Компенсации, доплаты и надбавки

Оплата питания

№ 1. В каких случаях сотрудникам по законодательству положено бесплатное питание?

Обязательное бесплатное питание предусмотрено лишь для отдельных категорий персонала:

- сотрудников, работающих во вредных условиях;

- спортсменов.

Сотрудникам, которые работают во вредных условиях, положено молоко или другие равноценные продукты. Сотрудникам, работающим в особо вредных условиях, нужно предоставить лечебно-профилактическое питание. Это закреплено статьей 222 Трудового кодекса РФ. При этом в некоторых случа­ях организация может приобрести лечебно-профилактическое питание за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. «ж» п. 2 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 5 февраля 2010 г. № 64н).

Нормы и условия бесплатной выдачи молока (других равноценных продуктов) сотрудникам, занятым на работах с вредными условиями, утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 45н. Например, норма выдачи молока составляет 0,5 литра в смену. При этом если продолжительность работы во вредных условиях составляет менее половины рабочей смены сотрудника, выдавать ему молоко работодатель не обязан. Такой поря док следует из положений пункта 4 Норм и условий, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 45н.

Перечень производств, профессий и должностей, работа в которых дает право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания, а также рационы лечебно-профилактического питания, нормы бесплатной выдачи витаминных препаратов и правила бесплатной выдачи лечебно-профилактического питания утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 46н. Спортсмены, участвующие в учебно-тренировочных и спортивных мероприятиях, также обеспечиваются питанием (п. 1 ст. 33 Закон от 4 декабря 2007 г. № 329-Ф3). Кроме того, в трудовом (коллективном) договоре или ином локальном акте организации могут быть предусмотрены дополнительные гарантии и компенсации спортсменам, в частности оплата питания (ст. 348.10 ТК РФ). В первом случае компенсации спортсменам можно расценивать как установленные в законодательстве. Во втором - как компенсации, установленные по инициативе организации.

№ 2. Как отразить в бухучете выдачу бесплатного питания сотрудникам, работающим во вредных условиях?

Выдачу бесплатного питания сотрудникам отразите проводкой:

Дебет 20 (23,25,29) Кредит 10

- списана стоимость бесплатного питания, выданного сотрудникам.

Выплату денежной компенсации взамен бесплатного питания сотрудникам

которые работают во вредных условиях, отразите проводками:

Дебет 20 (23,25, 29) Кредит 73

- начислена компенсация взамен бесплатного питания;

Дебет 73 Кредит 50 (51)

- выплачена компенсация взамен бесплатного питания.

№ 3. Какими зарплатными налогами (взносами) облагается выдача сотрудникам, работающим во вредных условиях, бесплатного питания?

Независимо от применяемой системы налогообложения со стоимости бесплатного питания (суммы денежной компенсации взамен питания), предоставленного по законодательству сотрудникам, которые работают во вредных условии не начисляйте:

- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 28 апреля 2009 г. № 3-2- 06/47);

- взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 11 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

При этом вредные условия труда на конкретных рабочих местах должны быть подтверждены результатами их аттестации (письма Минфина России от 1 августа 2007г. № 03-03-06/4/104, от 18 июня 2007 г. № 03-04-06-01/192).

№ 4. Можно ли включить в состав расходов на оплату труда затраты на бесплатное питание сотрудников, если вести учет расходов по каждому сотруднику невозможно (например, питание предоставляется по принципу «шведского стола»)?

Нет, нельзя. Учесть расходы на бесплатное питание сотрудников можно при соблюдении двух условий:

- бесплатное питание предусмотрено трудовыми (коллективным) договорами (п. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ), например специальным разделом, включенным в трудовые (коллективный) договоры;

- есть возможность определить сумму дохода, полученную каждым сотрудником.

Наличие второго условия объясняется тем, что затраты на бесплатное питание учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). То есть представляют собой часть оплаты труда, выданной в натуральной форме. Сумма оплаты труда, которая начислена каждому сотруднику, должна быть документально подтверждена (ст. 252 НК РФ). Для этого должен вестись учет затрат по каждому сотруднику. Если при предоставлении бесплатного питания невозможно определить величину затрат по каждому сотруднику, такие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. Подобный вывод был сделан в письме Минфина России от 4 марта 2008 г. № 03-03-06/1/133.

«Главбух» советует

Во избежание споров с налоговой инспекцией организация должна принять все возможные меры, чтобы организовать персонифицированный учет затрат на питание по каждому сотруднику. В аналогичных ситуациях Минфин России порекомендовал вести учет расходов исходя из общей стоимости предоставленного питания и данных табеля учета рабочего времени (см., например, письмо Минфина России от 19 июня 2007 г. № 03-11-04/2/167).

№ 5. Нужно ли начислить НДС на стоимость бесплатных обедов, предоставляемых сотрудникам по инициативе компании?

Да, нужно. НДС со стоимости бесплатного питания, предоставляемого сотрудникам, нужно начислить в любом случае, независимо от того, как оно организовано. Такая операция признается безвозмездной передачей товаров и облагается НДС (абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Налоговой базой при этом является рыночная стоимость обеда без НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ).

Оплата медосмотра

№ 6. Можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на проведение предварительного медосмотра, если после него выяснилось, что гражданин не может быть принят на работу по состоянию здоровья?

Да, можно. Организация обязана обеспечить проведение за счет собственных средств обязательных предварительных медосмотров при поступлении сотрудника на работу. Если претендент на трудоустройство самостоятельно оплатил медосмотр, то независимо от результатов организация обязана возместить ему понесенные расходы. При этом обязанность проведения медосмотров не ставится в зависимость от факта дальнейшего трудоустройства (абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

Поскольку предварительные медосмотры проводятся в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, затраты на их проведение нужно квалифицировать как расходы на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 октября 2009 г. № 03-03-06/1/648).

№ 7. Можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы организации на вакцинацию (проведение профилактических прививок) сотрудников?

Да, можно. При расчете налога на прибыль расходы на вакцинацию сотрудников можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Но для этого должно соблюдаться одно условие - проводя вакцинация) сотрудников, организация выполняет возложенные на нее законодательством обязанности. То есть такая вакцинация должна быть обязательной. Такой вывод Минфин России сделал в письме от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/357.

Оплата обучения

№ 8. Как отразить в бухучете расходы на обучение сотрудника в интересах компании?

Стоимость учебы сотрудников в интересах организации включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, расходы на его обучение отразите проводкой:

Дебет 20 (23,25,26,29,44) Кредит 76

- списаны расходы на учебу сотрудника.

Образовательные услуги некоммерческих образовательных учреждений не облагаются НДС (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ). Поэтому «входного» налога в расчетных документах, предъявленных такими учреждениями, нет.

Образовательные услуги коммерческих образовательных учреждений (предпринимателей, которые ведут деятельность в сфере образования) облагаются НДС по ставке 18 процентов (п. 1 ст. 143, п. 3 ст. 164 НК РФ). Сумму налога, выделенную в расчетных документах, отразите проводкой:

Дебет 19 Кредит 76

- учтен НДС со стоимости образовательных услуг.

№ 9. Можно ли удержать с уволенного сотрудника сумму, израсходованную на его обучение?

Да, можно. Для этого, перед тем как оплатить обучение сотрудника, с ним нужно заключить дополнительное соглашение (ст. 197 ТК РФ). В этом соглашении следует оговорить условие об обязательной отработке сотрудником определенного срока после окончания обучения. Если такое условие прописано в трудовом договоре (абз. 5 ч. 4 ст. 57 ТК РФ), заключать дополнительное соглашение не требуется. Если сотрудник увольняется, не выполнив условий, предусмотренных соглашением или трудовым договором, он должен компенсировать расходы организации на его обучение (ст. 249 ТК РФ).

№ 10. Нужно ли удержать НДФЛ с оплаты участия бухгалтера в конгрессе бухгалтеров?

Нет, не нужно, если при этом выполнены некоторые условия. Как правило, про­грамма, по которой проводится конгресс бухгалтеров, включает в себя чтение лекций и (или) проведение семинаров на определенные темы. То есть в течение конгресса происходит профессиональная переподготовка, повышение квалификации сотрудника (ст. 9 и 26 Закона от 10 июля 1992 г. № 3266-1, п. 1 Положения, утвержденного приказом Минобразования России от 6 сентября 2000 г. № 2571 и п. 7 Типового положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610).

Стоимость профессионального обучения (в том числе переподготовки и повышения квалификации) сотрудника не облагается НДФЛ, если:

- обучение проведено в интересах организации;

- учреждение, которое проводило обучение, имеет лицензию на осуществление образовательной деятельности или соответствующий статус (для иностранного образовательного учреждения).

Такой порядок следует из пункта 21 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

При этом необходимость в обучении сотрудника (посещении конгресса бухгалтеров) работодатель определяет самостоятельно (ст. 196 ТК РФ).

№ 11. Как в целях расчета налога на прибыль подтвердить, что обучение сотрудника проводится в интересах компании?

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Нужно исходить из того, что основным интересом каждой коммерческой организаций является получение максимально возможной прибыли. Поэтому любые мероприятия, преследующие эту цель, следует расценивать как действия, совершенные в интересах организации. Связь расходов на обучение с деятельностью организации надо подтвер­дить. Для этого руководитель должен издать приказ о направлении сотрудника на учебу. В этом приказе нужно указать, что сотрудник направлен на обучение по инициативе организации и в связи с производственной необходимостью (внедрением нового оборудования, расширением производства, совершенствованием бизнес-процессов и т.п.). Желательно, чтобы организация имела утвержденные руководителем планы подготовки (переподготовки) кадров, в которых были бы предусмотрены курсы обучения тех или иных сотрудников.

Помимо приказа в качестве документов, подтверждающих обучение сотрудника в интересах организации, Минфин России рекомендует иметь в наличии:

- договор об оказании образовательных услуг, заключенный между организацией и образовательным учреждением;

- учебную программу образовательного учреждения с указанием количества часов посещений (как подтверждение фактического времени нахождения сотрудника на учебе);

- сертификат или иной документ (диплом, свидетельство, аттестат), выданный образовательным учреждением, свидетельствующий о том, что сотрудник прошел обучение;

- акт об оказании услуг.

Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 21 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/77.

Кроме того, для признания затрат на обучение в составе расходов при расчете налога на прибыль важно, чтобы профиль обучения соответствовал виду деятельности организации или работе, которую выполняет сотрудник. Например, учебу бухгалтера аптеки на курсах по дизайну интерьеров нельзя признать обучением в интересах организации.

Если подтвердить, что учеба сотрудника связана с деятельностью организации, невозможно, следует считать, что это обучение проводится в его интересах.

№ 12. Как поступить, если зарплата, начисленная сотруднику под расчет при увольнении, меньше, чем сумма расходов на обучение, которую он должен возместить?

Предложите сотруднику добровольно возместить стоимость обучения. Например, внести необходимую сумму наличными в кассу.

Если он откажется, придется обратиться в суд (ст. 382 ТК РФ). Сделать это можно в течение года с того дня, когда сотрудник нарушил условия договора и отказался возместить расходы на свое обучение (ст. 392 ТК РФ).

Взыскание ущерба - это не обязанность, а право организации. Поэтому руководитель может полностью или частично отказаться от возмещения расходов на обучение за счет сотрудника (ст. 240 ТК РФ).