Співробітник виділити в комбінації з клавішею Ctrl поля Ідент код, Прізвище, Ім'я, По батькові, Телефон і відбуксирувати їх в Область даних. У області даних з'являться зв'язані елементи управління, тобто елементи, пов'язані з полями таблиці Співробітник (зліва - підпис, справа - значення поля). Виконати клацання мишею на вільному просторі у області даних, щоб прибрати виділення вставлених елементів управління;

• Можна проглянути вміст звіту на даному етапі, вибравши Файл -> Попередній перегляд. Надалі можна використовувати цю команду для проглядання вмісту звіту після внесення яких-небудь змін;

• Перемістити заголовки стовпців в область Верхній колонтитул для цього:

• Виділити підписи елементів управління (зліва) у області даних, для чого натиснути клавішу Shift і виконати клацання на кожному підписі (або обвести їх зліва направо з натиснутою лівою кнопкою миші). Виконати команду Вирізувати;

• Активізувати Верхній колонтитул клацанням миші по заголовку і виконати команду Вставити. Підпису будуть вставлені в область Верхнього колонтитулу;

• Розставити заголовки стовпців таким чином: підпис Ідент код перемістити в лівий верхній кут області. Решту підписів розставити так, щоб відстань між лівими межами підписів було рівне 3см;

• Виконати редагування і форматування заголовків стовпців (відповідно до рисунка 2.5). Для цього виділити всі підписи в рядку (помістити курсор миші зліва від рядка, щоб курсор прийняв форму стрілки, направленої управо і виконати клацання мишею), клацнути правою кнопкою миші на виділенні, у вікні, що з'явилося, вибрати команду Властивості і встановити у вкладці Макет наступні значення: Ширина 3см, Висота 1см, Тип межі Суцільна, Розмір шрифту 12см. Для редагування підпису виділити елемент, виконати клацання мишею на підписі і внести потрібні зміни. Зауваження: Форматувати можна і окремий елемент, виділивши тільки його. При форматуванні можна використовувати піктограми панелі форматування на панелі інструментів, або команди меню Формат -> Вирівняти, Формат -> Розмір, або встановити відповідні властивості для даного елементу.

• Зменшити розмір області Верхній колонтитул за розміром висоти заголовків стовпців, додавши приблизно 0,5 см, перемістивши межу наступної області Область даних вгору;

• Розмістити поля у області даних в ряд під заголовками відповідних стовпців. Зменшити розмір Області даних мишкою перемістивши нижню межу області вгору. Відформатувати кожне поле відповідно до рисунка 2.5;

• Проглянути вміст звіту на даному етапі, вибравши Файл -> Попередній перегляд. Внести зміни, якщо є невідповідності або помилки.

6.Визначити поля, по яких проводитиметься угрупування і сортування даних:

• Виконати клацання по піктограмі Сортування і угрупування панелі інструментів або вибрати Вигляд -> Сортування і угрупування. Відкривається вікно Сортування і угрупування;

• у стовпці Поле/вираз (лівий стовпець) відкрити список полів і вибрати поле Прізвище;

• у стовпці Порядок сортування встановити порядок сортування (за збільшенням)

• Виконати установку властивостей у області Властивості групи:

  • Для Заголовок групи і Примітка групи встановити значення Так. При цьому у вікні звіту з'являється додаткова область Заголовок групи "Прізвище" перед Областю даних і Примітка групи після Області даних;

  • Для угрупування по першому символу встановити в рядку Угрупування значення По перших символах;

  • У рядку Інтервал встановити число початкових символів, по яких хочемо утворювати групи, для угрупування поодинці першому символу це значення рівне 1;

  • У рядку Не розривати встановити значення Повну групу;

  • Закрити вікно Сортування і угрупування.

7. Вставити в область Заголовок групи бланка звіту текст "Група прізвищ, що починаються на букву ", а потім повинна виводитися буква, по якій створювалася чергова група:

• Виділити область Заголовок групи в бланку звіту (клацнути на заголовку області);

• З вікна Список полів перетягнути поле Прізвище в бланк звіту в область Заголовок групи.. Помістити покажчик із зображенням руки з витягнутим вказівним пальцем на маркер, розташований в лівому верхньому кутку лівого поля (підпис) і відбуксирувати це поле в лівий верхній кут області Заголовка групи, відступивши 0,25см зліва. Аналогічно перемістити праве поле управо на 8см від лівої межі області. У лівому полі набрати текст "Група прізвищ, що починаються на букву" і натиснути клавішу Enter. Встановити параметри форматування: курсив, розмір 10. Потім виконати дії: Формат -> Розмір -> За розміром даних. Зрадити розміри правого поля, переміщаючи маркер правої межі вліво так, щоб видно була одна буква Ф і трохи наступна.

• У вікні Панель елементів клацнути по кнопці, перемістити курсор в область Заголовок групи під набраний текст і провести лінію, підкресливши обидва поля;

• Проглянути звіт, вибравши Файл -> Перегляд. Якщо видно 2 букви прізвища, то зменшити поле Прізвище, якщо де-небудь не видно букви, то поле Прізвище збільшити (як описано попередньому пункті).

9. Вставити в область Примітка групи бланка звіту текст "Кількість в групі ", а потім повинна виводитися кількість прізвищ, що відносяться до даної групи:

• Створити елемент управління. Для цього виконати клацання на Панелі елементів по кнопці, а потім в області Примітка групи в місці розташування елементу. З'являється елемент, що складається з 2-х частин. Перемістити праву частину елементу управо. У ліву частину поля (підпис) ввести текст "Кількість в групі". У праву частину елементу ввести формулу =Count([Прізвище]). Провести форматування.

10.Вставити малюнок в заголовок звіту:

• Вставка -> Малюнок -> З файлу. У вікні, що відкрилося, вибрати відповідний графічний файл, виконати клацання по кнопці .

11.Вставити текст заголовка звіту і поряд дату створення звіту:

• На панелі елементів вибрати кнопку, перемістити курсор в область Заголовок звіту праворуч від малюнка. Відсунути праве поле ближче до правої межі області. У ліве поле ввести текст заголовка. У правому полі з написом Вільний ввести формулу =Date(). Відформатувати поля. Вставити номер сторінки в області Нижній колонтитул:

• Аналогічно додати елемент Номер сторінки: у ліве поле ввести текст "Сторінка", а в праве =Page. Зберегти звіт.